Còn 3-4 tuần đến ngày G, có kịp làm POSM không

Chốt nhanh

Ba đến bốn tuần là ngưỡng tối thiểu, và chỉ khả thi nếu dự án quy mô nhỏ, vật liệu thông thường, brief rõ ngay từ đầu và Anh Chị duyệt được trong vòng một đến hai ngày. Làm được không đồng nghĩa với làm tốt theo tiêu chuẩn đầy đủ, vì khung thời gian này buộc phải hy sinh một số thứ. Sinh Vũ không từ chối dự án gấp, nhưng cần thống nhất thẳng từ đầu về những gì có thể và không thể làm trong thời gian còn lại.

Ba đến bốn tuần là con số mà nhiều khách nghe xong thở phào, nghĩ là đủ rồi. Sinh Vũ hiểu cảm giác đó, nhưng cần nói thẳng: đủ hay không còn phụ thuộc vào một loạt điều kiện mà phần lớn nằm ở phía Anh Chị, không phải phía xưởng.

Tại sao ba bốn tuần là ngưỡng tối thiểu

Tài liệu quy trình nội bộ của Sinh Vũ xác định dưới 30 ngày từ lúc kick-off (bắt đầu dự án) không đủ thời gian cho toàn bộ chu trình sản xuất chuẩn. Chu trình đó bao gồm: nhận brief, phát triển concept (ý tưởng tổng thể), thiết kế, duyệt, chuẩn bị file kỹ thuật, đặt vật liệu, sản xuất, kiểm tra, vận chuyển, lắp đặt. Mỗi bước có thời gian thực, không thể rút về con số 0.

Khi Anh Chị nói "còn ba bốn tuần", hãy đếm xem đã mất mấy ngày cho bước nào rồi, vì đồng hồ đang chạy từ hôm nay, không phải từ ngày ký hợp đồng.

Những điều kiện để khả thi

Ba đến bốn tuần có thể đủ nếu hội tụ đủ các yếu tố sau:

Dự án quy mô nhỏ: không quá năm hạng mục, một điểm lắp đặt.
Vật liệu thông thường, có sẵn trong nước: foam, banner, standee tiêu chuẩn sản xuất nhanh hơn vật liệu gia công đặc biệt.
Brief rõ ngay từ buổi đầu: không cần mò mẫm yêu cầu qua nhiều cuộc họp.
Anh Chị duyệt trong vòng 24 đến 48 giờ ở mỗi vòng, không để treo hàng tuần.
Không thay đổi sau khi đã duyệt, kể cả thay đổi nhỏ.
Không phải cao điểm sản xuất như giai đoạn trước Tết, khi xưởng thường đã kín lịch.

Thiếu một trong các yếu tố trên, rủi ro tăng lên đáng kể. Thiếu hai yếu tố, Anh Chị nên chuẩn bị tâm lý cho kết quả không như kỳ vọng.

Khi nào nên làm, khi nào nên điều chỉnh kỳ vọng

Có thể tiến hành: POSM bộ nhỏ, vật liệu thông thường, concept đơn giản hoặc đã có sẵn định hướng thương hiệu, Anh Chị duyệt nhanh và cam kết không thay đổi sau khi chốt. Trong trường hợp này ba đến bốn tuần là đủ để làm tử tế, không phải chỉ làm cho có.

Cần điều chỉnh kỳ vọng: Booth lớn, nhiều điểm triển khai, vật liệu gia công, cần 3D render từ đầu, hoặc nội bộ Anh Chị có nhiều người duyệt và hay phát sinh ý kiến mới sau mỗi vòng. Với những trường hợp này, Sinh Vũ sẽ đề xuất làm các hạng mục thiết yếu trước cho ngày G và bổ sung phần phức tạp hơn sau sự kiện.

Lỗi thường gặp khiến dự án gấp đổ vỡ

Nghĩ rằng "chỉ cần in thôi" và bỏ qua thời gian thiết kế, duyệt, chuẩn bị file trước khi in.
Chốt dự án rồi phát sinh thay đổi sau, mỗi lần thay đổi cắt thêm vài ngày từ quỹ thời gian vốn đã không đủ.
Không tính thời gian vận chuyển và lắp đặt, cứ nghĩ hàng xong là xong.
Dự án nhỏ về ngân sách nhưng nhiều hạng mục và nhiều điểm, thực ra phức tạp không kém dự án quy mô lớn.
Ép giá vì lý do gấp, rồi kỳ vọng chất lượng bằng dự án bình thường, đây là hai điều không thể song hành.

Thời gian, chi phí và chất lượng là ba biến số không thể cùng tối ưu một lúc. Rút ngắn thời gian buộc phải đánh đổi ở chất lượng, chi phí hoặc cả hai.
Harold Kerzner, Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ không từ chối dự án gấp, nhưng không nhận dự án gấp theo kiểu "cố làm rồi tính". Điều cần làm ngay trong buổi làm việc đầu tiên là xác định rõ: hạng mục nào thực sự phải có cho ngày G, hạng mục nào có thể làm đơn giản hơn, và hạng mục nào có thể dời lại sau sự kiện mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm của người tham dự.

Cách tiếp cận đó thực tế hơn là cố nhét toàn bộ danh sách vào ba tuần rồi nhận kết quả kém ở tất cả các hạng mục. Làm ít mà tốt luôn tốt hơn làm nhiều mà không ra gì vào đúng ngày G.

Nguồn tham khảo

Kerzner, H. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. Sinh Vũ Studio, tài liệu dịch vụ R3 (quan điểm quy trình nội bộ).

Câu hỏi thường gặp

Nếu chỉ cần in banner và standee thì 2 tuần có đủ không?

Nếu file thiết kế đã có sẵn và không cần làm concept mới, hai tuần có thể đủ cho in ấn đơn giản như banner hoặc standee tiêu chuẩn. Điều kiện là Anh Chị duyệt file trong một ngày và không phát sinh thay đổi sau khi đã chốt. Nếu cần thiết kế từ đầu thì hai tuần không đủ, cần ít nhất ba đến bốn tuần.

Gấp thì có bị đội giá không?

Thường thì có, nhưng mức độ tùy xưởng và loại vật liệu. Lý do không phải xưởng 'chặt chém' mà vì sản xuất gấp đòi hỏi ưu tiên lịch, đôi khi làm ngoài giờ hoặc chuyển phát nhanh, những chi phí đó có thật. Anh Chị cần tính cả khoản này vào ngân sách thay vì ép giá bằng với dự án bình thường và kỳ vọng chất lượng tương đương.