Sinh Vũ viết nội dung thay khách hay khách phải cấp bản gốc?

Chốt nhanh

Sinh Vũ không viết thay nội dung tài chính, pháp lý hoặc dữ liệu nội bộ, vì chỉ doanh nghiệp mới nắm đúng sự thật nguồn. Sinh Vũ đảm nhận cấu trúc câu chuyện, biên tập ngôn ngữ và trình bày, còn số liệu, thành tích và danh mục dự án phải do Anh Chị cung cấp. Hai vai này cần được phân rõ ngay trong brief, trước khi bất kỳ trang thiết kế nào được mở ra.

Sinh Vũ không viết thay nội dung cho doanh nghiệp của Anh Chị. Sinh Vũ thiết kế cách kể câu chuyện đó. Nghe tương tự nhưng thực ra là hai việc hoàn toàn khác nhau, và nếu không phân rõ ngay từ đầu, dự án sẽ bế tắc ở đúng giai đoạn quan trọng nhất.

Tại sao có sự phân tách bắt buộc này

Trong chiến lược nội dung, có hai khái niệm cần phân biệt: editorial ownership (quyền sở hữu nội dung, tức ai chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của thông tin) và editorial production (ai thực hiện việc viết và trình bày). Theo Kristina Halvorson và Melissa Rach trong Content Strategy for the Web, hai vai này có thể cùng một người hoặc khác người, nhưng bắt buộc phải xác định trước. Trong mối quan hệ với Sinh Vũ, Anh Chị là editorial owner còn Sinh Vũ là bên production.

Lý do đơn giản: Sinh Vũ không thể biết doanh thu của doanh nghiệp Anh Chị, không thể xác minh giấy phép kinh doanh, không thể biết tên khách hàng mà Anh Chị đã phục vụ hay giá trị hợp đồng đã ký. Nếu Sinh Vũ tự suy đoán và đưa vào hồ sơ, đó là thông tin sai. Không có cách nào khác.

Sinh Vũ đảm nhận phần nào

Sinh Vũ đảm nhận toàn bộ phần chuyển hóa: từ thông tin thô của Anh Chị thành cấu trúc câu chuyện mạch lạc, ngôn ngữ phù hợp đối tượng đọc, bố cục trình bày hợp lý và giọng điệu nhất quán với định vị thương hiệu.

Phác thảo câu chuyện định vị (positioning narrative) dựa trên brief Anh Chị điền vào.
Biên tập bản thô: khi Anh Chị đã có nội dung nhưng cần viết lại cho súc tích và chuyên nghiệp hơn.
Cấu trúc hồ sơ: quyết định thứ tự thông tin, cách phân mục, độ dài từng phần.
Kiểm tra nhất quán giọng điệu xuyên suốt tài liệu.

Tuy nhiên, mọi bản thảo câu chuyện định vị do Sinh Vũ phác đều cần Anh Chị xác nhận trước khi đưa vào tài liệu chính thức. Không bước nào được bỏ qua.

Anh Chị cần cung cấp những gì

Số liệu tài chính, quy mô nhân sự, năm thành lập và các mốc phát triển quan trọng.
Danh mục dự án hoặc sản phẩm đã triển khai.
Tên khách hàng tham chiếu và loại hình hợp tác (nếu được phép công bố).
Giấy chứng nhận, chứng chỉ, giải thưởng kèm năm cấp.
Thông tin ban lãnh đạo: họ tên, chức danh, nền tảng chuyên môn.

Định dạng bàn giao phù hợp nhất là Google Doc hoặc Word có phân mục rõ ràng. Tránh gửi ảnh chụp tài liệu hoặc file PDF không chỉnh sửa được, vì mất thêm thời gian xử lý và thời gian đó không nằm trong phạm vi hợp đồng.

Hai hướng phổ biến:
Anh Chị cấp bản thô, Sinh Vũ biên tập và cấu trúc lại: phù hợp khi doanh nghiệp đã có tài liệu nội bộ, báo cáo năm, hoặc giới thiệu công ty cũ cần nâng cấp. Tiến độ nhanh hơn vì thông tin đã có sẵn.
Sinh Vũ phác câu chuyện định vị, Anh Chị xác nhận và bổ sung số liệu: phù hợp khi doanh nghiệp chưa có tài liệu nào hoặc muốn định hình lại hoàn toàn. Cần thêm một vòng xác nhận nhưng kết quả thường có tính nhất quán chiến lược cao hơn.

Lỗi thường gặp gây trễ tiến độ

Khách nghĩ Sinh Vũ sẽ tự viết toàn bộ, dẫn đến kỳ vọng sai và tranh cãi phạm vi khi nhận bàn giao.
Khách gửi nội dung quá muộn, thường sau khi thiết kế đã bắt đầu, buộc phải chỉnh lại layout.
Bản gốc gửi đến lộn xộn, thiếu phân mục, không rõ thứ tự ưu tiên.
Số liệu không nhất quán giữa các tài liệu khác nhau của cùng doanh nghiệp, gây mâu thuẫn trong hồ sơ hoàn thiện.

Nguyên nhân sâu hơn của tất cả các lỗi trên là một: phạm vi không được làm rõ ngay trong brief. Khi cả hai phía biết rõ ai làm gì và bàn giao gì lúc nào, những vấn đề trên gần như không xảy ra.

Nhà cung cấp dịch vụ thiết kế chỉ có thể định hình cách truyền đạt, không thể tạo ra dữ liệu gốc thay doanh nghiệp.
Quy trình P4, Sinh Vũ

Khi nào chưa nên bắt đầu P4

Nếu Anh Chị chưa có nội dung gì và chưa có chiến lược thương hiệu rõ ràng, bắt đầu P4 (sản xuất hồ sơ doanh nghiệp) ngay sẽ dẫn đến làm lại nhiều lần. Sinh Vũ khuyến nghị thực hiện S1 (chiến lược thương hiệu) trước: xác định định vị, đối tượng đọc và câu chuyện chủ đạo. Khi có nền đó, việc phân công nội dung sẽ rõ ràng và tiến độ sản xuất sẽ nhanh hơn đáng kể.

Nguồn tham khảo

P4 Corporate Document, quy trình vận hành Sinh Vũ. Halvorson, K. & Rach, M. Content Strategy for the Web, 2012.

Câu hỏi thường gặp

Sinh Vũ có viết giới thiệu công ty cho tôi không?

Sinh Vũ có thể phác thảo câu chuyện định vị dựa trên brief Anh Chị điền, sau đó Anh Chị xác nhận và bổ sung số liệu cụ thể. Nhưng Sinh Vũ không tự suy đoán doanh thu, năm thành lập, tên khách hàng tham chiếu hay danh mục dự án. Những thông tin đó bắt buộc phải đến từ phía Anh Chị trước khi tài liệu được hoàn thiện.

Tôi chưa có nội dung gì, có thể bắt đầu thiết kế luôn không?

Không nên. Nếu bắt đầu thiết kế trước khi có nội dung, layout sẽ phải làm lại khi nội dung thực tế dài hoặc ngắn hơn dự kiến. Sinh Vũ khuyến nghị làm S1 (chiến lược thương hiệu) trước để xác định câu chuyện và cấu trúc thông tin, sau đó mới vào giai đoạn P4 sản xuất hồ sơ.

Tôi nên gửi nội dung cho Sinh Vũ theo định dạng nào?

Google Doc hoặc Word có phân mục rõ ràng là tốt nhất. Tránh gửi ảnh chụp tài liệu hoặc file PDF không chỉnh sửa được. Nội dung lộn xộn, thiếu phân mục sẽ mất thêm thời gian sắp xếp và khoản thời gian đó thường không nằm trong phạm vi hợp đồng.