Đội thiết kế nội bộ hay thuê ngoài làm POSM: Khi nào lợi hơn?

Chốt nhanh

Không có đáp án chung cho câu hỏi này. Đội nội bộ lợi hơn khi khối lượng công việc đủ lớn, đều đặn và tốc độ phản hồi là yếu tố sống còn. Thuê ngoài lợi hơn khi công việc theo đợt, cần chuyên môn đặc thù hoặc cần ai đó điều phối thẳng với đơn vị sản xuất. Nhiều doanh nghiệp vận hành tốt nhất theo mô hình lai: nội bộ lo hiểu thương hiệu và phê duyệt, bên ngoài lo sáng tạo và sản xuất.

Câu hỏi này xuất hiện thường xuyên khi doanh nghiệp bắt đầu làm POSM (vật phẩm trưng bày và truyền thông tại điểm bán, sự kiện) với tần suất đủ lớn để cảm thấy "thuê ngoài mãi tốn kém". Nhưng bài toán chi phí chỉ là một vế. Vế còn lại là kiểm soát chất lượng, tốc độ và năng lực thực sự của từng phía.

Hai yếu tố quyết định trước tiên

Trước khi so sánh chi phí, Anh Chị cần trả lời hai câu hỏi thực tế hơn.

Khối lượng có đủ và đều không? Đội nội bộ chỉ hiệu quả khi có việc làm liên tục. Nếu nhu cầu tập trung vào vài đợt sự kiện lớn trong năm rồi lắng xuống, chi phí duy trì nhân sự toàn thời gian sẽ vượt qua lợi ích tiết kiệm.
Ai cần kiểm soát thương hiệu? Thiết kế POSM đòi hỏi người thực thi hiểu sâu ngữ cảnh thương hiệu. Đội nội bộ có lợi thế này. Đội thuê ngoài cần thời gian học, và nếu không có người nội bộ đủ năng lực phê duyệt, thương hiệu dễ bị thực thi sai dần mà không ai nhận ra.

Khi nào nội bộ lợi hơn

Đội thiết kế nội bộ phát huy tốt nhất trong những điều kiện sau:

Nhu cầu POSM lớn, lặp lại đều đặn trong năm, không phụ thuộc mùa vụ.
Cần tốc độ phản hồi nhanh cho các chỉnh sửa nhỏ, cập nhật giá, thay thông tin sản phẩm.
POSM là một phần thiết yếu trong hoạt động hàng ngày, không phải ngoại lệ theo chiến dịch.
Doanh nghiệp muốn kiểm soát trực tiếp tiến trình mà không phụ thuộc lịch của bên ngoài.

Nhưng cần thận trọng: đội nội bộ thiếu tiếp xúc với chuẩn ngành và công trình của các thương hiệu khác sẽ dần thu hẹp góc nhìn. Kết quả có thể ổn định nhưng ngày càng thiếu sức cạnh tranh về thẩm mỹ và ý tưởng.

Khi nào thuê ngoài lợi hơn

Thuê ngoài phù hợp hơn trong các tình huống sau:

Công việc theo đợt, tập trung vào một vài sự kiện lớn trong năm.
Dự án cần chuyên môn đặc thù: dựng hình ba chiều, thiết kế không gian, điều phối sản xuất vật liệu lớn.
Cần đơn vị có sẵn quan hệ nhà thầu in ấn và thi công để rút ngắn thời gian triển khai.
Nội bộ muốn tập trung vào chiến lược và kế hoạch, không muốn ôm cả khâu sản xuất.

Nội bộ: Tốc độ cao cho chỉnh sửa thường ngày. Hiểu thương hiệu sâu. Rủi ro thu hẹp góc nhìn theo thời gian và chi phí cố định cao khi việc không đều.

Thuê ngoài: Chuyên môn đặc thù, góc nhìn tươi, chi phí linh hoạt theo dự án. Cần thời gian học thương hiệu và phụ thuộc lịch bên ngoài.

Mô hình lai thường cho kết quả tốt nhất

Thực tế, nhiều doanh nghiệp vận hành tốt không chọn một trong hai cực. Họ duy trì một hoặc vài người nội bộ đủ năng lực ra brief (yêu cầu sáng tạo) và phê duyệt, trong khi phần sáng tạo chủ lực và điều phối sản xuất do đơn vị ngoài đảm nhận.

Mô hình này kết hợp được hai lợi thế: người nội bộ giữ hiểu biết về thương hiệu và kiểm soát được đầu ra, đơn vị ngoài mang chuyên môn và năng lực sản xuất mà không cần doanh nghiệp đầu tư dài hạn vào nhân sự chuyên biệt.

Tổ chức nên tập trung nguồn lực vào những năng lực tạo ra lợi thế cạnh tranh thực sự, và thuê ngoài các hoạt động không thuộc cốt lõi đó.
Prahalad & Hamel, The Core Competence of the Corporation, Harvard Business Review, 1990

Câu hỏi thực chất là: với doanh nghiệp của Anh Chị, thiết kế POSM có phải năng lực cốt lõi không? Nếu không, câu hỏi không phải "tự làm hay thuê ngoài" mà là "giữ ai bên trong để kiểm soát đúng, và giao gì ra ngoài để làm tốt hơn".

Lỗi hay gặp nhất

Xây team để tiết kiệm, nhưng việc không đủ: Chi phí nhân sự cố định cộng với thời gian quản lý đội thực chất cao hơn thuê theo dự án khi khối lượng không đều.
Thuê ngoài toàn bộ rồi mất kiểm soát thương hiệu: Không có người nội bộ đủ năng lực phê duyệt dẫn đến thương hiệu bị thực thi sai dần, không nhất quán qua các đợt sự kiện.
Đội nội bộ tự cô lập: Không tiếp xúc với chuẩn ngành và tác phẩm bên ngoài, chất lượng và ý tưởng tụt lại so với thị trường dù quy trình nội bộ vẫn chạy tốt.

Nguồn tham khảo

Prahalad & Hamel, The Core Competence of the Corporation, Harvard Business Review, 1990. Williamson, Transaction Cost Economics. Kinh nghiệm thực hành Sinh Vũ từ các dự án POSM và sự kiện thương hiệu.

Câu hỏi thường gặp

Nếu công ty có sẵn designer nội bộ thì có cần thuê ngoài POSM nữa không?

Tùy vào loại công việc. Designer nội bộ phù hợp cho chỉnh sửa nhanh, adaptation (điều chỉnh từ file gốc) và nhu cầu phát sinh hàng ngày. Nhưng với chiến dịch lớn, sự kiện phức hợp hoặc vật liệu cần phối hợp sản xuất, đơn vị ngoài có quy trình, nhân sự và quan hệ nhà thầu chuyên biệt hơn. Hai hướng không loại trừ nhau.

Thuê ngoài thì làm sao giữ được tính nhất quán thương hiệu?

Bằng cách giữ vai trò phê duyệt ở nội bộ. Người duyệt cần hiểu brand guideline (bộ quy chuẩn thương hiệu) và đủ thẩm quyền ra quyết định. Nếu nội bộ không có người đó, thuê ngoài dễ trở thành vùng mất kiểm soát dù đơn vị thực thi giỏi đến đâu.