Ai nên ngồi cùng phòng: cố vấn, nhà đầu tư hay chỉ nội bộ

Câu hỏi Sinh Vũ nghe thường xuyên: "Anh ơi, nhà đầu tư muốn ngồi cùng buổi hôm đó, mình có nên đồng ý không?" Hoặc: "Chúng tôi có một cố vấn chiến lược bên ngoài, mời vào có ích hơn không?" Câu trả lời không phải là có hoặc không, mà là: người đó sẽ ngồi ở vị trí nào và làm việc gì trong buổi đó.

Hai loại người ngoài khác nhau hoàn toàn

Trước khi quyết định, Anh Chị cần phân biệt rõ hai loại người ngoài vì chúng ảnh hưởng đến buổi theo hai hướng trái ngược.

• Cố vấn không có lợi ích tài chính gắn với quyết định: Đây là người có thể đặt câu hỏi khó mà người trong không dám đặt, vì họ không bị ràng buộc chính trị nội bộ và không lo ngại hậu quả với đồng nghiệp hay cấp trên. Đây là giá trị lớn nhất của một người facilitator (người dẫn dắt buổi) hoặc cố vấn độc lập.
• Nhà đầu tư hoặc người có lợi ích tài chính gắn với kết quả: Sự có mặt của họ thay đổi động lực buổi theo hướng rủi ro. Đội nội bộ có xu hướng trình bày tốt thay vì nói thật, vì nhà đầu tư ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn lực và vị thế cá nhân của từng thành viên.

Nhận ra sự khác biệt này giúp Anh Chị thiết kế buổi đúng, thay vì để mọi người ngồi cùng phòng và hy vọng mọi thứ tự nhiên diễn ra tốt.

Khi nào mời, khi nào không nên

Nhà đầu tư có quyền phủ quyết thì khác: họ cần có mặt vì thực chất họ là người ra quyết định cuối cùng, không phải người quan sát tùy chọn. Vắng mặt họ thì kết quả buổi sẽ không có giá trị thực thi.

Lỗi thường gặp khi mời người ngoài

• Mời nhà đầu tư vào rồi nhận ra đội không dám nói thật về vấn đề nội bộ, buổi biến thành buổi thuyết trình thay vì làm việc thực sự.
• Nhầm giữa "người ngoài có kinh nghiệm nhiều" và "người ngoài có thông tin đúng về trường hợp này". Hai điều đó không giống nhau.
• Người ngoài trở thành tâm điểm của buổi trong khi mục tiêu ban đầu là làm rõ vấn đề nội bộ.
• Mời đối tác phân phối hoặc khách hàng chiến lược vào toàn bộ buổi, trong khi họ chỉ liên quan đến một phần nhỏ nội dung.

Trong thiết kế nhóm ra quyết định, cần phân biệt rõ giữa nhóm ra quyết định và tư vấn đầu vào. Người ngoài thường phù hợp ở vị trí tư vấn đầu vào hơn là thành viên ra quyết định trong buổi nội bộ.

Roger Schwarz, The Skilled Facilitator, Jossey-Bass

Cách Sinh Vũ xử lý trường hợp này

Trước mỗi buổi, Sinh Vũ hỏi kỹ về vai trò và mức độ ảnh hưởng của từng người tham dự, kể cả người ngoài. Không phải để hạn chế, mà để thiết kế đúng cấu trúc buổi.

Nếu nhà đầu tư tham dự, Sinh Vũ thường đề xuất cách tổ chức như sau: đội nội bộ làm việc thực chất trước, sau đó mời nhà đầu tư vào phần trình bày và lấy ý kiến. Cách này giữ được chất lượng thảo luận nội bộ trong khi vẫn đáp ứng nhu cầu của nhà đầu tư. Không cần chọn một trong hai, chỉ cần tách đúng phần.

Nếu Anh Chị đang băn khoăn về một người cụ thể, câu hỏi Sinh Vũ sẽ hỏi là: "Người đó sẽ quan sát, đóng góp, ra quyết định, hay chứng kiến trong buổi?" Câu trả lời cho câu hỏi đó sẽ quyết định họ có nên ngồi cùng phòng hay không, và nếu có thì ngồi vào lúc nào.