Gom một nhà thầu trọn gói hay chia nhiều nhà thầu chuyên biệt

Chốt nhanh

Không có đáp án tuyệt đối cho câu hỏi này. Nếu đội ngũ nội bộ của Anh/Chị không có người chuyên trách điều phối dự án, gom về một nhà thầu trọn gói hoặc một đơn vị điều phối trung gian sẽ an toàn hơn. Nếu dự án đủ lớn, từng hạng mục đòi hỏi chuyên môn cao và Anh/Chị có PM (quản lý dự án) giỏi, chia nhiều nhà thầu chuyên biệt sẽ cho kết quả tốt hơn từng phần.

Khi bắt đầu lên kế hoạch sản xuất POSM (vật liệu điểm bán) hoặc tổ chức sự kiện thương hiệu, một trong những quyết định đầu tiên Anh/Chị phải đưa ra là: giao toàn bộ cho một nhà thầu xử lý, hay tự chia nhỏ từng hạng mục và tìm nhà thầu chuyên biệt cho từng phần? Câu trả lời không nằm ở bản thân các nhà thầu, mà nằm ở năng lực điều phối thực tế của đội ngũ Anh/Chị.

Hai hướng, hai đánh đổi khác nhau

Gom về một nhà thầu trọn gói: Anh/Chị chỉ cần một điểm liên hệ duy nhất. Mọi hạng mục từ thiết kế, in ấn, dàn dựng đến vận chuyển đều qua một đầu mối. Ưu điểm rõ nhất là giảm ma sát điều phối và rủi ro các bên đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Nhược điểm: nhà thầu trọn gói thường tính margin (lợi nhuận cộng thêm) cao hơn cho phần điều phối, và Anh/Chị ít kiểm soát được chất lượng từng hạng mục chuyên biệt bên trong.

Chia nhiều nhà thầu chuyên biệt: Mỗi hạng mục có đơn vị giỏi nhất làm phần của mình. Chất lượng từng phần cao hơn, chi phí từng hạng mục có thể đàm phán riêng. Nhược điểm: Anh/Chị phải tự làm PM (quản lý dự án), tự đảm bảo tiến độ giữa các bên không xung đột, và chịu rủi ro khi một bên chậm kéo theo toàn bộ dây chuyền.

Các yếu tố cần cân nhắc trước khi quyết định

Năng lực điều phối nội bộ: Đội ngũ Anh/Chị có PM chuyên trách không? Nếu người điều phối dự án là giám đốc marketing đang ôm thêm chục việc khác, chia nhiều nhà thầu sẽ trở thành gánh nặng thực sự.
Mức độ phụ thuộc giữa các hạng mục: Nếu việc in standee phải chờ thiết kế xong, việc dàn dựng phải chờ in xong, chuỗi phụ thuộc này càng dài thì rủi ro một bên trễ làm đổ toàn bộ kế hoạch càng cao. Khi đó, gom về ít bên hơn giảm chi phí điều phối đáng kể.
Yêu cầu về tính nhất quán thương hiệu: Keller (2013) nhấn mạnh tính nhất quán là yếu tố cốt lõi của brand equity (giá trị thương hiệu tích lũy). Khi phân tán quá nhiều nhà thầu mà không có đơn vị chỉ đạo chung về hướng dẫn thương hiệu, kết quả dễ rời rạc về màu sắc, phong cách và thông điệp.
Ngân sách và quy mô dự án: Dự án nhỏ không đủ lớn để đàm phán riêng từng hạng mục thì chi phí quản lý chia nhỏ có khi cao hơn lợi ích thu được.

Khi nào chọn hướng nào

Chọn gom về một nhà thầu khi: thời gian gấp, đội ngũ nội bộ mỏng, các hạng mục phụ thuộc chặt vào nhau, và rủi ro điều phối lớn hơn rủi ro chất lượng từng phần.
Chọn chia nhiều nhà thầu khi: có PM chuyên trách với kinh nghiệm thực tế, từng hạng mục đòi hỏi chuyên môn riêng biệt không thể thỏa hiệp, ngân sách đủ lớn để đàm phán từng bên và dự án có đủ thời gian đệm giữa các giai đoạn.

Khi nhiệm vụ phụ thuộc chặt chẽ vào nhau, gom về ít bên hơn giảm chi phí điều phối đáng kể. Khi từng nhiệm vụ độc lập và đòi hỏi chuyên môn cao, chia ra cho phép tối ưu từng phần.
Lý thuyết điều phối tổ chức, áp dụng trong quản lý chuỗi cung ứng

Lỗi thường gặp cần tránh

Gom một nhà thầu rồi mất kiểm soát nhà thầu phụ: Nhiều đơn vị trọn gói thực chất thuê lại nhà thầu phụ mà khách hàng không biết và không có quyền kiểm soát chất lượng ở tầng đó. Kết quả là Anh/Chị trả giá cho sự tiện lợi nhưng nhận về chất lượng của bên thứ ba không được chọn lọc.
Chia nhiều nhà thầu mà thiếu người chỉ đạo chung: Mỗi bên làm đúng phần của mình nhưng sản phẩm cuối không đồng nhất về màu sắc, tỷ lệ và phong cách vì không ai giữ vai trò creative director (giám đốc sáng tạo) xuyên suốt.
Đùn đẩy trách nhiệm tại điểm giao giữa hai nhà thầu: Khi sự cố xảy ra đúng chỗ giao tiếp giữa phần của bên này và phần của bên kia, cả hai đều cho rằng lỗi thuộc về phía còn lại. Nếu không có hợp đồng quy định rõ, Anh/Chị sẽ mất thời gian xử lý tranh chấp hơn là xử lý vấn đề thực tế.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ không phải nhà thầu trọn gói theo nghĩa thông thường, và cũng không để Anh/Chị phải tự điều phối hàng chục nhà thầu riêng lẻ. Sinh Vũ đóng vai trò đơn vị điều phối trung gian: Anh/Chị có một điểm liên hệ duy nhất, nhưng vẫn hưởng lợi từ mạng lưới nhà thầu chuyên biệt được Sinh Vũ chọn lọc và chịu trách nhiệm về kết quả chung.

Mô hình này phù hợp nhất khi dự án đủ lớn để cần chuyên môn nhiều lĩnh vực, tính nhất quán thương hiệu là yêu cầu không thể thỏa hiệp, nhưng Anh/Chị không có PM chuyên trách để tự vận hành chuỗi nhà thầu đó. Sinh Vũ giữ vai trò chỉ đạo sáng tạo và quản lý tiến độ xuyên suốt, để từng hạng mục làm bởi người giỏi nhất phần đó nhưng vẫn nói cùng một tiếng nói thương hiệu.

Nguồn tham khảo

Keller, K.L. , Strategic Brand Management (2013); Sinh Vũ R3 Service Description; kinh nghiệm thực hành điều phối sản xuất POSM và sự kiện của Sinh Vũ.

Câu hỏi thường gặp

Nhà thầu trọn gói có đắt hơn chia nhiều nhà thầu không?

Thường là có. Nhà thầu trọn gói tính thêm phần lợi nhuận cho việc điều phối và quản lý rủi ro thay Anh/Chị. Tuy nhiên, nếu tính đủ thời gian và công sức nội bộ Anh/Chị bỏ ra để quản lý nhiều nhà thầu riêng lẻ, chênh lệch chi phí thực tế thường nhỏ hơn con số trên giấy tờ.

Làm sao biết nhà thầu trọn gói có tự làm hay lại thuê ngoài?

Hỏi thẳng trong cuộc họp đầu tiên: hạng mục nào họ tự thực hiện, hạng mục nào họ thuê nhà thầu phụ và ai là nhà thầu phụ đó. Yêu cầu được gặp hoặc xem portfolio của nhà thầu phụ trước khi ký hợp đồng. Nhà thầu có uy tín sẽ minh bạch điều này thay vì né tránh.