Bỏ qua chuẩn bị trước: tiết kiệm hay tự hại

Bỏ qua chuẩn bị trước là một trong những quyết định nghe có vẻ hợp lý nhất nhưng lại tốn kém nhất trong tư vấn thương hiệu. Lý do thường gặp: "Chuẩn bị thêm mất thời gian, đội mình bận, cứ vào phòng rồi trao đổi trực tiếp cho nhanh." Sinh Vũ hiểu logic đó, và đây là điều thực sự xảy ra sau đó.

Chi phí không biến mất, nó chỉ dịch chỗ

Thời gian thu thập thông tin nền là một hằng số, không thể bỏ qua. Nếu không làm trước buổi, nó sẽ xảy ra trong buổi, khi toàn bộ nhóm tham dự đang ngồi chờ. Một buổi workshop có năm người tham dự, mỗi người mất ba mươi phút đầu để cung cấp thông tin mà lẽ ra đã được ghi lại từ trước, tức là toàn nhóm đã mất hai tiếng rưỡi tổng cộng chỉ để đạt được điểm xuất phát mà chuẩn bị tốt sẽ cho ngay từ đầu buổi.

Nguyên tắc trong tư vấn chiến lược, được Barbara Minto ghi nhận trong The Pyramid Principle (1987): một giờ không chuẩn bị của người dẫn dắt thường tương đương nhiều giờ của nhóm trong buổi, do hiệu ứng nhân lên từ số người tham dự.

Rủi ro lớn hơn: buổi tan ra mà không có kết luận

Đây là rủi ro ít được nhắc đến nhất nhưng tốn kém nhất. Khi thiếu dữ liệu nền, buổi thường kết thúc bằng một danh sách việc cần làm thêm thay vì quyết định. Nhóm phải họp lại lần nữa, lịch phải sắp xếp lại, động lực giảm, và chi phí thực sự của buổi đầu tăng gấp đôi vì không sinh ra kết quả.

Bên cạnh đó, thiếu dữ liệu khách quan tạo điều kiện cho thiên kiến xác nhận (confirmation bias, xu hướng chỉ tiếp nhận thông tin phù hợp với quan điểm sẵn có) hoạt động mạnh hơn. Daniel Kahneman trong Thinking, Fast and Slow (2011) chỉ ra rằng khi không có thông tin khách quan để làm trọng tài, nhóm có xu hướng đồng ý với người có quyền lực cao nhất trong phòng, không phải với phương án đúng nhất.

Khi nào có thể chấp nhận chuẩn bị ít hơn

Lỗi thường gặp khi chuẩn bị nhầm

• Dành thời gian làm slide trình bày thay vì thu thập dữ liệu và xác định câu hỏi then chốt cần giải quyết trong buổi.
• Nghĩ rằng "đội mình đã biết nhau rồi, không cần chuẩn bị". Hiểu nhầm tích lũy theo thời gian, không giảm đi, và thường là nguồn gốc của xung đột nội bộ mà nhóm không nhận ra.
• Tiết kiệm phí chuẩn bị nhưng phải tổ chức thêm buổi thứ hai vì buổi đầu không ra được kết luận, tổng chi phí cao hơn nhiều so với chuẩn bị đúng từ đầu.

Framing lại vấn đề trong buổi tốn thời gian gấp bội so với frame đúng từ trước khi vào phòng.

IDEO Human-Centered Design methodology

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ định giá workshop từ mười hai đến ba mươi lăm triệu cho một buổi. Ở mức đó, nếu Anh Chị tiết kiệm vài triệu phí chuẩn bị nhưng buổi kết thúc mà không ra được quyết định, tổng thiệt hại lớn hơn nhiều, bao gồm cả chi phí tái triệu tập và cơ hội bị trì hoãn.

Sinh Vũ làm việc chiến lược cụ thể, không phải motivational. Buổi cần đủ dữ liệu để lập luận, không chỉ dựa vào năng lượng và nhiệt tình trong phòng. Khi Sinh Vũ yêu cầu Anh Chị hoàn thành các tài liệu chuẩn bị trước buổi, đó không phải thủ tục hành chính, đó là điều kiện để buổi ra được kết quả Anh Chị đang trả tiền để có.