Có cần bản mẫu gốc để đội tự làm tiếp
Câu trả lời phụ thuộc vào một điều duy nhất: đội có còn dựng tài liệu mới về sau hay không.
Cần bản mẫu gốc khi đội sẽ còn tạo nhiều tài liệu trong tương lai và nhiều người cùng tham gia làm. Nếu chỉ cần đúng một tài liệu, một lần, rồi thôi thì đừng đầu tư thêm cho khoản này. Giá trị thật của bản mẫu gốc là đặt luật thương hiệu ngay trong công cụ, khiến làm đúng chuẩn trở thành con đường dễ nhất chứ không phải thêm một bước nặng nề.
- đội dựng nhiều tài liệu và nhiều người cùng làm
- chỉ làm một tài liệu một lần chưa cần
- cần kèm hướng dẫn khi đội chưa quen công cụ
- mua bản mẫu gốc nhưng không ai được hướng dẫn
- bản mẫu gốc mở toang mọi thứ ai cũng sửa
Bản mẫu gốc không phải thứ mọi dự án đều cần. Nó chỉ đáng đầu tư khi đội của Anh / Chị sẽ còn dựng tài liệu mới về sau và nhiều người cùng nhúng tay vào. Nếu điều đó đúng, đây là khoản đầu tư cho sự tự chủ lâu dài. Nếu không, nó chỉ là chi phí thừa.
Bản mẫu gốc thật ra giải quyết bài toán gì
Vấn đề không phải là thiếu tệp đẹp. Vấn đề là khi nhiều người khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau, cùng tạo tài liệu mang tên doanh nghiệp. Sẽ có người dùng sai màu, thay kiểu chữ, dịch chuyển bố cục. Sau vài tháng, cả đống tài liệu trông như của bốn công ty khác nhau làm ra.
Cách quản trị thương hiệu hiệu quả là đặt luật ngay trong công cụ mọi người dùng hàng ngày. Nhờ đó, tuân thủ chuẩn trở thành con đường ít trở ngại nhất, không phải một bước thêm mà người dùng phải cố tình chọn. Bản mẫu gốc làm đúng việc đó: nó không nhắc nhở, nó khoá.
Gắn luật thương hiệu vào chính công cụ để làm đúng trở thành đường dễ đi nhất.
Brand Governance Framework, Marq
Các yếu tố cần cân nhắc
- Tần suất dựng tài liệu mới: đội ra hồ sơ năng lực, mẫu đề xuất, trang trình chiếu hàng quý thì càng đáng có bản mẫu gốc. Chỉ làm đúng một tài liệu duy nhất thì không cần.
- Số người thực hiện: một người làm thì tự nhớ chuẩn được. Ba người trở lên thì cần khuôn để không mỗi người một kiểu.
- Mức luân chuyển nhân sự: nhân sự thay thường xuyên, chi nhánh nhiều thì rủi ro lệch chuẩn càng cao, bản mẫu gốc càng cần thiết.
- Năng lực dùng công cụ của đội: nếu đội chưa quen phần mềm, bản mẫu gốc phải kèm hướng dẫn, không thì bỏ xó.
- Chi phí dựng khuôn so với giá trị nhất quán dài hạn: dựng bản mẫu gốc tốn thêm thời gian ban đầu nhưng giảm chi phí hiệu chỉnh về sau nếu tần suất dùng đủ cao.
Khi nào nên và không nên đầu tư
Nên có bản mẫu gốc khi: đội sẽ còn ra nhiều mẫu đề xuất, trang trình chiếu, hồ sơ dự án. Nhiều người cùng làm. Cập nhật định kỳ theo từng giai đoạn kinh doanh. Có nhân sự luân chuyển hoặc nhiều chi nhánh.
Chưa cần bản mẫu gốc khi: chỉ làm đúng một tài liệu, một lần, không có kế hoạch tự dựng thêm; đội không có kỹ năng hoặc không có người giữ khuôn về lâu dài.
Lỗi thường gặp khi triển khai bản mẫu gốc
- Không kèm hướng dẫn: bản mẫu gốc về tay đội nhưng không ai hiểu phần nào giữ, phần nào sửa. Vài tuần sau quay lại nhờ studio làm hộ, bản mẫu gốc bỏ xó.
- Mở toang mọi thứ: ai cũng sửa được màu và kiểu chữ nên sau vài tháng mỗi người một phiên bản, chuẩn thương hiệu tan rã từ bên trong.
- Khoá chặt quá mức: đội không điền nổi nội dung cơ bản vì mọi vùng đều bị khoá, phải quay lại studio cho từng lần cập nhật nhỏ.
- Nhầm bản mẫu gốc với tệp đẹp: bản mẫu gốc không phải tệp thiết kế hoàn chỉnh để in ra. Nó là khuôn có cấu trúc rõ ràng: vùng bắt buộc và vùng linh hoạt phải được phân tách ngay từ bản thiết kế.
Thử khuôn trước khi giao
Một khuôn tốt chia hai lớp: lớp khoá gồm dấu hiệu, lưới, màu nền, khoảng trống; lớp mở gồm chữ, ảnh, số liệu, và mỗi ô mở phải có giới hạn, như cỡ chữ cố định hay khung cắt ảnh. Khuôn chưa qua thử thì chưa biết nó tốt hay không.
Cách thử là điền khuôn bằng nội dung xấu nhất có thật: tên dự án dài nhất, con số nhiều chữ số nhất, chữ hoa có dấu chồng, ảnh chụp điện thoại thiếu sáng. Rồi giao cho một người chưa từng dùng làm vài bản thật. Đạt là các bản vẫn đúng chuẩn mà không phải hỏi ai. Hỏng là chữ tràn khung, hoặc người dùng phải mở khoá để sửa. Câu Anh / Chị cần trả lời trước khi nghĩ tới khuôn: đội sẽ dựng bao nhiêu tài liệu mới trong năm tới và bao nhiêu người sẽ cùng thực hiện. Hai con số đó quyết định gần hết.
Bảng kiểm quyết định
Chủ đề: Có cần bản mẫu gốc để đội tự dựng tài liệu về sau. Cẩm nang Sinh Vũ, sinhvu.com
Bấm chọn từng mục Anh / Chị thấy đúng, rồi bấm in hoặc lưu thành PDF để mang theo.
Nếu Anh / Chị đánh dấu phần lớn ở nhóm dấu hiệu trên, đây là lúc nên trao đổi kỹ hơn. Sinh Vũ có thể cùng Anh / Chị soi lại và đề xuất hướng đi.
Nguồn tham khảo
Brand Governance Framework, Marq. Brand Templating Guide, Marq. How brand templates turn adoption from months to minutes, Fabrik Brands (nguồn tiếp thị, xem là quan sát ước lệ). Kinh nghiệm thực hành của Sinh Vũ.
Câu hỏi thường gặp
Bản mẫu gốc khác gì so với tệp thiết kế thông thường?
Tệp thiết kế thông thường là sản phẩm cuối, chỉnh sửa được nhưng không có vùng khoá và vùng mở rõ ràng. Bản mẫu gốc là khuôn có cấu trúc: phần nào bị khoá cứng như dấu hiệu, màu nền, kiểu chữ, bố cục; phần nào đội được phép thay nội dung. Sự khác biệt đó giúp nhiều người dùng mà không ai phá vỡ chuẩn thương hiệu dù vô tình.
Nếu có bản mẫu gốc rồi, đội có cần hướng dẫn thêm không?
Cần. Bản mẫu gốc không tự vận hành được nếu không ai biết phần nào giữ, phần nào sửa. Đội cần được hướng dẫn để hiểu cấu trúc khuôn, cách thêm trang mới và cách cập nhật nội dung mà vẫn giữ đúng chuẩn. Bỏ bước này là lý do phổ biến nhất khiến bản mẫu gốc mua về rồi bỏ xó.
Khoá chặt bản mẫu gốc có làm đội mất linh hoạt không?
Phụ thuộc vào cách thiết kế khuôn. Khoá đúng chỗ, tức là khoá dấu hiệu, màu nền và kiểu chữ, nhưng để mở vùng nội dung thì đội vẫn linh hoạt điền thông tin. Khoá toàn bộ thì đội không điền nổi nội dung cơ bản và phải quay lại nhờ studio. Thiết kế khuôn tốt là tìm đúng ranh giới đó ngay từ đầu, rồi thử bằng nội dung xấu nhất có thật.
Bài viết là thông tin tham khảo. Phạm vi, giá và cam kết cụ thể của Sinh Vũ ghi trong hồ sơ đề xuất và hợp đồng đã ký.