Hội nghị ngân hàng có nhất thiết phải livestream hybrid không

Hybrid đã trở thành từ được nhắc nhiều sau đại dịch đến mức nhiều tổ chức mặc định đưa nó vào kế hoạch mà không hỏi tại sao. Với ngân hàng và fintech, nơi hội nghị thường mang tính thông báo chính sách, ra mắt sản phẩm hoặc gắn kết nội bộ, câu hỏi đúng không phải "có nên làm hybrid không" mà là "mục tiêu nào của hội nghị này thực sự cần người tham dự ở hai nơi cùng lúc".

Hybrid là hai sự kiện, không phải một

Điểm mà nhiều đơn vị tổ chức bỏ qua: hybrid event (sự kiện kết hợp trực tiếp và trực tuyến đồng thời) đòi hỏi thiết kế hai trải nghiệm song song. Người tham dự online không thể ngồi xem camera quay phòng hội thảo và gọi đó là tham dự. Họ cần nội dung được thiết kế riêng cho màn hình, cơ chế đặt câu hỏi riêng, và một người dẫn chương trình hoặc điều phối riêng chỉ chú ý đến họ.

Khi thiếu các yếu tố này, người online trở thành nhóm tham dự hạng hai: nhìn thấy lưng diễn giả, nghe tiếng vọng từ micro hội trường, không biết khi nào thì đặt câu hỏi được. Trải nghiệm tệ này không chỉ lãng phí công sức mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh của tổ chức đứng ra tổ chức.

Khi nào nên làm hybrid

• Người tham dự phân tán trên hai vùng địa lý trở lên và di chuyển về một điểm là không thực tế, ví dụ hội nghị toàn hệ thống ngân hàng với chi nhánh từ Hà Nội đến Cần Thơ.
• Tổ chức có ngân sách đủ để thuê đội AV (âm thanh hình ảnh) chuyên nghiệp, đường truyền internet riêng độc lập không dùng chung wifi hội trường, và một người chuyên điều phối khán giả online trong suốt sự kiện.
• Nội dung hội nghị đã được thiết kế lại để phù hợp với nhịp độ online: slide rõ, không quá nhiều chữ nhỏ, các phiên ngắn hơn và có điểm nghỉ cho người xem từ xa.
• Mục tiêu hội nghị là thông tin hoặc ra mắt một chiều, không phải thảo luận nhóm sâu hoặc bonding (gắn kết) nội bộ, vì hai mục tiêu sau rất khó đạt được với một phần người tham dự ở xa màn hình.

Khi nào không nên làm hybrid

• Hội nghị nội bộ dưới 100 người tập trung một địa điểm: không có lý do thực tế để chia trải nghiệm.
• Họp ban lãnh đạo hoặc phiên ra quyết định: social presence (sự hiện diện xã hội), tức là cảm giác thực sự có mặt và được nghe, thấp hơn đáng kể trong môi trường online so với mặt đối mặt. Sự vắng mặt này ảnh hưởng đến chất lượng thảo luận và mức độ cam kết với quyết định được đưa ra.
• Ngân sách sản xuất chưa đủ để đảm bảo chất lượng âm thanh tốt, đây là yếu tố quan trọng nhất với người xem online, quan trọng hơn cả chất lượng hình ảnh.
• Ra mắt sản phẩm fintech cho báo chí và đối tác: một livestream một chiều được chuẩn bị kỹ còn hiệu quả hơn hybrid tương tác phức tạp mà đội kỹ thuật chưa quen vận hành.

Lỗi thường gặp khi quyết định hybrid

• Quyết định theo xu hướng hoặc vì "năm ngoái đơn vị khác làm" mà không tính production cost (chi phí sản xuất) thực tế.
• Phụ thuộc vào wifi của venue (địa điểm tổ chức) mà không test tốc độ và ổn định trước. Nhiều trung tâm hội nghị có wifi chia sẻ cho toàn bộ hội trường, không đủ ổn định để stream liên tục.
• Không phân công người điều phối online riêng. Đội vận hành chương trình vật lý sẽ không có thời gian quản lý câu hỏi online đồng thời.
• Không thu thập dữ liệu tham dự online trong sự kiện, ví dụ số người xem đồng thời theo từng phiên, nên không có cơ sở để đánh giá hiệu quả và cải thiện lần sau.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ làm việc ở lớp nhận diện và branding của hội nghị: backdrop, staging (dàn dựng sân khấu), booth, bộ nhận diện sự kiện. Phần kỹ thuật AV và vận hành stream thuộc đội AV chuyên dụng phối hợp cùng. Vì vậy Sinh Vũ không tư vấn khách quyết định hybrid để có thêm hạng mục, mà tư vấn để Anh Chị hiểu điều kiện nào thì hybrid đáng đầu tư và điều kiện nào thì không.

Nguyên tắc Sinh Vũ hay dùng với khách ngân hàng: nếu Anh Chị chưa sẵn sàng thuê người điều phối online riêng và test đường truyền trước ít nhất một tuần, chưa nên làm hybrid. Quay video chất lượng cao và phát lại sau sự kiện là lựa chọn thực tế hơn và thường phục vụ được nhóm không đến được tốt hơn livestream đồng thời làm vội.

Chất lượng âm thanh là yếu tố quan trọng nhất trong trải nghiệm hội nghị trực tuyến. Người tham dự chấp nhận hình ảnh kém nhưng ngắt kết nối khi âm thanh kém.

Nielsen Norman Group, Video Conferencing UX Research