Bảng số liệu nào nên đổi thành biểu đồ, bảng nào giữ nguyên

Chốt nhanh

Biểu đồ phù hợp khi mục tiêu là truyền đạt xu hướng, tương quan hoặc tỷ lệ nhanh. Bảng phù hợp khi người đọc cần tra cứu giá trị chính xác hoặc so sánh nhiều thuộc tính cùng lúc. Quyết định không dựa vào thẩm mỹ mà dựa vào câu hỏi: người đọc tài liệu này cần làm gì với dữ liệu?

Câu hỏi "nên đổi bảng này thành biểu đồ không?" xuất hiện ở hầu hết dự án tài liệu mà Sinh Vũ triển khai. Câu trả lời không phải "biểu đồ thì đẹp hơn" hay "bảng thì chuyên nghiệp hơn". Câu trả lời nằm ở một chỗ duy nhất: người đọc tài liệu này cần làm gì với dữ liệu đó?

Hai dạng trình bày phục vụ hai mục tiêu khác nhau

Bảng và biểu đồ không cạnh tranh nhau mà bổ sung cho nhau. Bảng phục vụ tra cứu và kiểm chứng. Biểu đồ phục vụ nhận diện nhanh xu hướng, tương quan hoặc tỷ lệ.

Khi người đọc cần biết chính xác doanh thu quý ba là bao nhiêu, họ cần bảng.
Khi người đọc cần thấy doanh thu tăng đều suốt bốn năm, họ cần biểu đồ đường.
Khi người đọc cần thấy mảng nào chiếm tỷ trọng lớn nhất, họ cần biểu đồ cột hoặc biểu đồ tròn với số mục giới hạn.

Edward Tufte, tác giả cuốn The Visual Display of Quantitative Information, đặt ra nguyên tắc "data-ink ratio" (tỷ lệ mực mang dữ liệu): mỗi yếu tố đồ họa phải mang thông tin thực sự. Nếu biểu đồ không truyền thêm thông tin so với bảng, giữ bảng là lựa chọn đúng.

Bốn câu hỏi để quyết định dạng trình bày

Dona Wong, trong cuốn The Wall Street Journal Guide to Information Graphics, đề xuất bốn câu hỏi nền để xác định hướng đi: Dữ liệu đang so sánh gì, so sánh với ai, theo chiều nào, và trong khoảng thời gian nào? Trả lời xong bốn câu hỏi này, dạng phù hợp thường tự rõ.

So sánh nhiều thuộc tính của cùng một nhóm đối tượng: bảng thường phù hợp hơn.
Theo dõi một chỉ số qua thời gian: biểu đồ đường hoặc cột phù hợp hơn.
Xem cơ cấu tỷ lệ của một tổng thể: biểu đồ tròn hoặc cột xếp chồng phù hợp hơn, với điều kiện số mục không quá nhiều.
So sánh xếp hạng giữa các đối tượng: biểu đồ cột ngang giúp mắt người đọc nhận diện thứ tự nhanh hơn bảng.

Khi nào giữ bảng, khi nào đổi sang biểu đồ

Giữ bảng khi: Số liệu tài chính chi tiết như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh. Người đọc là nhà đầu tư hoặc kiểm toán viên cần đọc từng ô. So sánh nhiều hơn ba thuộc tính của cùng một tập đối tượng. Ngữ cảnh là báo cáo chính thức cần kiểm chứng được.

Đổi sang biểu đồ khi: Xu hướng tăng trưởng qua các năm là thông điệp chính. Cơ cấu tỷ lệ theo ngành hoặc sản phẩm cần truyền đạt nhanh. Tài liệu phục vụ buổi thuyết trình, người đọc nhìn lướt trước khi hỏi. Đối tượng là lãnh đạo cần bức tranh tổng quát, không cần tra từng con số.

Stephen Few, trong cuốn Show Me the Numbers, phân loại bảy mối quan hệ dữ liệu cơ bản: so sánh, xếp hạng, phân phối, tương quan, xu hướng, tỷ lệ phần, địa lý. Mỗi loại có dạng biểu đồ tối ưu riêng. Khi dữ liệu của Anh / Chị không rơi vào một trong bảy loại này một cách rõ ràng, bảng thường là lựa chọn an toàn hơn.

Lỗi thường gặp khi đổi bảng sang biểu đồ

Dùng biểu đồ tròn cho cơ cấu có quá nhiều mục, người đọc không phân biệt được các lát nhỏ.
Dùng biểu đồ cột ba chiều khiến tỷ lệ trực quan bị méo so với con số thực.
Dùng biểu đồ đường cho dữ liệu phân loại không có thứ tự thời gian, tạo ảo giác về xu hướng không có thật.
Bỏ hoàn toàn bảng tham chiếu, khiến nhà đầu tư không có cơ sở kiểm chứng con số cụ thể.
Thiếu nhãn trục và đơn vị: người đọc không biết con số là triệu hay tỷ đồng.

Cách Sinh Vũ áp dụng nguyên tắc phân lớp

Trong các dự án hồ sơ năng lực và tài liệu đầu tư, Sinh Vũ áp dụng nguyên tắc phân lớp: trang mở đầu mỗi chương dùng biểu đồ hoặc infographic (đồ họa thông tin) cho bức tranh lớn, phần phụ lục hoặc trang chi tiết giữ bảng để nhà đầu tư và đối tác kiểm chứng được.

Mỗi yếu tố đồ họa phải mang thông tin. Nếu biểu đồ không truyền thêm gì so với bảng, giữ bảng.
Edward Tufte, The Visual Display of Quantitative Information, 1983

Điểm quan trọng: quyết định đổi hay giữ không phải do designer tự quyết sau khi layout. Sinh Vũ thống nhất lựa chọn này với khách trong buổi rà soát nội dung (content review) trước khi vào dàn trang, vì thay đổi dạng hiển thị sau khi đã layout sẽ kéo theo chỉnh sửa cấu trúc trang, mất thêm thời gian của cả hai bên.

Nguồn tham khảo

Dona Wong, The Wall Street Journal Guide to Information Graphics (2010). Edward Tufte, The Visual Display of Quantitative Information (1983). Stephen Few, Show Me the Numbers (2012). Kinh nghiệm thực hành của Sinh Vũ qua các dự án hồ sơ năng lực và tài liệu đầu tư.

Câu hỏi thường gặp

Biểu đồ tròn có nên dùng để thể hiện cơ cấu doanh thu không?

Được, nhưng chỉ khi số mục từ hai đến năm. Nếu cơ cấu có nhiều hơn năm hạng mục, biểu đồ tròn sẽ có quá nhiều lát nhỏ, người đọc không phân biệt được tỷ lệ. Trường hợp đó nên dùng biểu đồ cột ngang hoặc bảng phân loại gộp nhóm nhỏ lại.

Báo cáo tài chính có nên đổi sang biểu đồ để dễ nhìn hơn không?

Không nên đổi hoàn toàn. Báo cáo tài chính, đặc biệt bảng cân đối kế toán và kết quả kinh doanh, cần ở dạng bảng để người đọc kiểm chứng từng con số. Sinh Vũ thường đặt biểu đồ tóm tắt xu hướng phía trên, bảng chi tiết phía dưới hoặc trong phần phụ lục.

Designer có thể tự quyết định đổi bảng sang biểu đồ không?

Không nên. Quyết định này ảnh hưởng trực tiếp đến thông điệp tài liệu truyền đi. Tại Sinh Vũ, lựa chọn giữ bảng hay đổi sang biểu đồ được thống nhất với khách trong buổi rà soát nội dung trước khi vào giai đoạn layout, để tránh phải chỉnh sửa lại sau khi đã dàn trang.