Đội ngũ bao nhiêu người thì đáng làm quy chuẩn

Câu hỏi về quy mô thường được hỏi theo kiểu: "Công ty tôi có bao nhiêu người thì mới cần làm quy chuẩn?" Sinh Vũ hiểu câu hỏi đó, nhưng muốn đặt lại một chút: con số cần đếm không phải số nhân sự trên hợp đồng, mà là tổng số bàn tay đang chạm vào nhận diện thương hiệu của Anh Chị, kể cả bên ngoài công ty.

Tại sao không có ngưỡng cứng

Quy chuẩn sinh ra để giải quyết một vấn đề cụ thể: khi số người cùng tạo ra ấn phẩm mang thương hiệu vượt qua khả năng một người truyền miệng và giữ trí nhớ. Ngưỡng đó không phụ thuộc vào quy mô công ty, mà phụ thuộc vào cách công ty vận hành.

Một startup bốn người toàn tự làm, ít thuê ngoài, vẫn có thể chỉ cần một trang luật cốt lõi. Trong khi đó, một doanh nghiệp ba người marketing nhưng giao liên tục cho nhiều freelancer, nhiều xưởng in và vài đại lý địa phương thì nhận diện đang bị nhiều bàn tay điều chỉnh theo hiểu biết riêng của mỗi người, và đó là lúc cần luật thành văn.

Cách đếm đúng số bàn tay

Sinh Vũ đo ngưỡng theo tổng bàn tay chạm vào nhận diện, bao gồm cả trong lẫn ngoài. Anh Chị có thể thử liệt kê nhanh:

• Nhân sự nội bộ trực tiếp tạo ra ấn phẩm: thiết kế, marketing, truyền thông.
• Cộng tác viên thiết kế tự do (freelancer) đang nhận brief thường xuyên hoặc thỉnh thoảng.
• Agency hoặc studio bên ngoài đang làm một phần việc thương hiệu.
• Xưởng in, nhà sản xuất vật phẩm: họ thường tự chỉnh màu hoặc tỷ lệ nếu không có file chuẩn và luật đi kèm.
• Đại lý, chi nhánh, đối tác phân phối tự làm truyền thông địa phương.

Khi cộng đủ các nhóm này, con số thường cao hơn Anh Chị nghĩ. Và chính phần bên ngoài là nơi nhận diện hay trôi nhất, vì họ không ở trong văn phòng để hỏi lại.

Khi nào chọn hướng nào

Lỗi thường gặp khi đánh giá quy mô

• Chỉ đếm nhân sự nội bộ: Quên mất cộng tác viên và xưởng in cũng đang cầm file logo của mình mỗi tuần.
• Mua cấp dày khi đội còn nhỏ: Quy chuẩn kiểu tập đoàn có khi gồm hàng trăm trang, nhưng với đội hai người thì phần lớn nội dung đó không có cơ hội áp dụng trong vài năm tới.
• Phụ thuộc trí nhớ một người quá lâu: Đây là rủi ro âm thầm nhất. Khi người nắm chuẩn duy nhất nghỉ việc hoặc nghỉ phép, nhận diện bắt đầu trôi ngay lập tức vì không có gì thành văn để người khác theo.

Nhận diện giữ được nhất quán khi quy mô lớn dần là nhờ luật rõ, không nhờ file đẹp. Biến số quyết định là số người áp luật.

Sinh Vũ, A2 Brand Guideline Framework

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ không bán cấp quy chuẩn cao hơn mức đội của Anh Chị thật sự cần. Mục tiêu của một bộ luật thương hiệu là được dùng, không phải được dày. Một bản mỏng mà mọi người thật sự mở ra và tra là tốt hơn nhiều một bản đầy đủ mà nằm trong thư mục không ai biết đường vào.

Với đội dưới khoảng ba người nội bộ và ít bên ngoài, Sinh Vũ thường khuyên bắt đầu bằng bản tĩnh gọn và chờ nhu cầu thật của đội lộ ra trước khi đầu tư thêm. Ngưỡng nâng cấp tự nhiên khi Anh Chị bắt đầu thấy câu hỏi lặp lại: "File logo đúng ở đâu?", "Màu xanh này mã gì?", "Mình dùng font nào?". Đó là dấu hiệu bản cũ không còn đủ nữa.

Câu hỏi thường gặp

Công ty tôi chỉ có hai người marketing, có cần làm quy chuẩn không?

Nếu hai người đó là người duy nhất tạo ra ấn phẩm và ít thuê ngoài, thì chưa cần bộ quy chuẩn đầy đủ. Một bản PDF vài trang ghi lại màu sắc, font và logo đúng là đủ tạo lan can trong khi thương hiệu còn định hình. Chỉ nâng cấp khi đội lớn thêm hoặc bắt đầu giao nhiều cho bên ngoài.

Tôi ít nhân sự nhưng hay thuê freelancer và xưởng in, có cần không?

Có, và đây chính là trường hợp hay bị bỏ sót. Freelancer và xưởng in cũng là bàn tay chạm vào nhận diện. Khi bên ngoài không có luật để theo, họ tự điều chỉnh theo kinh nghiệm riêng và nhận diện bắt đầu trôi từ đó. Một bản tĩnh gọn gửi kèm brief là đủ để chặn lỗi này.

Quy chuẩn đầy đủ và bản tĩnh gọn khác nhau thế nào?

Bản tĩnh gọn là một file PDF vài đến vài chục trang, ghi các luật cốt lõi: logo, màu, font, cách dùng và cách tránh. Quy chuẩn đầy đủ bổ sung thêm hướng dẫn giọng nói thương hiệu, nhiếp ảnh, hệ thống biểu tượng và có thể có cổng tra cứu số cho đội lớn. Đội nhỏ làm bản đầy đủ ngay thường tốn công xây nội dung mà phần lớn không dùng tới.