Chia ngân sách POSM sự kiện: Thiết kế, sản xuất, hiện trường

Chốt nhanh

Không có tỷ lệ cố định vì phân bổ phụ thuộc vào loại vật phẩm, mức độ tùy chỉnh và địa điểm sự kiện. Nguyên tắc cốt lõi là thiết kế phải đủ mức để không làm hỏng sản xuất, và sản xuất phải đủ mức để không phản ánh sai thiết kế. Chi phí hiện trường thường bị bỏ sót trong ước tính đầu tiên và gây vỡ kế hoạch ở giai đoạn cuối.

Khi lên ngân sách cho POSM sự kiện (vật phẩm trưng bày và truyền thông tại điểm bán hoặc điểm tổ chức), hầu hết chủ doanh nghiệp đều tập trung vào hai con số lớn nhất nhìn thấy được: thiết kế và in ấn. Chi phí hiện trường thường được ước tính qua loa hoặc bỏ sót hoàn toàn. Kết quả là kế hoạch trông ổn trên giấy nhưng vỡ ở giai đoạn cuối, đúng lúc không còn thời gian xử lý.

Tại sao không có tỷ lệ vàng

Sinh Vũ không đưa ra con số phần trăm cố định vì ba hạng mục này không cân bằng theo cùng một cách với mọi dự án. Biên độ dao động phụ thuộc vào ít nhất bốn yếu tố:

Loại vật phẩm: vật phẩm in offset tiêu chuẩn khác hoàn toàn với vật phẩm tùy chỉnh sản xuất theo công nghệ đặc biệt như cắt CNC (cắt bằng máy điều khiển số), đúc nhựa hoặc gia công kim loại.
Tình trạng file: nếu đã có brand guideline (bộ tiêu chuẩn thương hiệu) và file khuôn sản xuất chuẩn từ dự án trước, chi phí thiết kế giảm đáng kể. Nếu làm mới hoàn toàn, thiết kế chiếm phần lớn hơn và đó là điều hợp lý.
Số lượng: số lượng lớn hạ chi phí đơn vị nhưng đẩy tổng ngân sách sản xuất lên cao, đồng thời tăng rủi ro nếu file thiết kế có lỗi.
Địa điểm sự kiện: sự kiện tại Hà Nội hay thành phố lớn khác với sự kiện ở tỉnh xa về chi phí vận chuyển, lắp đặt và giám sát.

Khi nào dồn vào đâu

Dồn vào thiết kế nhiều hơn khi đây là lần đầu làm concept, thương hiệu chưa có hệ thống file chuẩn, hoặc cần file khuôn sản xuất dùng lại nhiều lần về sau. Đầu tư thiết kế đúng một lần sẽ tiết kiệm ở các lần sau.

Dồn vào sản xuất nhiều hơn khi đã có brand guideline và file thiết kế chuẩn, dự án chỉ cần sản xuất số lượng lớn theo nền có sẵn mà không cần phát triển concept mới.

Dồn vào hiện trường nhiều hơn khi địa điểm tổ chức phức tạp về logistics, sự kiện kéo dài nhiều ngày, hoặc vật phẩm cần nhân sự giám sát và can thiệp kỹ thuật liên tục trong suốt thời gian diễn ra.

Cân đều ba hạng mục khi dự án mới hoàn toàn, chưa có tiền lệ, và yêu cầu làm đúng ngay từ lần đầu không có cơ hội làm lại.

Nguyên tắc không cắt sai chỗ

Tại điểm bán, hình thức vật phẩm tác động trực tiếp đến cảm nhận chất lượng sản phẩm. Thiết kế tốt bị sản xuất sai vật liệu làm mất giá trị, và vật phẩm sản xuất ẩu dù có thiết kế tốt vẫn gây hại cho thương hiệu.
Kotler, P., Marketing Management

Nguyên tắc thực hành từ quản lý dự án sáng tạo cũng chỉ rõ: chi phí phát hiện và sửa lỗi sau khi đã sản xuất cao hơn nhiều lần so với chi phí thiết kế kỹ trước. Khi in một nghìn tờ rồi mới phát hiện màu sai hoặc kích thước không khớp khung, tổng thiệt hại không chỉ là tiền in lại mà còn là thời gian và áp lực hiện trường.

Vì vậy, Sinh Vũ giữ nguyên tắc: không cắt thiết kế để dồn cho sản xuất. Hai hạng mục này không thay thế được cho nhau, chỉ hỗ trợ nhau.

Lỗi thường gặp khi ước tính ngân sách

Ký hợp đồng thiết kế giá thấp rồi phát sinh sửa đổi nhiều vòng, tổng chi phí cuối cao hơn ban đầu và mất nhiều thời gian hơn.
Không tính chi phí file khuôn sản xuất vào giai đoạn thiết kế. Khi chuyển qua sản xuất mới phát hiện file không đúng chuẩn nhà in, phải quay lại sửa mất thêm thời gian và tiền.
Chọn nhà sản xuất giá thấp nhất mà không kiểm tra năng lực kỹ thuật với vật liệu đặc thù của dự án.
Quên tính phí vận chuyển và nhân sự lắp đặt, đặc biệt với sự kiện ở tỉnh xa hoặc địa điểm có điều kiện đặc biệt.
Không để ngân sách dự phòng riêng cho hiện trường. Khi phát sinh sự cố kỹ thuật tại chỗ, bắt buộc phải cắt hạng mục khác để bù, thường là cắt vào phần trưng bày.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ đảm nhận Creative Direction (định hướng sáng tạo) và Production Direction (điều phối sản xuất) trong cùng một quy trình, bao gồm concept, 3D render (dựng hình ba chiều để duyệt trước sản xuất), file khuôn sản xuất chuẩn và project management (quản lý dự án toàn trình).

Anh / Chị cần hiểu rõ một điểm: Sinh Vũ không phải nhà in hay đơn vị thi công trực tiếp, mà là đầu mối điều phối. Ngân sách sản xuất vật chất được chuyển qua đối tác theo giám sát của Sinh Vũ. Cấu trúc này có lợi thế là thiết kế và giám sát sản xuất nằm trong cùng một bên, giảm rủi ro mất thông tin hoặc hiểu sai giữa hai giai đoạn, vốn là nguyên nhân phổ biến nhất gây ra lỗi sản xuất.

Khi Anh / Chị bắt đầu lên kế hoạch ngân sách, câu hỏi đầu tiên Sinh Vũ cần biết là: Anh / Chị đang có sẵn gì và cần làm mới những gì? Từ đó mới xác định được hạng mục nào cần đầu tư nhiều hơn trong dự án cụ thể này.

Nguồn tham khảo

Kotler, P., Marketing Management. Kinh nghiệm thực hành: Sinh Vũ Studio, Dịch vụ R3 POSM & Event Production.

Câu hỏi thường gặp

Thiết kế chiếm bao nhiêu phần trăm tổng ngân sách POSM là hợp lý?

Không có con số chuẩn vì phụ thuộc vào việc Anh / Chị có file và guideline sẵn hay cần làm mới hoàn toàn. Dự án mới hoàn toàn, chưa có file khuôn sản xuất chuẩn thì chi phí thiết kế sẽ cao hơn đáng kể so với dự án chỉ cần cập nhật nội dung trên nền đã có. Điều quan trọng là không nên cắt thiết kế để dồn cho sản xuất vì sản xuất nhiều mà file sai thì thiệt hại nhân lên theo số lượng.

Chi phí hiện trường gồm những gì, thường bị bỏ sót khoản nào?

Chi phí hiện trường bao gồm vận chuyển vật phẩm đến địa điểm, nhân sự lắp đặt, giám sát kỹ thuật trong suốt sự kiện và tháo dỡ sau đó. Khoản bị bỏ sót nhiều nhất là phí vận chuyển đường dài khi sự kiện tổ chức ở tỉnh xa, và chi phí phát sinh kỹ thuật tại chỗ khi gặp điều kiện địa điểm khác so với kế hoạch. Sinh Vũ khuyến nghị dành một phần ngân sách dự phòng riêng cho hiện trường thay vì gộp chung vào tổng dự phòng của toàn dự án.