Quyết định không chết ở buổi làm, chết ở 90 ngày sau

Sau mỗi buổi tư vấn, người làm nghề cẩn thận thường hỏi khách một câu: "Ai trong đội sẽ là người nhắc lại quyết định này sau ba tuần?" Câu hỏi đó không phải lịch sự xã giao. Đó là cách kiểm tra xem quyết định vừa được chốt có thật sự trụ được qua tuần đầu tiên hay không. Kinh nghiệm thực hành cho thấy phần lớn quyết định không chết vì sai, mà chết vì bị quên.

Vì sao 90 ngày đầu là quãng nguy hiểm nhất

Sau buổi làm, mọi người ra về với năng lượng tốt, danh sách việc cần làm trong tay và ý chí khá cao. Nhưng ngay khi quay lại bàn làm việc, email, cuộc họp và khủng hoảng nhỏ hằng ngày lại ập vào. Những việc đã chốt bắt đầu lùi xuống, rồi lùi thêm, rồi biến mất.

Jeffrey Pfeffer và Robert Sutton gọi đây là "khoảng cách biết và làm" (knowing-doing gap): tổ chức biết phải làm gì nhưng không làm được. Không phải vì thiếu thông tin, mà vì thiếu cơ chế duy trì hành động. Khoảng cách này không tự đóng lại. Cần có ai đó, hoặc một cơ chế nào đó, cố tình giữ nó không giãn ra.

Sam Kaner, người đặt nền tảng cho thực hành tham dự ra quyết định hiện đại, nói rõ hơn: một buổi làm không kết thúc ở lúc ra quyết định. Nó kết thúc ở lúc quyết định được thực thi một cách bền vững. Buổi tư vấn chỉ là điểm khởi đầu.

Các yếu tố để cân nhắc mức độ theo dõi

• Độ lớn và thời gian triển khai: Quyết định chiến lược kéo dài nhiều tháng, liên quan nhiều người cần theo dõi có cấu trúc. Quyết định một lần, gọn, ít người thực thi thì không cần bộ máy nặng.
• Năng lực tự giữ nhịp của đội: Đội đã quen tự chịu trách nhiệm, có người chủ động theo dõi nội bộ thì vai trò của người ngoài chỉ cần rất nhẹ. Đội chưa có thói quen đó thì người ngoài giúp ích rõ hơn.
• Số lượng người liên quan: Khi quyết định đòi hỏi sự phối hợp chéo giữa nhiều bộ phận, tính chịu trách nhiệm nội bộ thường yếu hơn. Ai cũng nghĩ người kia đang xử lý.
• Nguy cơ vướng phát sinh: Một số quyết định nhìn rõ lúc chốt nhưng lại gặp điểm mù khi triển khai thật. Theo dõi giúp phát hiện sớm và điều chỉnh trước khi trệch hướng quá xa.

Khi nào chọn mức nào

Lỗi thường gặp sau buổi làm

• Chốt xong, ai về nhà nấy: Không hẹn buổi rà nào, không cử ai giữ nhịp nội bộ. Quyết định lặng lẽ trôi trong hai tuần đầu và không ai để ý.
• Theo dõi quá dày thành gánh nặng: Họp nhiều quá, đội thấy phiền hơn là được giúp. Theo dõi mà không gỡ vướng thật thì chỉ là họp thêm cho có.
• Chỉ hỏi "xong chưa" mà không gỡ: Khi việc kẹt, câu hỏi đúng là "kẹt ở đâu và cần gì để tiếp tục", chứ không chỉ là "xong chưa". Theo dõi mà không đi kèm với hỗ trợ thật thì khách không có lý do để mang vướng mắc ra nói.
• Nghĩ theo dõi là việc của người ngoài: Người tư vấn có thể giữ khung và gỡ vướng kỹ thuật, nhưng không thể thay thế người nội bộ chịu trách nhiệm đẩy việc mỗi ngày. Hai vai này cần cùng lúc.

Rà lại việc kỳ trước ở đầu mỗi buổi tạo ra tính chịu trách nhiệm. Không có cơ chế đó, mọi danh sách việc cần làm chỉ là danh sách ý định.

Chuẩn thực hành theo dõi action items, Convene

Bài viết là thông tin tham khảo. Phạm vi, giá và cam kết cụ thể của Sinh Vũ ghi trong hồ sơ đề xuất và hợp đồng đã ký.