Tái sử dụng tài sản thiết kế sau sự kiện

Chốt nhanh

Tài sản thiết kế tái sử dụng được hay không phụ thuộc vào ba yếu tố: chất liệu thi công, cấu trúc lắp ráp, và tính linh hoạt của đồ họa in. Nếu ngay từ đầu Anh/Chị phân loại tài sản thành nhóm cấu trúc bền, nhóm skin đồ họa thay thế được, và nhóm dùng một lần, thì ngân sách sản xuất cho các sự kiện tiếp theo sẽ giảm đáng kể. Sinh Vũ tư vấn phân loại này ngay trong giai đoạn lập ngân sách, không phải sau khi đã thi công xong.

Sau mỗi sự kiện, câu hỏi Sinh Vũ nghe nhiều nhất là: "Cái này còn dùng được không, hay phải làm lại?" Câu trả lời không nằm ở thời điểm tháo dỡ. Nó nằm ở quyết định vật liệu và cấu trúc được đưa ra từ lúc lập brief, đôi khi sớm hơn cả lúc chốt ngân sách. Nếu bước đó bỏ qua, Anh/Chị sẽ tiếp tục sản xuất lại từ đầu mỗi lần, và không có cách nào khác.

Ba nhóm tài sản cần phân loại từ đầu

Sinh Vũ chia tài sản sự kiện thành ba nhóm ngay trong giai đoạn concept, không phải sau khi sản xuất xong:

Tài sản cấu trúc tái sử dụng (structural assets): khung, backdrop, quầy trưng bày, kệ trưng bày làm từ inox, nhôm định hình hoặc gỗ công nghiệp chịu lực. Những thứ này có thể dùng lại nhiều lần nếu được tháo lắp đúng cách và lưu kho đúng điều kiện.
Tài sản đồ họa thay thế được (replaceable graphic skins): skin vinyl (màng dán đồ họa) dán lên bề mặt cấu trúc. Khi thông điệp chiến dịch thay đổi, chỉ cần thay skin, không cần làm lại toàn bộ cấu trúc.
Tài sản dùng một lần (single-use): bìa cứng, vải không dệt, in ấn có ngày tháng sự kiện cố định hoặc thông điệp rất đặc thù. Những thứ này không nên cố tái sử dụng vì chi phí bảo quản và rủi ro hỏng hóc cao hơn làm mới.

Phân loại này ảnh hưởng trực tiếp đến lựa chọn vật liệu và phương án thi công. Nếu chưa phân loại, rất dễ sản xuất tất cả bằng vật liệu rẻ vì nghĩ "chỉ dùng một lần", rồi phải chi lại toàn bộ cho lần tiếp theo.

Khi nào nên đầu tư vào cấu trúc bền, khi nào không cần

Đầu tư vào cấu trúc bền khi: thương hiệu có lịch trình roadshow hoặc tham gia nhiều triển lãm trong năm, có nhiều điểm bán cần POSM (vật liệu trưng bày tại điểm bán) thay nhau luân chuyển, hoặc đang trong giai đoạn mở rộng chuỗi và cần tính nhất quán thương hiệu trên nhiều địa điểm. Hệ thống modular (ghép module) đặc biệt phù hợp vì cho phép cấu hình lại không gian theo mặt bằng khác nhau mà không cần làm mới.

Chọn tài sản dùng một lần khi: sự kiện là launch một lần duy nhất, thông điệp rất đặc thù và không lặp lại, hoặc không có ngân sách và không gian để lưu kho đúng chuẩn. Trong trường hợp này, cố tái sử dụng đôi khi tốn kém hơn làm mới vì chi phí vận chuyển, lưu kho và sửa chữa cộng lại không nhỏ.

File thiết kế và tài liệu kỹ thuật, phần hay bị bỏ quên

Tài sản vật lý là thứ Anh/Chị nhìn thấy sau sự kiện, nhưng file thiết kế và file khuôn sản xuất mới là thứ quyết định Anh/Chị có thể làm gì với chúng về sau. Nếu không có file khuôn chuẩn, lần sau muốn thay skin đồ họa hoặc làm thêm một đơn vị tương tự, nhà sản xuất phải đo lại và dựng file từ đầu, vừa tốn thời gian vừa dễ sai kích thước.

Sinh Vũ bàn giao file khuôn sản xuất chuẩn và tài liệu bảo trì như một phần của deliverables (kết quả bàn giao) sau mỗi dự án. Điều này có nghĩa là sau sự kiện, Anh/Chị có đủ tài liệu để sản xuất lại, chỉnh sửa skin đồ họa, hoặc giao cho nhà sản xuất khác mà không cần bắt đầu lại từ đầu.

Thiết kế tốt không chỉ là thứ đẹp trong sự kiện. Nó còn phải cho phép thương hiệu tiếp tục vận hành sau khi sự kiện kết thúc mà không phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất.
Kinh nghiệm thực hành, Sinh Vũ Studio

Lỗi thường gặp sau sự kiện

Không có kế hoạch lưu kho trước ngày tháo dỡ: tài sản bị chất đống, hư hỏng hoặc thất lạc ngay trong quá trình vận chuyển về kho.
Không bàn giao hướng dẫn lắp ráp và bảo quản cho đội tháo dỡ: cấu trúc bị hỏng ngay lúc tháo, không phải do dùng nhiều lần.
Thiết kế in ngày tháng sự kiện cố định lên bề mặt không thay thế được: tài sản còn tốt về mặt cấu trúc nhưng không thể tái sử dụng vì thông tin đã lỗi thời.
Không lưu trữ file khuôn sản xuất: lần sau cần làm lại phải thuê thiết kế lại từ đầu, rủi ro sai lệch kích thước so với bản gốc.
Cố tái sử dụng tài sản không được thiết kế để tái sử dụng: chi phí sửa chữa và vận chuyển vượt quá giá trị thực tế của tài sản.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Câu hỏi "dùng lại được không?" nên được hỏi trước khi ký duyệt phương án sản xuất, không phải sau khi đã tháo dỡ xong. Ở giai đoạn brief, chi phí để thiết kế một cấu trúc tái sử dụng được thường không chênh lệch quá nhiều so với làm một lần rồi bỏ, nhưng giá trị tích lũy qua nhiều sự kiện là hoàn toàn khác. Sinh Vũ đưa phân loại tài sản vào giai đoạn lập ngân sách để Anh/Chị có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực, không phải dựa trên ước lượng sau khi đã sản xuất xong.

Nguồn tham khảo

Thực hành ngành (kinh nghiệm thực tế Sinh Vũ); Event Marketer Magazine.

Câu hỏi thường gặp

File thiết kế sau sự kiện có cần lưu lại không, hay chỉ cần giữ sản phẩm vật lý?

Cả hai đều cần, nhưng file thiết kế và file khuôn sản xuất quan trọng hơn người ta thường nghĩ. Nếu không có file khuôn chuẩn, lần sau muốn làm lại hoặc chỉnh sửa skin đồ họa phải đo lại và dựng file từ đầu, vừa tốn thời gian vừa dễ sai kích thước. Sinh Vũ bàn giao file khuôn sản xuất chuẩn cùng với tài liệu bảo trì như một phần của deliverables (kết quả bàn giao) sau mỗi dự án.

Skin vinyl (màng dán đồ họa) thay thế được có đắt hơn in thẳng lên bề mặt không?

Chi phí sản xuất ban đầu của skin vinyl thường cao hơn một chút so với in thẳng lên bề mặt cố định. Tuy nhiên, nếu Anh/Chị tham gia nhiều sự kiện trong năm với thông điệp thay đổi theo chiến dịch, tổng chi phí skin thay thế sẽ thấp hơn vì không phải làm lại toàn bộ cấu trúc. Quyết định đúng hay không phụ thuộc vào lịch trình sự kiện và tần suất thay đổi thông điệp của thương hiệu.

Tài sản hư hỏng hoặc thất lạc sau sự kiện thường do nguyên nhân gì?

Phần lớn là do không có kế hoạch lưu kho cụ thể và không bàn giao hướng dẫn lắp ráp, bảo quản cho đội nhân sự phụ trách tháo dỡ. Khi người tháo không biết đúng quy trình, cấu trúc dễ bị hỏng ngay lúc tháo, không phải do dùng nhiều lần. Ngoài ra, điều kiện lưu kho như độ ẩm và không gian bảo vệ cũng ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ tài sản.