Ai làm chủ bộ quy chuẩn thương hiệu sau bàn giao

Chốt nhanh

Phải có một người hoặc một vai trò được chỉ định rõ ràng làm chủ bộ quy chuẩn, nếu không thì đó là việc của mọi người và rốt cuộc không của ai. Người làm chủ giữ nguồn bản mới nhất, trả lời thắc mắc từ đội ngũ và đối tác, bắt lỗi lệch trước khi nó lan thành thói quen. Đây là điều cần quyết định ngay trong buổi bàn giao, không để sau.

Câu hỏi ai làm chủ bộ quy chuẩn thường bị bỏ qua trong buổi bàn giao, vì lúc đó mọi thứ còn mới và đội ngũ còn hào hứng. Sáu tháng sau, file vẫn đó nhưng không ai biết phiên bản nào là mới nhất, không ai trả lời khi cộng tác viên hỏi, và lệch nhỏ tích thành thói quen. Đây không phải lỗi của bộ quy chuẩn, đây là lỗi quản trị.

Tại sao "việc của mọi người" là bẫy

Quản trị thương hiệu (brand governance, tức hệ thống kiểm soát và duy trì tính nhất quán của thương hiệu) không có người làm chủ được chỉ định sẽ mặc định thành trách nhiệm của tất cả, và do đó của không ai. Khi ai cũng có thể quyết định nhưng không ai được giao quyền quyết, kết quả là mỗi người tự diễn giải theo cách tiện nhất lúc đó.

Điều này không phải suy đoán. Bộ quy chuẩn chết yểu phần lớn không ở giai đoạn xây dựng mà ở giai đoạn vận hành, vì không ai giữ vai trò bắt lỗi và cập nhật. Giao một vai trò cụ thể mới giữ được luật sống.

Ai nên làm chủ

Đội nhỏ, một đến năm người: Anh/Chị chủ doanh nghiệp hoặc người phụ trách marketing kiêm nhiệm vai trò này. Không cần phức tạp hơn thế, miễn là có ý thức rõ: bản mới nhất ở đâu, ai được gửi khi thuê cộng tác viên ngoài.

Đội lớn, nhiều phòng ban hoặc nhiều đối tác ngoài: Cần chỉ định một người giữ vai trò người giữ thương hiệu (brand custodian) rõ ràng, có quyền quyết và được đội ngũ biết để hỏi khi cần. Không nên để vai trò này nằm ở người không có quyền nói "cái này sai, làm lại."

Người làm chủ không nhất thiết phải là nhà thiết kế. Họ cần hiểu thương hiệu đủ để đánh giá đúng sai, và có đủ quyền trong tổ chức để được nghe khi cần siết lệch. Nếu không rành kỹ thuật, có thể được trang bị danh sách kiểm tra nhanh để biết mình cần hỏi ai và hỏi điều gì.

Người làm chủ cần làm gì

Giữ nguồn bản chuẩn mới nhất và biết bản đó đang ở đâu, không để nhiều phiên bản trôi nổi trong các kênh chat.
Là đầu mối duy nhất tiếp nhận câu hỏi tuân thủ từ đội ngũ nội bộ lẫn đối tác ngoài.
Bắt lỗi lệch sớm, trước khi lệch nhỏ thành thói quen lan rộng.
Chủ động cập nhật bộ quy chuẩn khi thương hiệu đổi kênh, ra sản phẩm mới, hoặc xuất hiện tình huống chưa có trong bộ luật cũ.

Bộ luật là hệ sống, không phải dự án làm một lần rồi xong. Khung không bao giờ được cập nhật là khung đang bị bỏ quên.

Lỗi thường gặp sau bàn giao

Bàn giao xong không chỉ định ai giữ, sáu tháng sau bộ luật trôi dạt và không ai nhớ file đó ở đâu.
Coi quy chuẩn là việc xong một lần, không cập nhật khi thương hiệu mở rộng kênh hoặc ra dòng sản phẩm mới.
Giao cho người không có quyền quyết trong tổ chức, nên khi cần siết lệch thì không ai nghe.
Lưu bộ luật trong file tải về một lần, không có nơi truy cập tập trung, dẫn đến nhiều phiên bản cũ mới lẫn lộn.

Trách nhiệm không được chỉ định là trách nhiệm không tồn tại.
We Brand · Brand Governance Process Step-by-Step

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ nhìn quản trị và vận hành là nơi phần lớn quy chuẩn chết yểu, nên câu hỏi ai làm chủ bộ luật sau bàn giao được đặt ra ngay từ đầu dự án, không phải để sau. Thay vì giao một file PDF tải về một lần, Sinh Vũ giao kèm cổng và thư viện sống để luật có nơi trú ngụ và có thể được cập nhật khi cần.

Với dự án lớn, nhiều phòng ban, hoặc nhiều đối tác ngoài cùng chạm vào thương hiệu, Sinh Vũ có thể đồng hành theo hợp đồng cố vấn quản trị định kỳ để bộ luật không trôi. Nhưng ranh giới cần rõ: Sinh Vũ tư vấn và trao công cụ, còn người làm chủ thực sự phải là người bên trong doanh nghiệp của Anh/Chị. Không có đơn vị tư vấn nào có thể thay thế vai trò đó từ bên ngoài lâu dài.

Nguồn tham khảo

We Brand · Brand Governance Process Step-by-Step; Marq · Brand Governance Framework; Frontify · What is brand governance. Kinh nghiệm thực hành Sinh Vũ Studio.

Câu hỏi thường gặp

Nếu đội nhỏ, chỉ có mình tôi thì sao?

Anh/Chị tự làm chủ bộ quy chuẩn là hoàn toàn được, miễn là có ý thức rõ về vai trò đó. Điều quan trọng là Anh/Chị biết bản mới nhất ở đâu, và khi thuê cộng tác viên ngoài thì chủ động gửi đúng file đó thay vì để họ tự mò. Vấn đề thường xuất hiện khi đội lớn dần mà không kịp chỉ định người giữ vai trò này.

Có cần người giữ quy chuẩn phải là dân thiết kế không?

Không nhất thiết. Người làm chủ cần hiểu thương hiệu đủ để đánh giá đúng sai, và có đủ quyền trong tổ chức để nói 'cái này lệch, cần sửa' rồi được nghe. Nếu họ không rành kỹ thuật thiết kế, Sinh Vũ thường giao kèm hướng dẫn kiểm tra nhanh để họ biết mình cần hỏi ai và hỏi điều gì khi gặp tình huống phức tạp.

Sinh Vũ có hỗ trợ sau bàn giao không hay chỉ giao file rồi thôi?

Sinh Vũ giao kèm cổng và thư viện sống để bộ luật không nằm chết trong file tải về một lần. Với dự án lớn hoặc tổ chức nhiều phòng ban, Sinh Vũ có thể đồng hành theo hợp đồng cố vấn quản trị định kỳ. Tuy nhiên người làm chủ thực sự phải là người bên trong doanh nghiệp, Sinh Vũ chỉ tư vấn và trao công cụ, không thể thay thế vai trò đó từ bên ngoài.