Chuyên môn
Chuyên môn hồ sơ năng lực và báo cáo
Làm sao kể chuyện trên giấy để thắng deal. Kho tri thức tra cứu có sở cứ để Anh / Chị quyết đúng trước khi bắt đầu.
01
Chọn đúng loại tài liệu
Hồ sơ năng lực, báo cáo thường niên hay tài liệu gọi vốn: tình huống nào dùng loại nào.
8 bài- Cần hồ sơ năng lực hay hồ sơ giới thiệu công tyHai loại tài liệu giải hai bài toán khác nhau.
- Khi nào cần bộ trình chiếu gọi vốn, khi nào cần bản thư viếtHồ sơ gọi vốn và bản kể chuyện dạng memo phục vụ hai khoảnh khắc khác nhau.
- Gọi vốn có cần kho hồ sơ cho nhà đầu tư thẩm định khôngData room và tài liệu thẩm định không phải việc làm ngay từ đầu.
- Trình bày với nhà đầu tư: báo cáo thường niên hay hồ sơ năng lực?Gọi vốn mới và báo cáo cho nhà đầu tư hiện hữu là hai tình huống khác nhau, cần hai loại tài liệu khác nhau.
- Bài trình hội đồng quản trị khác bài gọi vốn ở điểm nàoBoard deck và pitch deck phục vụ hai mục đích khác nhau, nên cấu trúc, giọng và nội dung phải khác.
- Đội bán hàng nên cầm mẫu đề xuất hợp tác hay hồ sơ năng lựcHồ sơ năng lực và mẫu đề xuất hợp tác phục vụ hai bước khác nhau trong phễu bán hàng.
- Một tài liệu cho nhiều đối tượng hay tách riêng từng bảnKhi nào nên dùng chung một bản tài liệu, khi nào cần tách riêng cho từng nhóm đọc, và cách giữ nhất quán thương hiệu dù có nhiều bản.
- Danh sách tài liệu tối thiểu cho một vòng gọi vốnBộ tài liệu tối thiểu cho vòng gọi vốn hạt giống gọn hơn nhiều người nghĩ.
02
Khoá câu chuyện và nội dung
Chốt câu chuyện và người đọc trước khi dàn trang.
8 bài- Sinh Vũ viết nội dung hay đội mình phải tự cấp bản gốcSinh Vũ không viết nội dung từ con số không.
- Khoá câu chuyện trước hay dựng thiết kế trướcThiết kế đẹp không chữa được một mạch kể lộn xộn.
- Sắp xếp thông điệp nào lên đầu để người đọc quét nhanhNgười đọc doanh nghiệp quét chứ không đọc kỹ từng chữ.
- Một tài liệu nên dài bao nhiêu trang là vừa đủKhông có con số vàng cho mọi loại tài liệu.
- Xác định đối tượng đọc thật sự trước khi viếtChốt người đọc thật sự và quyết định họ đang cân nhắc trước khi viết chữ đầu tiên.
- Số liệu tài chính và pháp lý nhạy cảm: ai chịu trách nhiệm nội dungKhi tài liệu doanh nghiệp chứa số tài chính hoặc nội dung pháp lý, ranh giới trách nhiệm giữa studio thiết kế và doanh nghiệp phải rõ từ đầu.
- Cắt phần dài dòng tới đâu để không mất thông tinHướng dẫn thực hành để cắt chữ thừa mà giữ đủ bằng chứng và thông tin quyết định, áp dụng cho tài liệu thương hiệu và nội dung tư vấn.
- Khi nào cần bản song ngữ Việt và AnhLàm song ngữ khi có người đọc thật sự không dùng tiếng Việt.
03
Chọn định dạng và cách bàn giao
In cao cấp, PDF gửi đi, file trình chiếu tự sửa hay trang web riêng.
7 bài- Nên nhận PDF hay tệp PowerPoint, Keynote sửa đượcHai định dạng phục vụ hai việc khác nhau.
- In bản đẹp hay chỉ cần bản số lật trang và PDFQuyết định in hay bản số không phải về độ sang, mà về cách tài liệu được trao tận tay.
- Khi nào làm một trang web nhỏ riêng thay vì tài liệu tĩnhMicrosite không phải lúc nào cũng là lựa chọn sang hơn.
- Có cần bản mẫu gốc để đội tự dựng tài liệu về sauKhi nào nên đầu tư bản mẫu gốc, khi nào đó là chi phí thừa.
- Nhận file nguồn InDesign hay Figma để làm gì, có cần khôngFile nguồn InDesign hoặc Figma dùng cho việc gì, khi nào cần nhận, và khi nào bản xuất sửa được là đủ.
- Nhận tệp nào để tự sửa được, không phải nhờ studio mỗi lầnHướng dẫn nhận đúng bộ file bàn giao để đội tự xử lý cập nhật thường ngày mà không cần gọi studio mỗi lần đổi một con số.
- In bao nhiêu bản và lề thời gian in cần chừa cho kịp sự kiệnHướng dẫn xác định số lượng bản in hợp lý và lập lịch ngược từ ngày sự kiện để tài liệu kịp trao tay, không tồn kho, không kẹt nhà in phút chót.
04
Quản lý số liệu và trình bày dữ liệu
Biến bảng số liệu rối thành biểu đồ đọc trong ba giây, và giữ số đúng qua nhiều lần sửa.
7 bài- Bảng số liệu nào nên đổi thành biểu đồ, bảng nào giữ nguyênKhi nào nên chuyển bảng số liệu sang biểu đồ, khi nào nên giữ nguyên dạng bảng.
- Trình bày số liệu tài chính theo chuẩn Việt Nam và chuẩn quốc tế cùng lúcKhi doanh nghiệp phải trình cả VAS lẫn IFRS, cách tách hai bộ số rõ ràng và ghi nhãn đúng giúp người đọc không hiểu nhầm.
- Ai phải duyệt số liệu trước khi inSố liệu trên tài liệu in cần qua đúng người, đúng thứ tự.
- Cần bao nhiêu vòng phản hồi cho tài liệu nặng số liệuTài liệu nhiều bảng biểu và số liệu không cần nhiều vòng, cần đúng vòng.
- Cập nhật số liệu định kỳ mà vẫn giữ chuẩn thương hiệuMỗi kỳ cập nhật số liệu mà tài liệu dần lệch chuẩn là vấn đề phổ biến.
- Giữ bí mật số liệu nhạy cảm khi thuê studio làm tài liệuTrước khi giao số nhạy cảm cho studio thiết kế, Anh / Chị cần làm gì để kiểm soát rủi ro?
- Kiểm tra số liệu khớp giữa các trang trước khi gửi nhà đầu tưTrước khi gửi nhà đầu tư, mọi con số lặp lại phải khớp nhau xuyên suốt bộ tài liệu.
05
Phạm vi, ngân sách, tự làm hay thuê
Làm bao nhiêu tài liệu, ngân sách bao nhiêu là hợp lý, tự làm hay thuê.
8 bài- Tự làm bằng Canva và mẫu có sẵn hay thuê studio thiết kếCanva đủ tốt cho nhiều trường hợp, nhưng không phải tất cả.
- Vì sao không có bảng giá cố định mà phải tư vấn theo phạm viBảng giá cố định chỉ hợp khi sản phẩm chuẩn hoá.
- Nên làm một tài liệu trước hay đầu tư trọn bộ ngay từ đầuHướng dẫn để chủ doanh nghiệp quyết định nên bắt đầu từ một tài liệu đơn lẻ hay đầu tư trọn bộ ngay, dựa trên tình huống thực tế và ngân sách hiện có.
- Ngân sách hợp lý cho từng loại tài liệu thương hiệuKhông có một con số đúng cho mọi doanh nghiệp.
- Chưa có chiến lược nội dung thì có nên làm tài liệu chưaTài liệu đẹp không thay thế được câu chuyện vững.
- Cần tài liệu gấp trong tuần thì nên xử lý thế nàoKhi hạn cứng vài ngày, studio thương hiệu không phải lựa chọn đúng.
- Đặt buổi đào tạo cho đội có đáng tiền khôngKhi nào buổi đào tạo vận hành tài liệu thực sự cần thiết, khi nào là khoản thừa.
- Tiến độ dự án tài liệu doanh nghiệp kéo dài bao lâuTừ một tài liệu đơn lẻ đến trọn bộ báo cáo thường niên, tiến độ thực tế phụ thuộc vào số vòng duyệt và ngày dùng cứng.
06
Đặc thù theo ngành
Mỗi ngành đòi tài liệu khác: quỹ đầu tư, bất động sản, sản xuất, giáo dục.
7 bài- Quỹ đầu tư: báo cáo thường niên và báo cáo môi trường, xã hội, quản trịHướng dẫn cách thiết kế và cấu trúc báo cáo thường niên, báo cáo nhà đầu tư và công bố ESG cho quỹ đầu tư, công ty tài chính tại Việt Nam theo Thông tư 96 và chuẩn quốc tế ISSB, GRI.
- Quỹ đầu tư có phải theo chuẩn báo cáo quốc tế ILPA và quy định SSC khôngILPA là chuẩn tự nguyện của ngành, SSC mới là ràng buộc pháp lý.
- Bất động sản: hồ sơ năng lực chủ đầu tư và phối cảnh 3DHồ sơ năng lực chủ đầu tư cần bằng chứng trước, hình ảnh sau.
- Bất động sản: hồ sơ cho đối tác liên doanh và cơ quan nhà nướcHồ sơ mời đối tác liên doanh và hồ sơ nộp cơ quan nhà nước là hai tài liệu khác bản chất.
- Công ty công nghệ gọi vốn: bộ trình chiếu hay bản thư viếtKhông phải chọn một trong hai.
- Hồ sơ đấu thầu cơ quan nhà nước cần gìLuật Đấu thầu 22/2023 và hồ sơ mời thầu mới là thứ chi phối toàn bộ.
- Hồ sơ song ngữ và đa ngôn ngữ cho doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩuKhi nào doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu cần hồ sơ song ngữ hoặc đa ngôn ngữ, và làm sao tránh lỗi thiết kế và dịch thuật phổ biến.