Người quyết bận: họp hay dời lại?
Thiếu người quyết, buổi họp có thể trở thành buổi nói chuyện không dẫn đến đâu, trừ khi Anh / Chị chọn đúng lối.
Có ba lối xử lý: dời buổi để có đủ người quyết, để người bận uỷ quyền rõ ràng cho một người trong phòng được chốt thay, hoặc hạ mục tiêu buổi họp xuống thành khuyến nghị để trình lại. Với buổi trình phương án, lối hợp nhất thường là dời, vì thiếu người quyết thì buổi ấy chỉ còn là buổi tập dượt. Điều tệ nhất là cứ họp như thể sẽ chốt trong khi ai cũng biết người quyết vắng mặt: quyết định treo và cả buổi thành công cốc.
- quyết định lớn khó đảo, người vắng là người có tiếng nói cuối, nhất là buổi trình phương án: nên đợi
- người vắng tin tưởng, uỷ quyền rõ cho một người: cứ làm (buổi khám phá, chốt hướng)
- cần giữ đà, quyết định còn điều chỉnh được: làm ở mức khuyến nghị rồi chốt cứng sau khi trình
- uỷ quyền mập mờ kiểu cứ bàn đi rồi báo lại
- họp lấy lệ để không phí lịch, kết quả treo
Trước mỗi buổi trình hay buổi chốt, câu hỏi đầu tiên nên là: ai là người sẽ ký cuối và người đó có mặt không? Nếu câu trả lời là không, thì cần quyết định cách xử lý ngay từ trước khi vào phòng, không phải sau khi đã họp xong hai tiếng.
Tại sao người quyết quan trọng đến vậy
Trong dự án thương hiệu, có những lựa chọn mang tính định hướng dài hạn: tên thương hiệu, định vị (vị trí mà thương hiệu chiếm trong tâm trí khách hàng), hệ màu sắc chủ đạo, giọng điệu truyền thông. Những lựa chọn này khó đảo ngược sau khi đã triển khai ra thị trường. Nếu người có thẩm quyền ký cuối không có mặt khi nhóm thảo luận, rủi ro lớn nhất không phải là buổi họp kém hiệu quả, mà là quyết định bị lật lại sau khi cả nhóm đã đổ sức vào.
Người vắng mặt thường có những ràng buộc ngầm mà nhóm không biết: một màu sắc họ đã dị ứng từ câu chuyện cũ, một cái tên có liên quan đến đối thủ, một ngân sách trần mà họ chưa công bố. Khi nhóm chốt xong mới trình lên, và lúc đó sếp phủ, công sức của buổi hôm đó gần như bằng không.
Ba lối xử lý khi người quyết vắng mặt
Lối 1: Dời buổi. Áp dụng khi quyết định lớn, khó đảo ngược, và người vắng là người có tiếng nói cuối. Với buổi trình phương án, đây là lối hợp nhất: buổi trình là nơi bảo vệ một quyết định đã chín trước người quyết, nên thiếu họ thì buổi chỉ còn là tập dượt cho một buổi khác. Chi phí dời một buổi họp thường nhỏ hơn nhiều so với chi phí làm lại sau khi bị lật kèo. Nếu không gặp mặt được, nên trình qua cuộc gọi có người dẫn rồi gửi tệp sau, thay vì gửi tệp qua tin nhắn để người quyết xem một mình, không có lý do đi kèm.
Lối 2: Uỷ quyền rõ ràng. Người bận tin tưởng và chỉ định một người trong phòng được chốt thay, kèm ràng buộc cụ thể về ngân sách, tiêu chí bắt buộc, thời hạn. Uỷ quyền phải rõ đến mức người được uỷ quyền biết chính xác mình được phép làm gì và không được làm gì. Lối này hợp với buổi khám phá hay chốt hướng hơn là buổi trình phương án.
Lối 3: Hạ mục tiêu buổi xuống thành khuyến nghị. Nếu cần giữ đà và quyết định còn điều chỉnh được, nhóm vẫn họp nhưng mục tiêu là ra khuyến nghị có cơ sở để trình lại, không phải chốt cứng. Điều kiện: mọi người trong phòng đều biết và đồng ý với mục tiêu này ngay từ đầu, và buổi này được gọi đúng tên là buổi khám phá, không phải buổi trình.
Lỗi thường gặp khi thiếu người quyết
- Uỷ quyền mập mờ: Sếp nói "cứ bàn đi rồi báo lại" mà không kèm ràng buộc nào. Nhóm họp, chốt, trình lại, sếp lật từ đầu vì nhóm đã đi sai một tiêu chí ngầm mà sếp chưa bao giờ nói ra.
- Họp lấy lệ để không phí lịch: Ai cũng biết không thể chốt hôm nay nhưng không ai dám nói thẳng. Buổi kết thúc với một đống ghi chú và không một quyết định nào thực sự được đưa ra.
- Quên hỏi ràng buộc tuyệt đối: Nhóm không hỏi trước người quyết có điều gì nhất định không thể thay đổi không. Đến khi trình, mới phát hiện đã đi vào một hướng người quyết không bao giờ chấp nhận.
Công bố rõ mức thẩm quyền của buổi ngay từ đầu: buổi này chốt hay chỉ ra khuyến nghị. Không ai kỳ vọng nhầm thì không ai thất vọng.
Facilitation First, The Importance of Defining Decision-Making Authority in Meetings
Bảng kiểm quyết định
Chủ đề: Người quyết bận: có nên họp khi thiếu họ?. Cẩm nang Sinh Vũ, sinhvu.com
Bấm chọn từng mục Anh / Chị thấy đúng, rồi bấm in hoặc lưu thành PDF để mang theo.
Nếu Anh / Chị đánh dấu phần lớn ở nhóm dấu hiệu trên, đây là lúc nên trao đổi kỹ hơn. Sinh Vũ có thể cùng Anh / Chị soi lại và đề xuất hướng đi.
Nguồn tham khảo
Research: How to Delegate Decision-Making Strategically, Harvard Business Review; The Leader's Guide for Making Decisions in Meetings, Lucid Meetings; The Importance of Defining Decision-Making Authority in Meetings, Facilitation First.
Câu hỏi thường gặp
Sếp nói 'cứ họp đi rồi báo lại' thì có ổn không?
Không ổn nếu câu đó không kèm theo ràng buộc rõ, ví dụ ngân sách tối đa, tiêu chí bắt buộc, thời hạn chốt. Uỷ quyền mập mờ kiểu này thường kết thúc bằng việc sếp nghe báo cáo rồi lật lại từ đầu vì nhóm đã đi sai hướng mà không ai biết. Trước khi họp, hãy hỏi thẳng: 'Anh / Chị có điều gì nhất định không thể thay đổi không?' Câu đó tiết kiệm rất nhiều công sức cho cả hai phía.
Nếu quyết định còn điều chỉnh được, có cần đủ mặt người quyết không?
Không nhất thiết, với buổi khám phá hay buổi chốt hướng. Nếu quyết định còn điều chỉnh được và nhóm biết rõ buổi này chỉ ra khuyến nghị, không phải chốt cứng, thì vẫn nên họp để giữ đà. Điều quan trọng là công bố rõ ngay từ đầu buổi: 'Hôm nay chúng ta ra khuyến nghị để trình lại, chưa chốt.' Riêng buổi trình phương án thì nên có người quyết, vì buổi ấy tồn tại để chốt.
Bài viết là thông tin tham khảo. Phạm vi, giá và cam kết cụ thể của Sinh Vũ ghi trong hồ sơ đề xuất và hợp đồng đã ký.