Cẩm nang tài liệu doanh nghiệp
Làm sao kể chuyện trên giấy để thắng deal. Kho tri thức tra cứu có sở cứ để Anh / Chị quyết đúng trước khi bắt đầu.
Làm sao kể chuyện trên giấy để thắng deal. Kho tri thức tra cứu có sở cứ, giúp Anh / Chị hiểu các lựa chọn và đánh đổi trước khi bắt đầu.
Chọn đúng loại tài liệu
8/8 bàiKhách chưa chắc mình cần loại tài liệu nào cho tình huống trước mắt. Nhánh này giúp phân biệt các loại tài liệu doanh nghiệp và chọn đúng theo mục tiêu, đối tượng đọc và giai đoạn trong quy trình, thay vì làm nhầm hoặc làm thừa.
Cần hồ sơ năng lực hay hồ sơ giới thiệu công ty?
Hai loại tài liệu phục vụ hai mục tiêu khác nhau. Chọn sai loại khiến nội dung đúng nhưng sai vai trò, dẫn đến mất cơ hội mà không biết tại sao.
Xem →Chọn đúng loại tài liệuPitch deck hay investment memo: Chọn tài liệu gọi vốn nào?
Pitch deck và investment memo phục vụ hai mục đích khác nhau trong cùng một quy trình gọi vốn. Bài này giúp Anh Chị biết khi nào dùng cái nào và khi nào cần cả hai.
Xem →Chọn đúng loại tài liệuCó cần data room và tài liệu thẩm định không
Data room và tài liệu thẩm định không thay thế pitch deck. Tìm hiểu khi nào cần chuẩn bị, khi nào chưa cần, và Sinh Vũ hỗ trợ được đến đâu.
Xem →Chọn đúng loại tài liệuBáo cáo thường niên hay hồ sơ năng lực khi trình bày với nhà đầu tư
Chọn sai định dạng khiến nhà đầu tư mới phải đọc hàng chục trang không cần thiết, còn nhà đầu tư cũ thiếu thông tin cập nhật bài bản. Sinh Vũ giúp Anh Chị phân biệt rõ hai loại tài liệu này.
Xem →Chọn đúng loại tài liệuSlide hội đồng quản trị khác slide gọi vốn ở điểm nào
Board deck và pitch deck phục vụ hai mục đích hoàn toàn khác nhau. Dùng sai loại trong đúng buổi họp sẽ mất thời gian và mất niềm tin.
Xem →Chọn đúng loại tài liệuĐội bán hàng nên cầm mẫu đề xuất hợp tác hay hồ sơ năng lực?
Hai tài liệu phục vụ hai bước khác nhau trong phễu bán hàng B2B. Dùng sai thứ tự là mất đơn, không phải do đội ngũ kém.
Xem →Chọn đúng loại tài liệuMột tài liệu cho nhiều đối tượng hay tách riêng từng bản
Tài liệu kiêm nhiệm nhiều đối tượng thường không phục vụ tốt đối tượng nào. Cẩm nang này giúp Anh/Chị quyết định khi nào nên tách riêng, khi nào dùng chung với phần mô-đun.
Xem →Chọn đúng loại tài liệuDanh sách tài liệu tối thiểu cho một vòng gọi vốn
Ba lớp tài liệu không thể thiếu trong một vòng gọi vốn: tiếp cận, thuyết phục và xác minh. Thiếu bất kỳ lớp nào đều làm chậm hoặc phá vỡ quy trình.
Xem →Khóa câu chuyện và nội dung
8/8 bàiSinh Vũ khóa câu chuyện và đối tượng đọc trước khi dựng thiết kế. Nhánh này trả lời các câu hỏi của khách về nội dung: ai viết, viết cho ai, sắp xếp thông điệp thế nào, cắt bớt tới đâu, để tài liệu tự thuyết phục khi không có người ngồi cạnh giải thích.
Sinh Vũ viết nội dung hay đội mình phải tự cấp bản gốc
Sinh Vũ đảm nhận cấu trúc câu chuyện và biên tập ngôn ngữ. Số liệu, danh mục dự án và dữ liệu nội bộ phải do khách cung cấp. Trang này giải thích tại sao và cách phân công cho đúng.
Xem →Khóa câu chuyện và nội dungVì sao phải khóa câu chuyện trước, không dựng thiết kế trước
Thiết kế tốt phục vụ nội dung, không phải ngược lại. Tìm hiểu vì sao khóa câu chuyện là bước bắt buộc trước khi mở phần mềm thiết kế.
Xem →Khóa câu chuyện và nội dungSắp xếp thông điệp nào lên đầu để người đọc quét nhanh
Người đọc quyết định đọc tiếp hay không trong vài giây đầu. Cẩm nang này hướng dẫn Anh/Chị đặt đúng thông điệp đúng vị trí để tài liệu được đọc thật sự.
Xem →Khóa câu chuyện và nội dungMột tài liệu nên dài bao nhiêu trang là vừa đủ
Không có con số trang lý tưởng cho mọi trường hợp. Độ dài đúng phụ thuộc vào người đọc, mục tiêu sử dụng và lượng nội dung thực có.
Xem →Khóa câu chuyện và nội dungXác định đối tượng đọc thật sự trước khi viết
Hỏi 'ai sẽ đọc cái này' chưa đủ. Cần biết họ đọc để quyết định gì, họ có bao nhiêu thời gian, và họ biết gì trước khi đọc. Ba câu đó thay đổi hoàn toàn cách viết.
Xem →Khóa câu chuyện và nội dungSố liệu tài chính và pháp lý nhạy cảm: ai chịu trách nhiệm nội dung
Khi tài liệu thương hiệu chứa số liệu tài chính hoặc pháp lý, ranh giới trách nhiệm giữa doanh nghiệp và đơn vị thiết kế cần được xác định rõ trước khi bắt đầu.
Xem →Khóa câu chuyện và nội dungCắt phần dài dòng tới đâu để không mất thông tin cần thiết
Hướng dẫn cắt tỉa tài liệu thương hiệu đúng chỗ: phân biệt thông tin cần thiết và thông tin bổ sung, dùng phụ lục đúng cách, tránh các lỗi biên tập phổ biến.
Xem →Khóa câu chuyện và nội dungKhi nào cần bản song ngữ Việt và Anh, khi nào chỉ cần một ngôn ngữ
Làm song ngữ để 'trông chuyên nghiệp hơn' mà không có đối tượng đọc rõ ràng là lãng phí ngân sách. Sinh Vũ hướng dẫn cách quyết định dựa trên đối tượng và kênh phân phối.
Xem →Chọn định dạng và cách bàn giao
7/7 bàiCùng một nội dung có thể xuất bản in cao cấp, PDF gửi đi, file trình chiếu tự sửa, hay web microsite. Nhánh này giúp khách chọn định dạng đúng với cách người đọc tiếp cận và quyết định nhận loại file nào để đội tự cập nhật về sau mà không lệ thuộc studio.
Nên nhận PDF hay file PowerPoint/Keynote sửa được, hay cả hai
Giải thích vai trò từng định dạng bàn giao tài liệu thương hiệu: PDF, PowerPoint/Keynote và file nguồn. Khi nào cần cái nào, và tại sao Sinh Vũ bàn giao cả ba theo mặc định.
Xem →Chọn định dạng và cách bàn giaoNên in cao cấp hay chỉ cần bản số dạng flipbook và PDF
Lựa chọn giữa in cao cấp và bản số không phải hoặc-hoặc. Sinh Vũ giúp Anh Chị xác định điểm chạm thực tế để quyết định đúng ngay từ đầu.
Xem →Chọn định dạng và cách bàn giaoKhi nào làm web microsite thay vì tài liệu tĩnh
Microsite và tài liệu tĩnh phục vụ hai ngữ cảnh khác nhau. Sinh Vũ giúp Anh Chị xác định dạng nào phù hợp với mục tiêu và nguồn lực thực tế.
Xem →Chọn định dạng và cách bàn giaoCó cần bản mẫu gốc để đội tự dựng tài liệu về sau
Khi nào nên đầu tư master template, khi nào không cần. Sinh Vũ phân tích theo tần suất tài liệu và năng lực đội nội bộ.
Xem →Chọn định dạng và cách bàn giaoNhận file nguồn InDesign hay Figma để làm gì, có cần không
File nguồn InDesign hay Figma có thực sự cần thiết không? Sinh Vũ giúp Anh Chị hiểu rõ khi nào cần nhận, khi nào không, và nhận rồi phải kiểm tra gì.
Xem →Chọn định dạng và cách bàn giaoNhận file nào để tránh lệ thuộc studio mỗi lần cập nhật nhỏ
Ba thứ Anh Chị cần nhận từ studio để tự xử lý cập nhật nhỏ mà không cần quay lại mỗi lần: file sửa được, brand guideline đầy đủ mã số, và thư viện ảnh gốc.
Xem →Chọn định dạng và cách bàn giaoIn bao nhiêu bản và lề thời gian in cần chừa cho kịp sự kiện
Hướng dẫn xác định số lượng in thực tế và lập kế hoạch ngược từ ngày sự kiện để không bị trễ hay lãng phí.
Xem →Quản lý số liệu và trình bày dữ liệu
7/7 bàiĐiểm khách trả tiền là dồn bảng số liệu rối thành biểu đồ đọc trong ba giây và giữ dữ liệu chính xác qua nhiều vòng duyệt. Nhánh này trả lời các quyết định về biểu đồ, chuẩn kế toán, vòng duyệt số liệu và bảo mật thông tin nhạy cảm trong tài liệu.
Bảng số liệu nào nên đổi thành biểu đồ, bảng nào giữ nguyên
Không phải mọi bảng đều cần đổi thành biểu đồ. Sinh Vũ hướng dẫn cách phân loại để giữ đúng thông điệp và độ tin cậy với người đọc.
Xem →Quản lý số liệu và trình bày dữ liệuTrình bày số liệu tài chính VAS và IFRS song song
Hướng dẫn bố cục trang khi cần trình bày hai bộ số tài chính theo chuẩn VAS và IFRS trong cùng một tài liệu doanh nghiệp, tránh nhầm lẫn và đảm bảo người đọc hiểu đúng từng con số.
Xem →Quản lý số liệu và trình bày dữ liệuAi phải duyệt số liệu trước khi in
Không có một người duyệt duy nhất là đủ. Tùy loại số liệu, cần đúng người có thẩm quyền chuyên môn xác nhận trước khi tài liệu ra khỏi công ty.
Xem →Quản lý số liệu và trình bày dữ liệuCần bao nhiêu vòng phản hồi cho tài liệu nặng số liệu
Hướng dẫn cấu trúc vòng phản hồi cho tài liệu nhiều dữ liệu: bao nhiêu vòng là đủ, mỗi vòng ai duyệt cái gì, và lỗi nào hay kéo dự án ra mãi không xong.
Xem →Quản lý số liệu và trình bày dữ liệuCập nhật số liệu định kỳ mà vẫn giữ chuẩn thương hiệu
Hướng dẫn tách lớp nội dung khỏi lớp thiết kế để cập nhật số liệu hàng năm mà không phá vỡ chuẩn thương hiệu, không cần thiết kế lại từ đầu.
Xem →Quản lý số liệu và trình bày dữ liệuBảo mật số liệu nhạy cảm khi giao studio làm tài liệu
Khi giao số liệu nội bộ cho studio thiết kế tài liệu, ba lớp kiểm soát bảo mật giúp Anh / Chị tránh rủi ro pháp lý và rò rỉ thông tin: thỏa thuận pháp lý, kênh truyền file an toàn, và chính sách xóa dữ liệu sau dự án.
Xem →Quản lý số liệu và trình bày dữ liệuKiểm tra số liệu khớp giữa các trang trước khi gửi nhà đầu tư
Hướng dẫn kiểm tra chéo số liệu giữa các trang trong tài liệu gửi nhà đầu tư, tránh lỗi không nhất quán có thể làm mất thương vụ.
Xem →Phạm vi, ngân sách, tự làm hay thuê
8/8 bàiTrước khi ký, khách cần quyết định làm bao nhiêu tài liệu, ngân sách bao nhiêu là hợp lý, và có nên thuê studio hay tự làm bằng công cụ có sẵn. Nhánh này đưa ra khung so sánh trung thực, kể cả khi câu trả lời là chưa nên thuê Sinh Vũ.
Tự làm Canva hay thuê studio thiết kế tài liệu thương hiệu
Canva hay studio thiết kế? Câu trả lời phụ thuộc vào ngữ cảnh sử dụng tài liệu, không phải vào ngân sách đơn thuần.
Xem →Phạm vi, ngân sách, tự làm hay thuêVì sao không có bảng giá cố định mà phải tư vấn theo phạm vi
Bảng giá cố định ẩn chi phí thật vì phạm vi công việc thay đổi lớn tùy ngữ cảnh. Hiểu đúng để Anh Chị không trả thừa hoặc nhận thiếu.
Xem →Phạm vi, ngân sách, tự làm hay thuêNên làm một tài liệu trước hay đầu tư trọn bộ ngay từ đầu
Câu hỏi này phụ thuộc vào mức độ chín của chiến lược và áp lực thời gian thực tế. Sinh Vũ phân tích hai hướng để Anh Chị quyết định đúng ngay từ đầu.
Xem →Phạm vi, ngân sách, tự làm hay thuêNgân sách hợp lý cho từng loại tài liệu thương hiệu
Không có con số 'hợp lý' tuyệt đối. Ngân sách đúng cho tài liệu thương hiệu phụ thuộc vào giá trị kinh doanh mà tài liệu đó hỗ trợ tạo ra.
Xem →Phạm vi, ngân sách, tự làm hay thuêChưa có chiến lược nội dung thì có nên làm tài liệu chưa
Tài liệu thương hiệu chỉ có giá trị khi có chiến lược nội dung đằng sau. Sinh Vũ giải thích tại sao làm tài liệu trước khi có chiến lược là rủi ro và khi nào thì mới nên bắt đầu.
Xem →Phạm vi, ngân sách, tự làm hay thuêCần tài liệu gấp trong tuần thì nên xử lý thế nào
Khi cần tài liệu trong vòng một tuần, lựa chọn thực tế không phải là studio thiết kế. Sinh Vũ giải thích tại sao và nên làm gì thay thế.
Xem →Phạm vi, ngân sách, tự làm hay thuêĐặt buổi đào tạo cho đội có đáng tiền không
Training tài liệu thương hiệu chỉ sinh giá trị khi đội thực sự tự dùng file sau bàn giao. Sinh Vũ giúp Anh/Chị quyết định có nên đặt không.
Xem →Phạm vi, ngân sách, tự làm hay thuêTiến độ dự án tài liệu kéo dài bao lâu và cách lên kế hoạch ngược
Một dự án tài liệu doanh nghiệp thường kéo dài 4 đến 16 tuần tùy phạm vi. Cẩm nang này giúp Anh/Chị tính ngược từ deadline để biết chính xác ngày cần bắt đầu.
Xem →Đặc thù theo ngành
7/7 bàiTài liệu doanh nghiệp khác nhau rõ theo ngành: quỹ đầu tư theo chuẩn tuân thủ và báo cáo cho nhà đầu tư, bất động sản cần hồ sơ năng lực có phối cảnh, công nghệ gọi vốn theo mẫu quỹ mạo hiểm, dịch vụ B2B lo hồ sơ đấu thầu. Nhánh này gom các quyết định đặc thù mà chủ doanh nghiệp mỗi ngành cần cân nhắc.
Báo cáo thường niên và ESG cho quỹ đầu tư: cấu trúc và trình bày
Báo cáo thường niên và báo cáo ESG của quỹ đầu tư có mục tiêu và đối tượng khác nhau. Sinh Vũ hướng dẫn cách cấu trúc, trình bày và phân biệt hai loại tài liệu này để xây dựng lòng tin với nhà đầu tư.
Xem →Đặc thù theo ngànhQuỹ đầu tư có phải tuân thủ ILPA và SSC không
ILPA là chuẩn tự nguyện của ngành quỹ tư nhân quốc tế, SSC là cơ quan quản lý nhà nước tại Việt Nam. Hai hệ thống này song song và quỹ có thể phải tuân thủ cả hai.
Xem →Đặc thù theo ngànhBất động sản: hồ sơ năng lực chủ đầu tư và phối cảnh 3D
Hồ sơ năng lực chủ đầu tư cần chứng minh ba thứ: pháp lý, tài chính, và thực thi. Phối cảnh 3D có tác động lớn nhưng không phải lúc nào cũng cần.
Xem →Đặc thù theo ngànhBất động sản: hồ sơ cho đối tác liên doanh và cơ quan nhà nước
Hai loại hồ sơ, hai đối tượng, hai ngôn ngữ hoàn toàn khác nhau. Dùng chung một bộ tài liệu cho cả đối tác lẫn cơ quan nhà nước là lỗi phổ biến và tốn kém nhất trong giai đoạn tiền dự án bất động sản.
Xem →Đặc thù theo ngànhCông nghệ gọi vốn: pitch deck hay investment memo
Không có định dạng duy nhất đúng cho tài liệu gọi vốn. Sinh Vũ giúp Anh Chị hiểu khi nào dùng pitch deck, khi nào dùng investment memo, và khi nào cần cả hai.
Xem →Đặc thù theo ngànhHồ sơ đấu thầu cơ quan nhà nước cần gì
Luật Đấu thầu 2023 quy định chặt hình thức hồ sơ dự thầu. Hiểu đúng cấu trúc bắt buộc và biết đặt thiết kế đúng chỗ sẽ giúp Anh Chị tránh bị loại oan và tăng điểm đề xuất kỹ thuật.
Xem →Đặc thù theo ngànhSản xuất và xuất khẩu: hồ sơ song ngữ và đa ngôn ngữ khi nào cần
Hồ sơ song ngữ hay đa ngôn ngữ không phải lúc nào cũng tốt hơn. Sinh Vũ giúp Anh/Chị xác định đúng ngôn ngữ, đúng tài liệu, đúng thị trường.
Xem →