Mùa Tết làm tắc cả chuỗi sản xuất POSM

Mỗi năm, Sinh Vũ đều nhận các cuộc gọi vào đầu tháng 12 với nội dung gần như nhau: "Anh muốn có POSM và trang trí sự kiện Tết, kịp không?" Câu trả lời phụ thuộc vào một điều duy nhất: Anh Chị bắt đầu sớm hay muộn so với chuỗi sản xuất. Bài này giúp Anh Chị hiểu chuỗi đó vận hành thế nào vào cao điểm cuối năm, để ra quyết định đúng thời điểm.

Tại sao mùa Tết làm toàn chuỗi bị nghẽn cùng lúc

Trong quản lý chuỗi cung ứng, có một hiện tượng gọi là bullwhip effect (hiệu ứng roi da): biến động nhu cầu nhỏ ở phía khách hàng bị khuếch đại thành biến động lớn ở phía xưởng sản xuất. Mùa Tết không tạo ra biến động nhỏ, mà tạo ra một đợt tăng nhu cầu đột biến trên toàn thị trường cùng một lúc. Kết quả là:

• Xưởng in và xưởng gia công nhận đơn vượt công suất, buộc phải xếp hàng chờ hoặc từ chối đơn mới.
• Đội lắp đặt và thi công bị đặt kín từ nhiều tuần trước, khó điều phối thêm.
• Vận chuyển hàng hóa thương mại cuối năm cũng tăng tải, làm thời gian và chi phí vận chuyển tăng theo.
• Nhà cung cấp vật liệu đặc thù, đặc biệt là vật liệu màu sắc và chất liệu dùng cho trang trí Tết, thường hết hàng tồn kho trước khi mùa kết thúc.

Không có đơn vị nào trong chuỗi có thể tăng công suất kịp trong vài tuần. Đó là lý do vì sao vào trễ đồng nghĩa với không vào được, không phải chỉ là vào chậm hơn.

Lịch thực tế Anh Chị cần nắm

Dưới đây là khung thời gian Sinh Vũ dùng để lập kế hoạch với khách vào mùa cuối năm. Đây là định hướng thực hành, không phải cam kết tuyệt đối vì lịch xưởng mỗi năm có thể khác nhau.

• Trước cuối tháng 10: chốt brief, duyệt hướng concept. Đây là bước khởi động tối thiểu cho dự án trung bình muốn hoàn thành trước Tết.
• Trước giữa tháng 11: hoàn tất artwork (bản thiết kế hoàn chỉnh sẵn sàng đưa đi sản xuất), đặt lịch xưởng và xác nhận vật liệu.
• Trước cuối tháng 11: xưởng bắt đầu sản xuất. Muộn hơn thì phải hỏi lại tình trạng lịch thực tế.
• Tháng 12: giai đoạn xưởng dần kín lịch. Dự án phức tạp hoặc số lượng lớn rất khó xử lý trong tháng này.
• Tuần cuối trước Tết: hầu hết xưởng đã đóng hoặc chỉ xử lý đơn đã đặt từ trước.

Với dự án sau Tết nhưng cần lắp đặt sớm ngay khi thị trường mở lại: vẫn nên sản xuất trước Tết, chỉ lắp đặt sau khi xưởng hoạt động trở lại.

Lỗi thường gặp và cách tránh

• Ký hợp đồng tháng 12, kỳ vọng xong trước Tết: Đây là lỗi phổ biến nhất. Ký hợp đồng không có nghĩa là xưởng có chỗ cho Anh Chị ngay. Cần hỏi tình trạng lịch xưởng trước khi ký.
• Không hỏi lịch nghỉ Tết của xưởng: Một số xưởng nghỉ sớm hơn thông báo vì công nhân về quê trước. Cần xác nhận ngày đóng cửa thực tế, không chỉ ngày lịch chính thức.
• Khách duyệt chậm vì bận cuối năm: Tốc độ duyệt nội bộ của khách thường chậm vào tháng 12 do nhiều hoạt động kinh doanh cuối năm. Sự chậm trễ này đẩy toàn bộ lịch sản xuất vào vùng nguy hiểm.
• Thay đổi thiết kế sau khi xưởng đã xếp lịch: Khi xưởng đã kín, họ không thể điều chỉnh để xử lý thay đổi phát sinh. Mọi chỉnh sửa lớn sau giai đoạn này đồng nghĩa với việc mất lượt trong hàng chờ.
• Vật liệu đặc thù không có sẵn: Vật liệu phục vụ trang trí Tết như một số loại giấy, vải, hoặc phụ kiện màu đặc trưng có thể hết hàng trước khi mùa kết thúc. Cần kiểm tra tình trạng vật liệu song song với duyệt thiết kế.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Mùa Tết là thời điểm rủi ro cao nhất trong năm cho cả khách và đơn vị thực thi, không phải vì công việc khó hơn mà vì toàn bộ hệ thống đang căng cùng lúc. Một bước duyệt chậm có thể làm hỏng toàn bộ lịch của cả dự án.

Khi nhu cầu tập trung vào một giai đoạn ngắn, năng lực cung ứng bị quá tải và biến động nhỏ ở đầu chuỗi sẽ bị khuếch đại thành gián đoạn lớn ở cuối chuỗi sản xuất.

Lee, Padmanabhan, Whang. The Bullwhip Effect in Supply Chains. Sloan Management Review, 1997.

Lời khuyên thực tế của Sinh Vũ: đừng để câu hỏi "kịp không?" xuất hiện vào tháng 12. Câu hỏi đó nên được trả lời từ tháng 10, khi Anh Chị còn đủ thời gian để thay đổi lịch nếu cần. Nếu dự án chưa thể kick-off sớm vì lý do nội bộ, ít nhất hãy xác nhận với xưởng về slot sản xuất và chốt vật liệu trước, thiết kế có thể hoàn thiện song song.