Đội nội bộ có cần master template để tự dựng tài liệu

Master template (bản mẫu gốc để đội tự dựng tài liệu) không phải lúc nào cũng cần thiết. Sinh Vũ thấy nhiều khách mua template rồi không dùng được vì thiếu training, hoặc ngược lại, không mua template rồi để đội tự làm loạn hình ảnh thương hiệu trong nhiều năm. Câu hỏi đúng không phải "có nên làm template không" mà là "đội mình có thực sự dùng được không".

Hai câu hỏi quyết định

Trước khi bàn đến chi phí hay định dạng, Anh Chị cần trả lời thật hai câu hỏi này:

• Tần suất: Đội tự làm tài liệu mới bao nhiêu lần mỗi tháng? Slide đề xuất hợp tác, brochure ngành, tài liệu sự kiện, báo cáo nội bộ đều tính. Nếu dưới bốn đến sáu lần mỗi năm, template gần như không hoàn vốn.
• Năng lực phần mềm: Ai trong đội sẽ dùng template? Dùng PowerPoint hay Keynote ở mức trung bình là đủ cho template thuyết trình. Nhưng nếu Anh Chị muốn template InDesign thì đội cần có người biết dùng InDesign, phần mềm này không phổ biến trong đội không chuyên thiết kế.

Chỉ khi cả hai câu trả lời đều thuận lợi thì template mới đáng đầu tư.

Khi nào nên làm, khi nào không

Template tốt gồm những gì

Nhiều khách nhận template về rồi than là "dùng không ra hồn". Phần lớn vì template thiếu các thành phần cốt lõi. Một master template đủ dùng cần có:

• Slide master (bộ khung slide gốc) đã cài sẵn font, màu, lưới bố cục
• Bảng màu (color palette) và bộ font đã đặt tên rõ ràng: màu nào dùng cho tiêu đề, màu nào cho chữ thân bài
• Bộ biểu tượng (icon set) khớp phong cách thương hiệu
• Các layout sẵn có cho từng loại nội dung: slide mở đầu, slide danh sách, slide so sánh, slide số liệu
• Hướng dẫn sử dụng ngắn gọn kèm theo, nêu rõ "được làm gì, không được làm gì"

Thiếu hướng dẫn sử dụng, đội thường tự diễn giải và phá layout trong vài tuần đầu.

Hệ thống thiết kế chỉ hiệu quả khi có tài liệu hướng dẫn đầy đủ và người dùng được đào tạo. Thiếu một trong hai, nhất quán thương hiệu suy giảm nhanh.

Google Material Design, hướng dẫn tài liệu hệ thống thiết kế

Lỗi thường gặp

• Mua template, bỏ training: Đây là lỗi phổ biến nhất. Template không có người hướng dẫn thì đội hoặc bỏ xó, hoặc dùng sai rồi tạo ra hình ảnh không nhất quán với bộ nhận diện gốc.
• Template quá nhiều lựa chọn: Đội không biết layout nào phù hợp tình huống nào, kết quả là mỗi người chọn một kiểu khác nhau.
• Không cập nhật template khi thương hiệu thay đổi: Tạo ra hai hệ hình ảnh tồn tại song song, gây nhầm lẫn cho khách hàng và đối tác.
• Template không kèm brand guideline: Hai thứ này bổ trợ nhau. Template cho đội biết làm thế nào, guideline cho đội biết tại sao phải làm vậy. Thiếu một trong hai, đội sẽ tự điền vào chỗ trống theo cách của mình.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Tại Sinh Vũ, master template là hạng mục tính thêm, chi phí thêm khoảng 25% so với gói tài liệu gốc. Sinh Vũ cũng cung cấp gói training ba đến bốn giờ đi kèm. Sinh Vũ không tách rời hai phần này vì kinh nghiệm thực tế cho thấy template không có training thường không đạt kết quả mong muốn.

Nếu đội Anh Chị làm tài liệu mới ít nhất hàng tháng, khoản đầu tư này có lý. Nếu tần suất thấp hơn, Sinh Vũ sẽ khuyến nghị dùng ngân sách đó để nâng chất lượng tài liệu gốc, hoặc dự phòng cho các lần cập nhật tài liệu về sau.

Chi phí dài hạn để sửa thương hiệu sau khi đội đã dùng sai nhiều năm thường lớn hơn chi phí làm đúng ngay từ đầu. Nhưng "làm đúng ngay từ đầu" không có nghĩa là luôn phải có template. Đôi khi làm đúng là quyết định không làm template và duy trì một quy trình thuê studio rõ ràng.