Thiết kế thôi hay trọn gói giám sát hiện trường

Anh Chị đặt câu hỏi này thường vì muốn tiết kiệm, hoặc vì chưa rõ phần giám sát hiện trường thực ra làm gì. Sinh Vũ sẽ trả lời thẳng: ranh giới không nằm ở ngân sách, mà nằm ở một câu hỏi duy nhất về năng lực nội bộ của Anh Chị.

Khoảng cách giữa thiết kế và thi công

Trong thiết kế thương hiệu không gian và POSM (vật liệu điểm bán, point-of-sale materials), có một khoảng cách tồn tại giữa ý đồ thiết kế gốc và kết quả thực tế sau thi công. Khoảng cách đó không phải lỗi của nhà thầu, cũng không phải lỗi của file thiết kế. Nó xảy ra vì không có người ở giữa, đọc được cả hai ngôn ngữ: ngôn ngữ thiết kế và ngôn ngữ thi công.

Trong lĩnh vực kiến trúc và thiết kế nội thất, vai trò kiến trúc sư giám sát hiện trường tồn tại chính xác để thu hẹp khoảng cách này. Với POSM và booth sự kiện, nguyên tắc tương tự: người làm thiết kế hoặc đại diện của họ cần có mặt tại các thời điểm quyết định trong quá trình thi công.

Hai yếu tố quyết định lựa chọn

Sinh Vũ nhìn vào hai yếu tố trước khi đề xuất gói dịch vụ:

• Năng lực nhân sự nội bộ: Anh Chị có người hiểu bản vẽ kỹ thuật, đọc được file cắt bế, kiểm tra màu in đối chiếu với brand guideline (cẩm nang thương hiệu) và làm việc trực tiếp với nhà thầu không? Nếu có, chỉ thuê thiết kế có thể đủ.
• Độ phức tạp của dự án: Bao nhiêu vật liệu khác nhau, bao nhiêu nhà thầu, thi công trong bao nhiêu ngày, không gian có phải điểm đại diện thương hiệu quan trọng không?

Hai yếu tố này độc lập nhau. Dự án nhỏ nhưng nhân sự nội bộ mỏng thì vẫn cần hỗ trợ. Dự án lớn nhưng Anh Chị có project manager (người quản lý dự án) kinh nghiệm thì có thể cân được.

Khi nào chọn hướng nào

Lỗi thường gặp khi không có giám sát

• Nhận file thiết kế hoàn chỉnh nhưng không có người đọc được bản vẽ kỹ thuật, dẫn đến in sai kích thước hoặc sai tỷ lệ.
• Nhà thầu tự ý thay vật liệu hoặc điều chỉnh màu sắc vì không có người xác nhận tại chỗ, không phải vì cố tình mà vì không có thông tin đủ.
• Phát hiện sai sót sau khi thi công xong: lúc này chi phí sửa chữa thường cao hơn chi phí giám sát ban đầu, chưa tính áp lực thời gian trước sự kiện.

QA (Quality Assurance, đảm bảo chất lượng) là quy trình phòng ngừa. QC (Quality Control, kiểm soát chất lượng) là kiểm tra sau khi có sản phẩm. Giám sát hiện trường là QA: can thiệp khi vấn đề còn sửa được.

ISO 9001 Quality Management System

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ cung cấp file khuôn sản xuất chuẩn và làm việc với mạng lưới nhà sản xuất đối tác. Nhưng mức độ giám sát hiện trường phụ thuộc vào gói dịch vụ Anh Chị chọn khi thỏa thuận, không phải mặc định có trong mọi hợp đồng thiết kế.

Với các dự án booth sự kiện từ 36m² trở lên hoặc in-store branding triển khai chuỗi nhiều cửa hàng, Sinh Vũ thường đề xuất gói có project management xuyên suốt các giai đoạn: từ duyệt file sản xuất, theo dõi tiến độ in ấn, đến kiểm tra lắp đặt tại hiện trường. Không phải vì muốn bán thêm dịch vụ, mà vì đây là những dự án mà một sai sót nhỏ trong thi công có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu trước đối tác và khách hàng.

Nếu Anh Chị chọn chỉ lấy thiết kế, Sinh Vũ vẫn bàn giao file đầy đủ và hướng dẫn nhân sự nội bộ những điểm cần lưu ý khi làm việc với nhà thầu. Điều kiện là phải có người trong team nhận trách nhiệm đó.