Thiết kế POSM sự kiện ngoài trời và trong nhà khác nhau thế nào

Chốt nhanh

Ngoài trời đòi hỏi vật liệu bền thời tiết, kết cấu chịu gió, và chữ đủ lớn để đọc từ xa. Trong nhà cho phép dùng vật liệu tinh tế hơn và chi tiết nhỏ hơn, nhưng cần kiểm tra màu sắc dưới đúng loại đèn sẽ dùng tại sự kiện. Hai môi trường này không thể dùng chung một bộ tiêu chuẩn thiết kế và vật liệu.

Khi Anh Chị hỏi Sinh Vũ về thiết kế booth hay POSM cho sự kiện, câu hỏi đầu tiên Sinh Vũ luôn hỏi lại là: địa điểm trong nhà hay ngoài trời? Không phải hỏi cho có. Câu trả lời đó thay đổi gần như mọi quyết định về sau, từ vật liệu in, kết cấu khung, kích thước chữ, đến cách kiểm tra màu trước khi sản xuất. Dùng chung một bộ tiêu chuẩn cho cả hai môi trường là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến POSM hỏng tại chỗ hoặc không phát huy được tác dụng.

Hai môi trường, hai bộ ràng buộc

Ngoài trời và trong nhà khác nhau về bốn chiều căn bản: ánh sáng, thời tiết, khoảng cách nhìn, và mật độ người tham dự.

Ngoài trời, ánh sáng thay đổi liên tục trong ngày: nắng gắt buổi trưa, bóng râm buổi chiều, ánh đèn nhân tạo khi tối. Không thể kiểm soát nguồn sáng, do đó thiết kế phải đủ mạnh để đọc được trong mọi điều kiện. Thêm vào đó, gió, mưa, độ ẩm và tia UV tác động trực tiếp lên vật liệu và kết cấu. Người tham dự thường di chuyển ở khoảng cách xa hơn, đám đông phân tán, nên signage (bảng chỉ dẫn và truyền thông thương hiệu) cần đọc được từ xa và định hướng rõ ràng.

Trong nhà, Anh Chị kiểm soát được gần hết: nhiệt độ, độ ẩm, và quan trọng nhất là ánh sáng. Khoảng cách nhìn gần hơn, mật độ người tập trung hơn. Điều đó cho phép dùng chi tiết tinh tế hơn và vật liệu cao cấp hơn. Nhưng "kiểm soát được" không có nghĩa là không cần kiểm tra: ánh đèn sự kiện trong nhà vẫn rất khác ánh đèn văn phòng nơi duyệt file.

Vật liệu và kết cấu: chọn theo môi trường

Ngoài trời: Ưu tiên hiflex (vải bạt tổng hợp) đục hoặc hiflex lưới tùy mức độ gió tại địa điểm. Hiflex lưới cho phép gió thổi xuyên qua, giảm lực tác động lên khung, phù hợp với vị trí nhiều gió. Khung cần làm từ thép hoặc nhôm có neo chắc xuống mặt đất hoặc tường. Với backdrop lớn không có neo đúng cách, gió đủ mạnh có thể đổ cả kết cấu. Toàn bộ vật liệu cần chống tia UV để màu không phai và chống thấm để không biến dạng khi gặp mưa.

Trong nhà: Có thể dùng canvas căng frame, in UV trực tiếp trên board cứng, hoặc các vật liệu cao cấp khác mà ngoài trời không phù hợp. Kết cấu nhẹ hơn vì không phải chịu gió, nhưng vẫn cần đảm bảo an toàn cho người tham dự đứng gần.

Kích thước chữ và độ tương phản: tính theo khoảng cách

Đây là yếu tố nhiều đơn vị bỏ qua nhất. Theo nguyên tắc thiết kế signage của Society for Environmental Graphic Design (SEGD), kích thước chữ tối thiểu phải được tính dựa trên khoảng cách nhìn tối đa dự kiến. Chữ đẹp nhưng quá nhỏ ở khoảng cách thực tế không đọc được, toàn bộ hạng mục mất tác dụng.

Ngoài trời, người xem thường đứng xa hơn, chữ và logo cần lớn hơn đáng kể so với trong nhà. Độ tương phản giữa chữ và nền cũng cần cao hơn để cạnh tranh với ánh sáng tự nhiên thay đổi. Trong nhà, khoảng cách nhìn gần hơn cho phép dùng chữ nhỏ hơn, nhưng vẫn phải đủ đọc trong điều kiện đèn thực tế tại sự kiện, không phải đèn văn phòng.

Kích thước chữ và độ tương phản phải được tính dựa trên khoảng cách nhìn tối đa dự kiến của người xem tại thực địa, không phải dựa trên cảm quan khi xem file trên màn hình.
Nguyên tắc EGD, Society for Environmental Graphic Design (SEGD)

Lỗi thường gặp

Dùng vật liệu in trong nhà cho sự kiện ngoài trời: vật liệu phai màu, biến dạng hoặc hỏng khi gặp mưa và tia UV.
Không tính đến gió khi thiết kế backdrop lớn ngoài trời: kết cấu bị đổ hoặc phát ra tiếng động ảnh hưởng đến sự kiện.
Chữ và logo quá nhỏ cho khoảng cách nhìn thực tế: người tham dự không đọc được thông tin cần truyền.
Duyệt màu dưới đèn văn phòng nhưng tại sự kiện dùng đèn spotlight vàng hoặc đèn par sân khấu: màu bị ám vàng, màu lạnh mất đi, kết quả sai lệch hoàn toàn so với ý đồ.
Không kiểm tra quy định chiều cao biển quảng cáo và yêu cầu giấy phép thi công ngoài trời tại địa điểm tổ chức: phát sinh vấn đề pháp lý ngay trước hoặc trong ngày sự kiện.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ đã làm việc với cả hai môi trường: booth tại trade show trong nhà đến roadshow đa tỉnh ngoài trời. Bài học lặp đi lặp lại là: thông tin địa điểm phải có trước khi bắt đầu thiết kế, không phải sau. Nếu Anh Chị đưa thông tin địa điểm muộn, phần lớn quyết định về vật liệu và kết cấu đã bị khóa theo thiết kế, và thay đổi lúc đó tốn thêm thời gian và chi phí không cần thiết.

Khi brief sự kiện cho Sinh Vũ, Anh Chị cần cung cấp: địa điểm trong nhà hay ngoài trời, diện tích khu vực dựng, điều kiện ánh sáng (đèn loại gì, có cửa sổ không), và dự báo thời tiết nếu ngoài trời. Đây là đầu vào không thể thiếu để Sinh Vũ đề xuất vật liệu và kết cấu phù hợp ngay từ vòng đầu, tránh điều chỉnh tốn kém về sau.

Nguồn tham khảo

Society for Environmental Graphic Design (SEGD), nguyên tắc EGD và signage. Thực hành kỹ thuật sản xuất biển quảng cáo và POSM ngoài trời. Sinh Vũ Studio, R3 Service Documentation.

Câu hỏi thường gặp

Có thể dùng backdrop in thông thường cho sự kiện ngoài trời không?

Không nên. Vật liệu in dành cho trong nhà như canvas căng frame hay paper board sẽ bị phai màu, biến dạng hoặc hỏng khi gặp mưa, nắng và độ ẩm cao. Ngoài trời cần vật liệu như hiflex đục hoặc hiflex lưới tùy mức độ gió tại địa điểm.

Vì sao màu in nhìn đẹp lúc duyệt nhưng ra sự kiện lại khác?

Thường do duyệt màu dưới đèn văn phòng (ánh sáng trắng trung tính), trong khi tại sự kiện dùng đèn spotlight vàng hoặc đèn par sân khấu. Ánh đèn vàng sẽ làm màu lạnh bị ám vàng, màu xanh lá trở nên tối hơn. Sinh Vũ khuyến nghị kiểm tra màu dưới đúng loại đèn sẽ dùng trước khi ký duyệt sản xuất.

Backdrop ngoài trời cần chuẩn bị gì thêm so với trong nhà?

Cần tính đến hệ neo và khung chắc chắn để chịu gió, phương án dự phòng khi trời mưa như mái che hoặc vật liệu chống thấm, và kiểm tra quy định chiều cao biển quảng cáo cũng như yêu cầu giấy phép thi công tại địa điểm tổ chức.