Tư vấn hay họp nhóm: ai nắm quyết định
Câu hỏi không phải chọn hình thức nào hay hơn, mà là ai cần tin vào kết quả đó để thực thi nó.
Nếu Anh / Chị là người quyết duy nhất và chỉ cần một góc nhìn ngoài cuộc để phản biện, đó là tư vấn. Nếu quyết định cần cả đội cùng tin và cùng làm, đó là workshop điều phối: người điều phối giữ tiến trình để chính đội ngũ tự đi đến câu trả lời. Nguyên tắc phân biệt gọn trong một câu: ai sở hữu kết quả thì có động lực thực thi nó.
- Anh / Chị là người quyết duy nhất, cần phản biện ngoài cuộc
- cần chuyên môn mà nội bộ chưa có
- vấn đề gọn, chỉ cần một lời khuyên rõ
- nhiều người phải cùng chốt và cùng thực thi
- kỳ vọng một buổi vừa tư vấn chuyên sâu vừa tạo đồng thuận
- mua tư vấn rồi trách đội không làm theo
Câu hỏi này rất hay gặp, và câu trả lời không nằm ở chỗ hình thức nào hay hơn. Nó nằm ở một câu duy nhất: sau buổi làm, ai là người phải sở hữu và thực thi quyết định đó? Câu trả lời cho câu hỏi đó sẽ tự chỉ đường cho Anh / Chị.
Hai hình thức, hai cơ chế khác nhau
Tư vấn (consulting) theo mô hình chuyên gia là người ngoài phân tích tình huống rồi đưa ra lời khuyên hoặc giải pháp. Anh / Chị nghe, cân nhắc, rồi quyết. Chuyên gia chịu trách nhiệm về chất lượng lời khuyên, còn quyết định và hành động là của Anh / Chị.
Workshop điều phối (facilitation) hoạt động theo cơ chế ngược lại. Người điều phối (facilitator) trung lập về nội dung: họ không có câu trả lời sẵn để đặt lên bàn, và cũng không có quyền quyết định. Vai trò của họ là thiết kế và giữ tiến trình để chính đội ngũ trong phòng cùng suy nghĩ, khám phá lựa chọn và đi đến quyết định của mình. Theo định nghĩa của IAF (Hiệp hội Điều phối viên Quốc tế), người điều phối chỉ chịu trách nhiệm về tiến trình, không phải về nội dung.
Một dạng trung gian cũng tồn tại: tư vấn theo lối điều phối (facilitative consultant), người vừa giữ tiến trình vừa bổ sung chuyên môn nội dung khi cần. Nhưng đây là vai khó, và dùng sai lúc thì cả hai việc đều không trọn.
Khi nào chọn tư vấn
- Anh / Chị là người quyết duy nhất và chỉ cần một góc nhìn ngoài cuộc để phản biện hoặc mở rộng góc nhìn.
- Vấn đề cần chuyên môn cụ thể mà nội bộ chưa có, ví dụ: kiến trúc thương hiệu, chiến lược đặt tên, phân tích cạnh tranh.
- Câu hỏi gọn và rõ, chỉ cần một lời khuyên có lý giải, không cần cả đội ngồi lại.
- Anh / Chị đã có phương án trong đầu và muốn ai đó đủ thẳng thắn để chỉ ra lỗ hổng.
Khi nào chọn workshop
- Quyết định cần nhiều người cùng tin và cùng thực thi sau đó, ví dụ: định vị thương hiệu, giá trị cốt lõi, hướng truyền thông.
- Đang có bất đồng trong đội cần được gỡ trong phòng, không phải giải quyết từ trên xuống.
- Anh / Chị muốn đội sở hữu quyết định để có động lực thực thi đến cùng, thay vì làm theo vì được giao.
- Cả nhóm cần cùng nhìn thấy bức tranh đầy đủ trước khi chốt, không phải chỉ một người nghe rồi kể lại.
Workshop: Phù hợp khi nhiều người cần cùng chốt, cần gỡ bất đồng, hoặc muốn đội tự sở hữu kết quả. Rủi ro: tốn thời gian và không phù hợp nếu người tổ chức thực ra đã có câu trả lời muốn mọi người đồng ý.
Lỗi thường gặp
Lỗi phổ biến nhất là mua tư vấn rồi trách đội không làm theo. Không phải vì lời khuyên sai, mà vì đội không tham gia ra quyết định nên không thấy đó là quyết định của họ. Edgar Schein gọi đây là ranh giới giữa tham vấn theo mô hình chuyên gia và tham vấn tiến trình (process consultation): mô hình thứ hai đặt việc chẩn đoán và ra quyết định vào tay chính chủ nhà.
Lỗi thứ hai nguy hiểm hơn về niềm tin: gọi là workshop nhưng thực chất chỉ muốn cả đội đồng ý với câu trả lời đã có sẵn. Người tham dự thường cảm nhận được điều này. Một khi họ biết tiến trình chỉ là hình thức, sự tham gia của họ các lần sau sẽ giảm, và văn hoá ra quyết định trong tổ chức bị tổn thương lâu dài.
Lỗi thứ ba là kỳ vọng một buổi vừa cho lời khuyên chuyên sâu vừa tạo đồng thuận toàn đội. Hai mục tiêu đó không xung đột nhau về nguyên tắc, nhưng cần được thiết kế rõ ràng, không thể nhét vào cùng một buổi mà không hy sinh bên nào.
Người điều phối trung lập về nội dung và chỉ chịu trách nhiệm về tiến trình.
IAF, International Association of Facilitators
Nguyên tắc để phân biệt khá nhất quán: ai sở hữu kết quả thì có động lực thực thi nó. Với quyết định nhiều bên, điều phối giúp đội tự đi đến câu trả lời mà họ tin, thay vì đặt một bản tư vấn đẹp lên bàn rồi chờ xem ai làm theo.
Bảng kiểm quyết định
Chủ đề: Tư vấn riêng hay họp làm việc cả nhóm: chọn hình thức nào. Cẩm nang Sinh Vũ, sinhvu.com
Bấm chọn từng mục Anh / Chị thấy đúng, rồi bấm in hoặc lưu thành PDF để mang theo.
Nếu Anh / Chị đánh dấu phần lớn ở nhóm dấu hiệu trên, đây là lúc nên trao đổi kỹ hơn. Sinh Vũ có thể cùng Anh / Chị soi lại và đề xuất hướng đi.
Nguồn tham khảo
IAF (International Association of Facilitators), About facilitation. Roger Schwarz, The Skilled Facilitator. Edgar Schein, Process Consultation: Building the Helping Relationship. Kinh nghiệm thực hành Sinh Vũ.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể gộp cả hai: vừa nghe tư vấn vừa chạy workshop trong cùng một buổi không?
Về lý thuyết, có một dạng kết hợp gọi là tư vấn theo lối điều phối (facilitative consultant): người đó vừa giữ tiến trình vừa bổ sung chuyên môn nội dung khi cần. Tuy nhiên, gộp hai vai trong một buổi ngắn thường dẫn đến kỳ vọng chồng chéo và không vai nào được làm trọn. Nên xác định trọng tâm chính trước, rồi mới thiết kế buổi làm.
Chúng tôi đã có kết luận sẵn, chỉ cần cả đội đồng ý. Dùng workshop có phù hợp không?
Đây là lỗi phổ biến nhất: gọi là workshop nhưng mục tiêu thực sự là thuyết phục đội đồng ý với quyết định đã có sẵn. Người tham dự thường cảm nhận được điều này và niềm tin vào tiến trình sẽ mất. Nếu Anh / Chị đã chốt xong, hình thức phù hợp hơn là buổi trình bày quyết định và thảo luận thực thi, không phải workshop điều phối.
Bài viết là thông tin tham khảo. Phạm vi, giá và cam kết cụ thể của Sinh Vũ ghi trong hồ sơ đề xuất và hợp đồng đã ký.