Quy chuẩn nhận diện tiết kiệm được gì

Câu hỏi Sinh Vũ hay nghe nhất khi tư vấn quy chuẩn là: "Làm xong thì được gì, đo bằng cách nào?" Đây là câu hỏi đúng, vì nếu không đo được thì không biết đầu tư có xứng không. Sinh Vũ sẽ trả lời thẳng, không vòng vo, và sẽ nói rõ những gì Sinh Vũ cố ý không hứa.

Lợi ích thực tế của quy chuẩn

Quy chuẩn nhận diện không tạo ra doanh thu trực tiếp. Nó làm ba việc cụ thể hơn:

• Tiết kiệm thời gian sửa tới sửa lui. Khi không có luật rõ, mỗi ấn phẩm mới là một cuộc thương lượng lại từ đầu về màu sắc, font chữ, khoảng trắng. Có quy chuẩn, người thực thi biết cái gì được phép và cái gì không, vòng sửa rút ngắn lại.
• Rút ngắn thời gian nhân sự mới bắt nhịp. Nếu luật chỉ nằm trong đầu một người, khi người đó nghỉ hoặc khi có người mới vào, cả đội mất thời gian dạy lại bằng miệng. Một bộ tài liệu rõ ràng thay thế được phần lớn việc đó.
• Bảo vệ tài sản thương hiệu đã bỏ tiền tạo ra. Logo, màu sắc, kiểu chữ là tài sản, không phải trang trí. Mỗi lần ai đó dùng sai màu, kéo méo logo, hoặc tự chọn font theo cảm tính là một lần tài sản đó bị xói mòn. Quy chuẩn là hàng rào.

Cách đo đúng chỗ

Đây là phần quan trọng nhất, và cũng là chỗ nhiều người làm sai nhất.

Sinh Vũ khuyên Anh Chị đo bằng chỉ số nội bộ của chính mình, không phải tỉ lệ phần trăm lấy từ blog hay báo cáo tổng hợp. Lý do: những con số lan truyền rộng trên mạng ("nhận diện nhất quán tăng X% doanh thu") phần lớn không truy được nguồn gốc kiểm chứng, áp vào doanh nghiệp của Anh Chị là áp sai.

Ba chỉ số nội bộ nên ghi lại trước khi làm quy chuẩn:

• Mỗi ấn phẩm trung bình mất bao nhiêu vòng sửa từ lúc giao việc đến lúc duyệt?
• Nhân sự mới mất bao lâu mới tự ra được thứ trông đúng thương hiệu mà không cần ai sửa lại?
• Tháng vừa rồi có bao nhiêu file hoặc ấn phẩm phải làm lại vì sai màu, sai bản?

Ghi lại ba con số đó trước, làm quy chuẩn xong ba đến sáu tháng thì đo lại. Đó là bằng chứng thực của Anh Chị, không của ai khác.

Khi chưa có số, dùng chỉ dấu định tính

Nếu Anh Chị chưa từng đo gì, không sao. Có những dấu hiệu định tính cho thấy quy chuẩn đang có tác dụng:

• Đội bớt phải nhắn hỏi "dùng màu nào, font nào" mỗi lần có việc.
• Đối tác, freelancer nhận file rồi xuất đúng ngay lần đầu, không phải sửa lại.
• Người mới vào một hai tuần đã ra được ấn phẩm trông không lạc tông.

Những dấu hiệu này không cho con số chính xác, nhưng đủ để Anh Chị đánh giá tương đối và thuyết phục nội bộ.

Lỗi hay gặp khi đánh giá lợi ích

• Trích tỉ lệ phần trăm từ blog rồi gán thành nghiên cứu. Kỳ vọng sẽ bị thổi phồng, thực tế không khớp, người ra quyết định mất tin. Đừng làm vậy.
• Kỳ vọng quy chuẩn tự tăng doanh thu. Quy chuẩn là nền tảng, không phải chiến dịch marketing. Doanh thu nếu có cải thiện là tác động gián tiếp, rất khó tách riêng mà đo.
• Không đo gì trước khi làm. Nếu không có baseline, sau khi làm xong không có gì để so sánh, không chứng minh được giá trị, dễ bị cắt ngân sách lần sau.

Càng nhiều người chạm vào nhận diện, một bộ luật rõ ràng càng tiết kiệm thời gian sửa tới sửa lui và bảo vệ tài sản thương hiệu Anh Chị đã đầu tư.

Sinh Vũ Studio, kinh nghiệm thực hành

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ không hứa con số doanh thu với khách khi tư vấn quy chuẩn, vì làm vậy là không trung thực. Lợi ích Sinh Vũ có thể cam kết là tiết kiệm thời gian, giảm làm lại, và bảo vệ những gì Anh Chị đã bỏ công bỏ tiền xây. Những thứ đó đo được bằng chính dữ liệu của Anh Chị, không cần ai khác chứng nhận hộ.

Nếu Anh Chị đang cân nhắc có nên làm quy chuẩn không, câu hỏi thực tế nhất là: hiện tại đội mất bao nhiêu giờ mỗi tháng vì không có luật rõ? Tính ra tiền, rồi so với chi phí làm quy chuẩn một lần. Câu trả lời thường khá rõ.