Đào tạo tài liệu: khi nào đáng tiền
Câu trả lời không phải lúc nào cũng là 'có', và đặt sai thời điểm còn tốn hơn không đặt.
Buổi training chỉ đáng tiền khi đội sẽ tự cập nhật tài liệu sau khi nhận bàn giao, ít nhất 3 đến 4 lần mỗi năm. Nếu tài liệu chỉ in ra dùng và không ai đụng đến file gốc, đây là chi phí không cần thiết. Điều kiện đi kèm bắt buộc: phải có master template (bộ mẫu gốc) trước khi training, vì thiếu template thì đội học xong cũng không biết bắt đầu từ đâu.
Training tài liệu thương hiệu không phải dịch vụ nên mua theo mặc định. Nó là khoản đầu tư chỉ sinh lời khi có đủ điều kiện. Câu hỏi đúng không phải "có nên training không" mà là "đội mình có thực sự cần tự vận hành tài liệu sau này không".
Điều kiện để training có giá trị
Có hai điều kiện song song. Thiếu một trong hai, buổi training gần như không sinh tác dụng lâu dài.
- Đội có người phụ trách rõ ràng. Không phải cả phòng, mà là 1 đến 2 người được chỉ định cụ thể sẽ cầm file và cập nhật. Nếu trách nhiệm này mơ hồ, kiến thức từ buổi training sẽ không có nơi đáp xuống.
- Có master template (bộ mẫu gốc) trước khi training. Template là thứ để người được training mở ra và thực hành ngay. Không có template, đội học được nguyên tắc nhưng khi ngồi vào làm thực tế thì không biết bắt đầu từ đâu.
Ngoài hai điều kiện cốt lõi, tần suất cập nhật cũng cần xem xét: nếu đội sẽ chỉnh tài liệu ít nhất 3 đến 4 lần mỗi năm, một buổi training tiết kiệm nhiều hơn so với việc thuê ngoài từng đợt. Nếu tần suất thấp hơn, cân bằng chi phí nghiêng về phía không training.
Khi nào không cần training
Có những trường hợp bỏ qua training là quyết định đúng, không phải tiết kiệm sai chỗ.
- Tài liệu chỉ được in ra để phát, không ai cần chỉnh file gốc sau bàn giao.
- Ngân sách eo và đội có thể tự mày mò với template đã có hướng dẫn viết rõ.
- Nhân sự phụ trách sắp thay đổi: người được training nghỉ thì kiến thức đi theo họ, Anh/Chị phải training lại từ đầu.
- Đội quá lớn so với số người thực sự cần dùng file: training cả phòng nhưng chỉ 1 đến 2 người thực sự cần là lãng phí nguồn lực.
Lỗi thường gặp khi quyết định
Knowledge transfer (chuyển giao kiến thức) trong dự án sáng tạo chỉ hiệu quả khi người nhận có cơ hội áp dụng ngay trong 2 đến 4 tuần sau đó. Sau thời gian đó, phần lớn sẽ mất đi nếu không được thực hành.
Đường cong quên, Ebbinghaus (1885), định tính
Góc nhìn của Sinh Vũ
Sinh Vũ có gói training 3 đến 4 giờ với phí riêng, và master template là tùy chọn đi kèm. Nhưng nếu Anh/Chị hỏi Sinh Vũ thành thật: hai thứ này không nên tách ra. Training mà không có template thì Sinh Vũ sẽ khuyên bỏ qua, vì bỏ tiền ra mà không dùng được là không nên.
Cách ra quyết định nhanh: hỏi người phụ trách tài liệu trong đội một câu: "Sau khi nhận file về, anh/chị sẽ tự cập nhật hay gọi agency mỗi khi cần sửa?" Nếu câu trả lời là tự cập nhật, training đáng đặt. Nếu câu trả lời là gọi agency, tiền training dùng vào việc khác hợp lý hơn.
Nguồn tham khảo
Ebbinghaus, H. (1885), Memory: A Contribution to Experimental Psychology (đường cong quên, định tính về retention). Quan điểm thực hành thiết kế tài liệu doanh nghiệp, Sinh Vũ Studio.
Câu hỏi thường gặp
Training mà không lấy master template thì sao?
Đội sẽ học được quy tắc nhưng không có công cụ để thực hành. Khi cần cập nhật thực tế, họ sẽ loay hoay từ tờ giấy trắng. Sinh Vũ khuyến nghị không đặt training nếu không có template đi kèm, vì hai thứ này chỉ phát huy hiệu quả khi đi cùng nhau.
Đội hay thay đổi nhân sự, có nên training không?
Thận trọng. Nếu người được training nghỉ trong vòng vài tháng, kiến thức đi theo họ và Anh/Chị phải training lại từ đầu. Trong trường hợp này, tài liệu hướng dẫn viết thật rõ kèm template còn bền hơn một buổi training.
Chi phí training ở Sinh Vũ là bao nhiêu?
Sinh Vũ có gói training 3 đến 4 giờ với phí riêng, và có tùy chọn thêm master template. Anh/Chị liên hệ trực tiếp để nhận báo giá phù hợp với quy mô đội và loại tài liệu cụ thể.