Thiết kế và tổ chức sự kiện: hai vai trò không thay thế nhau

Câu hỏi này xuất hiện thường xuyên khi khách đã ký hợp đồng thiết kế với Sinh Vũ rồi mới nhận ra sự kiện cần nhiều thứ hơn một bộ nhận diện đẹp. Câu trả lời ngắn gọn: Sinh Vũ lo phần thương hiệu, còn vận hành sự kiện là chuyên môn riêng, cần người riêng chịu trách nhiệm.

Sinh Vũ làm phần nào

Sinh Vũ đảm nhận thiết kế môi trường thương hiệu tại sự kiện. Cụ thể là: backdrop, booth, standee, banner, vật phẩm trưng bày, nhận diện không gian và các ấn phẩm hỗ trợ tại điểm tiếp xúc với khách hàng. Mục tiêu là đảm bảo mọi điểm nhìn tại sự kiện đều nhất quán với thương hiệu và truyền tải đúng thông điệp.

Sinh Vũ không cam kết và không chịu trách nhiệm cho: số lượng khách tham dự, chất lượng dẫn chương trình, vận hành âm thanh ánh sáng, quản lý talent (người nổi tiếng hoặc diễn giả), ticketing (bán vé), livestream, hay các chỉ số sự kiện như lead hoặc PR coverage.

Event agency làm phần nào

Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, trong lĩnh vực thường gọi là event management (quản lý tổ chức sự kiện), chịu trách nhiệm vận hành toàn bộ chương trình: lịch trình, MC, âm thanh ánh sáng, đội ngũ hiện trường, quản lý khách mời, phối hợp nhà cung cấp và xử lý phát sinh trong ngày diễn ra sự kiện.

Kotler và Keller trong cuốn Marketing Management đã phân định rõ: thiết kế trải nghiệm thương hiệu (brand experience design) và vận hành sự kiện (event operations) là hai chuyên môn riêng biệt, cần hai bộ kỹ năng khác nhau. Trải nghiệm thương hiệu tốt đòi hỏi cả hai phối hợp nhịp nhàng, không thể thay thế cho nhau.

Khi nào cần cả hai, khi nào chỉ cần một

Lỗi phân công hay gặp nhất

• Hiểu nhầm rằng đơn vị thiết kế booth sẽ tự lo luôn âm thanh, ánh sáng, MC và chương trình. Đây là hai hợp đồng khác nhau, với hai đơn vị khác nhau.
• Không phân định rõ ai chịu trách nhiệm từng hạng mục, dẫn đến chồng chéo hoặc bỏ sót. Trong quản lý dự án phức hợp, Viện Quản lý Dự án (PMI) khuyến nghị dùng ma trận RACI (Responsible: người thực hiện, Accountable: người chịu trách nhiệm, Consulted: người được hỏi, Informed: người được thông báo) để mỗi hạng mục có đúng một đơn vị chịu trách nhiệm chính.
• Thuê event agency mà không báo là đã có đơn vị thiết kế riêng. Event agency đôi khi có vendor (nhà cung cấp) thiết kế của họ, dẫn đến xung đột phong cách hoặc mâu thuẫn quy trình phê duyệt ở giai đoạn cuối.

Mỗi hạng mục trong một sự kiện phức hợp cần có đúng một đơn vị chịu trách nhiệm chính. Vùng mờ trách nhiệm là nơi sự cố xảy ra.

Nguyên tắc RACI, Project Management Institute (PMI)

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ không đặt mình vào vị trí tổng thầu sự kiện. Vai trò của Sinh Vũ là đảm bảo phần hình ảnh thương hiệu tại sự kiện được thực hiện đúng và nhất quán. Nếu sự kiện của Anh/Chị cần đầy đủ các yếu tố vận hành, Sinh Vũ khuyến nghị chọn một event agency song song và đưa cả hai vào cuộc họp brief cùng lúc.

Lý do quan trọng: nếu brief riêng lẻ, thiết kế và vận hành dễ đi theo hai hướng khác nhau. Khi đó chỉnh sửa ở giai đoạn cuối tốn thời gian và chi phí hơn nhiều so với việc thống nhất từ đầu. Hai bên cùng nghe một brief, cùng hiểu một chuẩn thương hiệu, thì kết quả tại sự kiện mới đồng nhất.

Câu hỏi thường gặp

Sinh Vũ có thể giới thiệu hoặc phối hợp với event agency không?

Sinh Vũ không có danh sách đối tác event agency cố định, nhưng sẵn sàng làm việc song song với đơn vị Anh/Chị chọn. Điều quan trọng là cả hai bên cần được brief đồng thời, để thống nhất phong cách thương hiệu từ giai đoạn đầu, tránh xung đột ở khâu thực thi.

Nếu sự kiện nhỏ, nội bộ, thì có cần event agency không?

Không nhất thiết. Nếu sự kiện nội bộ, khách hàng tự vận hành được chương trình và chỉ cần không gian cùng vật phẩm nhận diện đẹp, thì Sinh Vũ đảm nhận phần đó là đủ. Event agency chỉ thực sự cần khi sự kiện có chương trình phức tạp, nhiều đầu mục song song, hoặc có yêu cầu về PR và khách mời công khai.

Nếu không báo Sinh Vũ rằng đã có event agency, thì sao?

Sẽ có rủi ro xung đột về phong cách và quy trình phê duyệt. Event agency đôi khi có vendor thiết kế riêng, hoặc có cách làm khác với quy trình của Sinh Vũ. Tốt nhất là đưa cả hai vào cuộc họp brief ngay từ đầu để phân công rõ ràng, tránh vùng mờ trách nhiệm.