Ai giữ bộ luật để nó không trôi
Phần lớn bộ luật không chết vì tệp xấu mà vì không ai được giao trông coi sau khi bàn giao xong.
Cần một người trong doanh nghiệp được ghi tên làm người giữ chuẩn, kèm quyền dừng bản sai, thời gian dành cho việc này mỗi tuần và một người thay khi họ nghỉ. Không có tên thì đó là việc của mọi người và rốt cuộc không của ai. Điều này cần quyết ngay từ lúc khởi động dự án, không đợi tới buổi bàn giao.
- đội lớn đa phòng ban cần vai trò rõ ràng
- nhiều đối tác ngoài cần một đầu mối tuân thủ
- bộ luật vừa bàn giao cần người giữ ngay
- giao cho người không có thẩm quyền nên không ai nghe
- coi bộ luật là việc xong một lần, không cập nhật
- chỉ định người giữ chuẩn nằm ngoài doanh nghiệp
Câu hỏi ai giữ chuẩn thường bị bỏ qua trong buổi bàn giao, vì lúc đó mọi thứ còn mới và đội ngũ còn hào hứng. Một thời gian sau, tệp vẫn đó nhưng không ai biết phiên bản nào là mới nhất, không ai trả lời khi cộng tác viên hỏi, và lệch nhỏ tích thành thói quen. Đây không phải lỗi của bộ luật, đây là lỗi quản trị.
Tại sao "việc của mọi người" là bẫy
Quản trị thương hiệu (brand governance, tức hệ thống kiểm soát và duy trì tính nhất quán của thương hiệu) mà không có người được chỉ định thì mặc định thành trách nhiệm của tất cả, và do đó của không ai. Ai cũng có thể quyết định nhưng không ai được giao quyền quyết. Kết quả là mỗi người tự diễn giải theo cách tiện nhất lúc đó.
Bộ luật thường chết yểu ở giai đoạn vận hành hơn là giai đoạn xây dựng, vì không ai giữ vai trò bắt lỗi và cập nhật. Chỉ định một người cụ thể mới giữ được luật sống.
Ai nên giữ chuẩn
Đội nhỏ, dưới mười người: chủ doanh nghiệp thường là người giữ chuẩn. Không cần phức tạp hơn, miễn là biết bản mới nhất ở đâu, ai được gửi khi thuê cộng tác viên ngoài, và vẫn ghi tên một người thay khi Anh / Chị vắng.
Đội lớn, nhiều phòng ban hoặc nhiều đối tác ngoài: cần chỉ định một người giữ chuẩn ngay trong doanh nghiệp, không phải studio hay đơn vị quảng cáo bên ngoài, vì người ấy phải có mặt hằng ngày khi bài đăng và ấn phẩm được làm ra. Cả đội ngũ cần biết tên người ấy để hỏi khi cần.
Người giữ chuẩn không nhất thiết là nhà thiết kế. Họ cần hiểu thương hiệu đủ để đánh giá đúng sai, và có đủ thẩm quyền để được nghe khi cần siết lệch.
Nên ghi thành một dòng: tên, chức vụ, số giờ mỗi tuần dành cho việc này, và tên người thay khi họ nghỉ phép hay nghỉ việc. Chủ doanh nghiệp ký dưới dòng ấy một câu: người này được dừng một ấn phẩm sai chuẩn, kể cả khi chính chủ đặt. Quyền dừng bản sai không có chữ ký của người đứng đầu thì chỉ là lời nhờ.
Người giữ chuẩn cần làm gì
- Giữ nguồn bản chuẩn mới nhất và biết bản đó đang ở đâu, không để nhiều phiên bản trôi nổi trong các kênh chat.
- Là đầu mối tiếp nhận câu hỏi tuân thủ từ đội ngũ nội bộ lẫn đối tác ngoài.
- Bắt lỗi lệch sớm, trước khi lệch nhỏ thành thói quen lan rộng.
- Chủ động cập nhật bộ luật khi thương hiệu đổi kênh, ra sản phẩm mới, hoặc xuất hiện tình huống chưa có trong bộ luật cũ.
Bộ luật là hệ sống, không phải dự án làm một lần rồi xong. Một bộ luật không được cập nhật là bộ luật đang bị bỏ quên.
Thử sau một tháng
Hỏi ba nhân viên ở ba bộ phận: bài đăng này sai màu thì hỏi ai? Đạt khi cả ba nói cùng một tên. Hỏng khi ba câu trả lời khác nhau, khi câu trả lời là "chắc là hỏi sếp", hoặc khi đó là tên một người ngoài doanh nghiệp.
Lỗi thường gặp sau bàn giao
- Bàn giao xong không chỉ định ai giữ, một thời gian sau bộ luật trôi dạt và không ai nhớ tệp đó ở đâu.
- Ghi tên người giữ chuẩn nhưng không ghi người thay, nên người ấy nghỉ là vai trò trống.
- Giao cho người không có thẩm quyền trong tổ chức, nên khi cần siết lệch thì không ai nghe.
- Coi bộ luật là việc xong một lần, không cập nhật khi thương hiệu mở rộng kênh hoặc ra dòng sản phẩm mới.
- Lưu bộ luật trong tệp tải về một lần, không có nơi truy cập tập trung, dẫn đến nhiều phiên bản cũ mới lẫn lộn.
Bảng kiểm quyết định
Chủ đề: Ai giữ bộ luật thương hiệu sau bàn giao. Cẩm nang Sinh Vũ, sinhvu.com
Bấm chọn từng mục Anh / Chị thấy đúng, rồi bấm in hoặc lưu thành PDF để mang theo.
Nếu Anh / Chị đánh dấu phần lớn ở nhóm dấu hiệu trên, đây là lúc nên trao đổi kỹ hơn. Sinh Vũ có thể cùng Anh / Chị soi lại và đề xuất hướng đi.
Nguồn tham khảo
We Brand · Brand Governance Process Step-by-Step; Marq · Brand Governance Framework; Frontify · What is brand governance. Kinh nghiệm thực hành của Sinh Vũ.
Câu hỏi thường gặp
Nếu đội nhỏ, chỉ có mình tôi thì sao?
Anh / Chị tự giữ chuẩn được, miễn là có ý thức rõ về vai trò đó và vẫn ghi tên một người thay khi Anh / Chị vắng hay nghỉ. Điều quan trọng là Anh / Chị biết bản mới nhất ở đâu, và khi thuê cộng tác viên ngoài thì chủ động gửi đúng tệp đó thay vì để họ tự mò. Vấn đề thường xuất hiện khi đội lớn dần mà chưa ai được chỉ định.
Có cần người giữ chuẩn phải là dân thiết kế không?
Không nhất thiết. Người giữ chuẩn cần hiểu thương hiệu đủ để đánh giá đúng sai, và có đủ thẩm quyền trong tổ chức để nói 'cái này lệch, cần sửa' rồi được nghe. Nếu họ không rành kỹ thuật thiết kế, nên có một danh sách kiểm tra nhanh để biết mình cần hỏi ai và hỏi điều gì, và nên dự các buổi chốt hướng để nghe lý do thiết kế tận tai thay vì chỉ đọc lại.
Sau bàn giao, đơn vị thiết kế có hỗ trợ tiếp không?
Tuỳ từng đơn vị và từng hợp đồng, nên Anh / Chị hỏi rõ trước khi ký: bản mới nhất được lưu ở đâu, có đồng hành định kỳ hay không, ai trả lời khi có tình huống mới. Dù ai hỗ trợ, người giữ chuẩn vẫn phải là người bên trong doanh nghiệp. Đơn vị bên ngoài chỉ tư vấn và trao công cụ.
Bài viết là thông tin tham khảo. Phạm vi, giá và cam kết cụ thể của Sinh Vũ ghi trong hồ sơ đề xuất và hợp đồng đã ký.