Quy chuẩn nhận diện cho trường nhiều cơ sở

Trong ngành giáo dục, người tạo ra tài liệu thương hiệu không phải là nhân viên marketing mà là giáo viên, nhân sự tuyển sinh và quản lý cơ sở. Họ làm tờ rơi, bài đăng mạng xã hội, bảng tin lớp học và thư mời phụ huynh mỗi ngày. Nếu quy chuẩn viết cho dân thiết kế đọc, những người này sẽ không hiểu và sẽ tự làm theo cách họ thấy đúng. Kết quả là mỗi cơ sở có một bộ mặt khác nhau dù cùng một hệ thống.

Tại sao ngành giáo dục cần luật viết khác

Hầu hết quy chuẩn thương hiệu được viết với giả định rằng người dùng là nhà thiết kế hoặc ít nhất là nhân viên marketing có đào tạo về hình ảnh. Ngành giáo dục phá vỡ giả định đó hoàn toàn. Người dùng cuối của quy chuẩn là giáo viên chủ nhiệm cần in phiếu bé ngoan, nhân sự tuyển sinh cần đăng bài giới thiệu khóa học, hay quản lý cơ sở cần làm banner sự kiện. Họ không biết phân biệt font chữ và kiểu chữ, không quen với hệ lưới, và không có thời gian đọc tài liệu dài.

Vì vậy, quy chuẩn cho ngành giáo dục phải được thiết kế lại từ đầu với người dùng này làm trung tâm. Luật phải viết theo dạng nên và không nên. Thay vì viết "sử dụng typeface primary với weight Regular cho body text", viết "dùng chữ Nguyen theo kiểu thường cho nội dung chính, không dùng chữ nghiêng cho toàn đoạn văn". Ngôn ngữ bình thường, ví dụ cụ thể, mẫu sẵn để thay nội dung vào là ra sản phẩm đúng.

Luật hệ chữ và dấu tiếng Việt không được bỏ qua

Đây là điểm tài liệu giáo dục hay lỗi nhất. Khi giáo viên tự gõ nội dung vào file mẫu, họ có thể dùng bộ gõ khác, copy văn bản từ nguồn ngoài, hoặc gửi file qua thiết bị không có font được cài sẵn. Kết quả là dấu tiếng Việt hiển thị sai, chữ vỡ, hoặc hệ font bị thay thế tự động bằng font mặc định của hệ điều hành.

Quy chuẩn cần ghi rõ: font nào được dùng, tải ở đâu, cách cài, và cách kiểm tra xem dấu hiển thị đúng chưa trước khi in hoặc đăng. Nếu hệ thống dùng font có bản quyền, cần cấp phép sử dụng cho toàn bộ nhân sự, không chỉ bộ phận marketing. Với mạng nhiều cơ sở ở nhiều tỉnh thành, đây là việc phải làm trước, không phải làm sau khi đã xảy ra lỗi.

Vùng cố định và vùng thích ứng cho từng cơ sở

Sinh Vũ khuyến nghị hướng phân vùng cho hầu hết hệ thống giáo dục nhiều cơ sở. Kiểm soát tập trung toàn bộ chỉ phù hợp khi số lượng tài liệu ít và có nhân sự chuyên trách làm việc đủ nhanh.

Cổng tra cứu tập trung và đào tạo đội

Mẫu tốt nhất cũng vô dụng nếu giáo viên không biết tìm ở đâu và dùng bản nào là mới nhất. Với mạng nhiều cơ sở, Sinh Vũ khuyến nghị mở thêm cổng tra cứu, có thể là một thư mục Google Drive có cấu trúc rõ ràng hoặc một trang nội bộ đơn giản, nơi mọi người vào lấy đúng mẫu mới nhất thay vì lưu riêng trong máy rồi dùng bản đã lỗi thời.

Kèm theo đó là một buổi đào tạo ngắn cuối dự án cho đại diện từng cơ sở. Buổi đào tạo không cần dài, chỉ cần đủ để người tham gia hiểu ba điều: điều gì không được thay, điều gì được thay trong mẫu, và khi gặp tình huống chưa có mẫu thì hỏi ai. Người đã qua đào tạo sẽ là đầu mối tại cơ sở để hướng dẫn lại đồng nghiệp.

Hệ thống nhận diện tốt chừa chỗ cho thích ứng địa phương trong khi giữ lõi nhận diện đồng nhất. Tránh để mỗi cơ sở tự phá rào vì quy chuẩn quá cứng hoặc quá khó hiểu.

Pickcel, brand consistency framework

Lỗi thường gặp khi triển khai

• Quy chuẩn viết cho dân thiết kế, giáo viên đọc không hiểu nên tự làm theo cách riêng, tài liệu lệch chuẩn mà không ai biết.
• Không có luật dấu tiếng Việt, văn bản lỗi font khi in hoặc chuyển thiết bị, ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của trường trước mắt phụ huynh.
• Không có mẫu sẵn, mỗi cơ sở tự dựng từ đầu, kết quả là hàng chục phiên bản khác nhau cho cùng một loại tài liệu.
• Mẫu có nhưng không có cổng tra cứu, giáo viên dùng bản cũ lưu trong máy từ năm trước.
• Không có buổi đào tạo, nhân sự mới không biết tài nguyên nằm ở đâu và luật nào quan trọng nhất.