Viết luật nên và không nên để người không chuyên tuân thủ

Phần nên và không nên là chương được tra cứu nhiều nhất trong một bộ quy chuẩn, nhưng cũng là chương dễ viết sai nhất. Sai không phải vì thiếu luật, mà vì viết luật theo cách người không chuyên không đọc được. Sinh Vũ sẽ đi thẳng vào cách soạn để đội nội bộ và đối tác tự áp đúng mà không cần hỏi lại.

Vì sao hình minh họa quan trọng hơn đoạn văn

Người không có nền tảng thiết kế không đọc quy chuẩn như đọc sách. Họ lướt, họ tra khi cần, và họ ra quyết định nhanh dựa trên thứ đầu tiên họ thấy. Khi thứ đầu tiên họ thấy là một đoạn văn năm dòng, xác suất đọc hết rất thấp. Khi thứ đầu tiên họ thấy là hai hình đặt cạnh nhau, một đúng một sai, họ hiểu ngay.

Nhiều bộ quy chuẩn uy tín, từ MIT Brand Guide đến các trường đại học lớn, dùng định dạng nên và không nên với hình minh họa làm trục chính vì lý do này. Đây không phải thẩm mỹ, đây là quyết định sư phạm: người học bắt chước hình nhanh hơn dịch chữ sang hành động.

Cấu trúc một cặp luật đúng cách

Mỗi cặp nên và không nên gồm bốn thành phần, theo thứ tự:

• Hình ví dụ đúng đặt bên trái hoặc trên, nhãn "Nên" rõ ràng.
• Hình ví dụ sai đặt bên phải hoặc dưới, nhãn "Không nên" rõ ràng.
• Mô tả ngắn dưới mỗi hình, một câu, nói chính xác điều gì đúng hoặc sai.
• Lý do, một câu, giải thích tại sao luật này tồn tại.

Phần lý do hay bị bỏ qua vì tưởng không cần thiết. Nhưng đây là phần giúp người áp xử lý được ca lạ. Nếu họ chỉ biết "không được kéo dài logo theo chiều ngang" mà không biết tại sao, khi gặp yêu cầu đặc biệt từ đối tác họ sẽ không biết nhượng bộ được hay không. Nếu họ biết lý do là "tỷ lệ logo bị méo ảnh hưởng đến độ nhận diện", họ tự phán đoán được.

Chọn lỗi thật để làm ví dụ không nên

Ví dụ không nên hiệu quả nhất là lỗi đã từng xảy ra trong thực tế của chính doanh nghiệp, không phải lỗi giả định. Lý do đơn giản: người áp nhìn thấy lỗi quen thuộc thì nhớ lâu hơn, và cảm giác "mình đã làm thế này" tạo động lực tránh lặp lại.

Trước khi soạn phần này, Anh / Chị nên thu thập ít nhất các trường hợp áp sai thương hiệu đã xảy ra: banner in sai màu, logo dùng trên nền không đủ tương phản, font tự thay vì không có file gốc. Những lỗi đó chính là nội dung phần không nên.

Nếu doanh nghiệp còn mới và chưa có lịch sử lỗi, hãy dự đoán từ điểm yếu của kênh phân phối hiện tại. Đội không có designer thì hay gặp lỗi gì? Đối tác in ấn thường làm sai ở đâu? Đặt những lỗi đó vào phần không nên ngay từ đầu.

Lỗi thường gặp khi soạn phần này

• Chỉ có phần nên, thiếu phần không nên. Người đọc không biết ranh giới ở đâu, và thường hiểu "không bị cấm là được phép".
• Viết bằng đoạn văn dài không có hình. Người lướt không đọc, người đọc không nhớ hình ảnh nào để bắt chước.
• Ra luật mà không kèm lý do. Đội áp theo máy móc rồi bế tắc khi gặp tình huống chưa có trong sách, và lựa chọn cuối cùng thường là đoán hoặc hỏi lại từng lần.
• Ví dụ không nên quá nhẹ. Lỗi ví dụ phải đủ rõ để người nhìn thấy ngay là sai. Sai khó nhận ra thì không có tác dụng giáo dục.

Chỉ trưng logo mà không nói dùng thế nào thì người đọc vẫn phải đoán.

brandguide.io · The Do's and Don'ts of Brand Guidelines

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ viết từng chương quy chuẩn theo cấu trúc nên và không nên vì hầu hết người áp thương hiệu là đội nội bộ không chuyên thiết kế và đối tác bên ngoài. Mục tiêu của cả bộ quy chuẩn là để họ tự áp đúng mà không cần hỏi lại, nên cách viết luật phải phục vụ mục tiêu đó trước, không phải phục vụ tính toàn diện về lý thuyết.

Trong thực hành, Sinh Vũ đặt hình minh họa lên trước, chữ mô tả chỉ để bổ nghĩa. Nếu phải chọn giữa một trang đẹp về bố cục và một trang người áp thực sự dùng được, Sinh Vũ chọn cái sau không do dự.