Nuôi đội video in-house hay thuê ngoài?

Chốt nhanh

Đội video trong nhà có lợi khi khối lượng sản xuất đủ lớn và đủ đều để lấp đầy thời gian làm việc của ít nhất một người toàn thời gian, khi tốc độ phản ứng dưới 24 giờ là yêu cầu thường xuyên, hoặc khi nội dung liên quan đến bí mật kinh doanh chưa thể chia sẻ bên ngoài. Phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam chưa đủ khối lượng đều đặn để mô hình in-house tối ưu chi phí so với thuê ngoài.

Câu hỏi "nên nuôi đội video trong nhà hay thuê ngoài" thường xuất hiện sau khi Anh Chị đã trải qua một trong hai tình huống: hoặc là vừa trả tiền thuê đội ngoài cho một dự án lớn và thấy đắt, hoặc là vừa nuôi người in-house một thời gian mà thấy chất lượng không như kỳ vọng. Cả hai cảm giác đó đều hợp lý, nhưng chúng không đủ để đưa ra quyết định đúng. Anh Chị cần kiểm tra ba yếu tố cốt lõi trước.

Ba yếu tố quyết định trước khi chọn hướng

Không có hướng nào tốt hơn hướng nào một cách tuyệt đối. Câu trả lời phụ thuộc vào ba câu hỏi cụ thể:

Khối lượng có đủ và đều không? Một người làm video toàn thời gian cần được lấp đầy khoảng 160 giờ mỗi tháng. Nếu Anh Chị chỉ cần hai đến bốn video mỗi tháng, phần lớn thời gian người đó sẽ ngồi chờ việc, hoặc làm việc không thuộc năng lực cốt lõi của họ. Đây là dấu hiệu rõ nhất cho thấy thuê ngoài sẽ tiết kiệm hơn.
Tốc độ phản ứng có phải yêu cầu thường xuyên không? Nếu Anh Chị cần video trong vòng 24 đến 48 giờ liên tục, mỗi tuần, thì đội trong nhà là lợi thế thực sự. Nếu tốc độ này chỉ là yêu cầu thỉnh thoảng, có thể giải quyết bằng hợp đồng ưu tiên với đối tác ngoài.
Nội dung có liên quan đến bí mật kinh doanh không? Sản phẩm chưa ra mắt, số liệu chiến lược, quy trình nội bộ, đây là những thứ Anh Chị có thể không muốn chia sẻ với đội ngoài. Trường hợp này, in-house là lựa chọn an toàn hơn.

Tổng chi phí thực sự của đội in-house

Lỗi phổ biến nhất khi so sánh hai hướng là chỉ tính lương của người làm video, rồi đem con số đó so với báo giá thuê ngoài. Cách tính này bỏ sót phần lớn chi phí thực.

Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership, tức toàn bộ chi phí khi vận hành một đội) bao gồm: lương và bảo hiểm xã hội, thiết bị quay và ánh sáng, phần mềm dựng phim và bản quyền nhạc, không gian làm việc và kho lưu trữ dữ liệu, thời gian đào tạo và cập nhật kỹ năng, cộng với chi phí tuyển dụng lại khi người giỏi nghỉ việc, một khoản không nhỏ trong ngành sáng tạo vốn có biến động nhân sự cao.

Chỉ khi Anh Chị cộng đủ các khoản này và so sánh với tổng chi phí thuê ngoài cho cùng khối lượng công việc, mới có con số thật để quyết định.

In-house: chi phí cố định cao hơn, phù hợp khi khối lượng lớn và đều. Kiểm soát tốc độ và bí mật. Rủi ro khi nhân sự nghỉ việc hoặc thiếu chỉ đạo sáng tạo.

Thuê ngoài: chi phí biến đổi theo dự án, phù hợp khi nhu cầu không đều hoặc cần chuyên môn khác nhau cho từng loại video. Rủi ro nếu thiếu brief rõ ràng và hệ thống thương hiệu đủ vững.

Khung Cốt lõi và Hỗ trợ để định hướng lâu dài

Geoffrey Moore trong cuốn Dealing with Darwin đề xuất một cách phân loại năng lực nội bộ: năng lực cốt lõi (Core) là những thứ tạo ra lợi thế cạnh tranh thực sự cho doanh nghiệp, cần giữ trong nhà và đầu tư phát triển. Năng lực hỗ trợ (Context) là những thứ cần thiết để vận hành nhưng không tạo ra sự khác biệt, nên thuê ngoài để tập trung nguồn lực.

Câu hỏi Anh Chị cần tự hỏi: sản xuất video có phải là lý do khách hàng chọn doanh nghiệp của mình không? Nếu Anh Chị là công ty truyền thông hoặc nền tảng nội dung, câu trả lời là có, và đội video in-house là năng lực cốt lõi. Nếu Anh Chị bán sản phẩm hoặc dịch vụ khác và video chỉ là công cụ marketing, đây là năng lực hỗ trợ, và thuê ngoài là hướng hợp lý hơn.

Lỗi thường gặp khi quyết định sai hướng

Thuê người toàn thời gian nhưng không có đủ việc ổn định. Người giỏi sẽ ra đi vì nhàm chán, người ở lại thường là người không có nhiều lựa chọn khác.
Nuôi đội in-house nhưng không đầu tư vào chỉ đạo sáng tạo và hệ thống thương hiệu. Chất lượng ban đầu có thể ổn, nhưng sẽ trôi dạt theo thời gian vì thiếu neo định hướng.
Nghĩ rằng in-house đồng nghĩa với kiểm soát tốt hơn. Thiếu brief rõ ràng thì dù người làm ngồi ngay cạnh bàn Anh Chị, video vẫn sẽ không đúng định hướng thương hiệu.
Không tính chi phí thiết bị và phần mềm vào bài toán so sánh, rồi ngạc nhiên khi thấy in-house không rẻ hơn thuê ngoài như kỳ vọng.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ không làm nội dung hàng ngày cho khách, vì đó không phải điểm mạnh cốt lõi của studio này. Sinh Vũ xây khung thương hiệu và hệ template motion, tức bộ mẫu chuyển động có thể tùy chỉnh, để đội in-house của khách tự chạy tiếp sau khi tài sản lõi đã được định hình đúng.

Mô hình này cho phép doanh nghiệp có cả hai lợi thế cùng lúc: chất lượng định vị chuyên nghiệp cho những tài sản thương hiệu quan trọng, và tốc độ của đội in-house cho nội dung thường ngày. Anh Chị không cần chọn một trong hai nếu biết phân chia đúng loại công việc cho đúng nguồn lực.

Giữ trong nhà những năng lực tạo ra lợi thế cạnh tranh. Thuê ngoài những năng lực chỉ cần làm tốt chứ không cần làm khác biệt.
Đúc rút từ khung Core vs Context, Geoffrey Moore, Dealing with Darwin

Nguồn tham khảo

Geoffrey Moore, Dealing with Darwin, khung Core vs Context. Nguyên lý Total Cost of Ownership trong quản trị chi phí chuẩn. Kinh nghiệm thực hành tư vấn thương hiệu và sản xuất motion của Sinh Vũ Studio.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có một người quay phim kiêm dựng phim toàn thời gian. Vậy là đã đủ để coi là đội in-house chưa?

Một người có thể xử lý được lượng việc nhất định, nhưng rủi ro tập trung vào một cá nhân rất cao: khi người đó nghỉ việc hoặc nghỉ bệnh, toàn bộ sản xuất dừng lại. Anh Chị nên xem người này là hạt nhân điều phối nội dung, và vẫn duy trì một đối tác sản xuất ngoài cho các dự án quan trọng hoặc cần chuyên môn sâu hơn.

Thuê đội ngoài thì làm sao kiểm soát được chất lượng và tiến độ?

Kiểm soát chất lượng không đến từ việc người làm ngồi trong cùng văn phòng, mà đến từ brief rõ ràng, hệ thống brand guideline đầy đủ và quy trình phê duyệt có cột mốc cụ thể. Đội in-house thiếu brief rõ vẫn ra video không đúng định hướng, trong khi đội ngoài có brief tốt có thể thực thi chính xác hơn. Đầu tư vào tài liệu hướng dẫn thương hiệu trước khi thuê ngoài là bước không thể bỏ qua.