Ba nhóm người bắt buộc phải có mặt

Trước khi bàn về nội dung buổi làm việc, Sinh Vũ luôn hỏi một câu: "Ai sẽ ngồi trong phòng?" Câu hỏi này không phải thủ tục. Nó quyết định buổi hôm đó có thể ra kết quả ràng buộc hay chỉ là buổi trao đổi thêm một lần nữa.

Ba nhóm không thể thiếu

Trong bất kỳ buổi ra quyết định nhóm nào, có ba chức năng phải được đại diện đầy đủ. Ba chức năng này không nhất thiết là ba người khác nhau, nhưng thiếu một chức năng thì kết quả buổi không có giá trị ràng buộc.

• Người có quyền phê duyệt cuối (decision authority): Người có thể nói "chúng ta làm thế này" và quyết định đó đứng vững. Không phải người đại diện, không phải người "sẽ báo cáo lại". Nếu người này vắng mặt, mọi thứ trong phòng vẫn là dự thảo.
• Người nắm thông tin gốc (information holder): Người giữ dữ liệu thực tế mà người khác không có, ví dụ: ngân sách thực, năng lực sản xuất, phản hồi khách hàng trực tiếp. Quyết định thiếu thông tin này thường phải sửa ngay sau khi người nắm thông tin nghe lại kết quả.
• Người thực thi (implementer): Người sẽ chuyển hóa kết quả buổi làm việc thành hành động cụ thể. Họ nhìn thấy ràng buộc thực tế mà cấp trên không nhìn thấy từ trên xuống.

Khung RACI (viết tắt của Responsible, Accountable, Consulted, Informed, tức là: người làm, người chịu trách nhiệm, người được hỏi ý kiến, người được thông báo) trong quản lý dự án phân biệt rõ bốn vai này. Sinh Vũ dùng cách tư duy tương tự để xác định ai thực sự cần ngồi trong phòng, và ai chỉ cần nhận biên bản sau.

Khi nào dời buổi, khi nào hạ scope

Facilitator cần xác nhận ai là 'primary client' trước khi thiết kế nội dung, vì đây là người có quyền định nghĩa thành công của buổi.

Roger Schwarz, The Skilled Facilitator, Jossey-Bass

Lỗi thường gặp khi chọn người tham dự

• Mời đúng cấp nhưng nhầm người: Cử đại diện thay vì người thực sự nắm quyền quyết. Buổi kết thúc, đại diện về báo cáo, người ra quyết định thực sửa lại từ đầu.
• Người ra quyết định có mặt nhưng không thực sự tham gia: Họ coi buổi là thủ tục, ngồi nhưng không ra quyết định trong phòng. Kết quả trở thành bản trình bày chờ phê duyệt sau.
• Thiếu người thực thi: Kế hoạch trông hoàn hảo trong phòng, vỡ ngay khi người thực thi nhận bàn giao vì phát hiện ràng buộc mà người ra quyết định không thấy.
• Nhầm lẫn giữa người liên quan và người cần có mặt: Phòng đông 15 người nhưng vẫn thiếu đúng hai người cần thiết. Kết quả: thảo luận loãng, không ra được quyết định.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ xác nhận danh sách người tham dự như một điều kiện trong hợp đồng, không phải gợi ý. Trước khi chốt lịch, Sinh Vũ sẽ hỏi Anh / Chị ba câu: Ai là người có thể ký duyệt quyết định ngay trong buổi? Ai giữ thông tin gốc về khách hàng và năng lực thực tế của công ty? Ai sẽ là người thực hiện kết quả sau buổi làm việc này?

Nếu ba câu hỏi này chưa có câu trả lời rõ ràng, buổi làm việc chưa sẵn sàng để diễn ra. Không phải vì thủ tục, mà vì tổ chức buổi đầy đủ hình thức trong khi chưa thể ra kết quả ràng buộc là lãng phí thực sự cho cả hai bên.

Quy mô nhóm cũng là giới hạn cứng: Sinh Vũ không tổ chức buổi workshop vượt quá 12 người. Khi nhóm lớn hơn ngưỡng đó, chất lượng thảo luận giảm và việc đạt đến quyết định thực sự trở nên rất khó. Nếu danh sách ban đầu của Anh / Chị dài hơn, bước đầu tiên là phân loại lại ai thuộc ba nhóm cần có mặt và ai chỉ cần nhận kết quả sau.

Câu hỏi thường gặp

Nếu giám đốc bận, có thể cử phó giám đốc thay thế không?

Được, nếu phó giám đốc thực sự có thẩm quyền phê duyệt trong phạm vi buổi hôm đó, không phải chỉ đại diện hình thức. Sinh Vũ thường hỏi thẳng: 'Nếu buổi này ra quyết định X, anh/chị có thể ký duyệt ngay không?' Nếu câu trả lời là 'cần báo cáo lại sếp', thì người đó không đủ thẩm quyền và buổi cần được thiết kế lại thành buổi chuẩn bị thông tin thay vì buổi ra quyết định.

Phòng quá đông thì xử lý thế nào?

Sinh Vũ không tổ chức buổi workshop quá 12 người vì chất lượng thảo luận giảm rõ rệt khi nhóm lớn hơn. Nếu danh sách ban đầu vượt ngưỡng đó, bước đầu tiên là phân loại lại: ai thực sự thuộc ba nhóm cần có mặt, ai chỉ cần nhận biên bản sau. Thường thì danh sách co lại tự nhiên sau khi phân loại này.

Người thực thi có nhất thiết phải ngồi cùng phòng với lãnh đạo không?

Có, đây là điểm nhiều tổ chức hay bỏ qua. Người thực thi nhìn thấy ràng buộc thực tế mà người ra quyết định không thấy từ trên xuống. Nếu họ vắng mặt, kế hoạch trông khả thi trong phòng nhưng vỡ ngay khi triển khai. Nếu không thể có mặt, cần có bước chuyển giao riêng sau buổi, và Sinh Vũ sẽ thiết kế thêm bước đó vào quy trình.