Khi nào nên tự dựng đội nội bộ thay vì thuê ngoài

Chốt nhanh

Xây đội nội bộ phù hợp khi nhu cầu đủ lớn và ổn định để người đó có việc làm liên tục, khi công việc đòi hỏi am hiểu sâu văn hóa và quy trình nội bộ, hoặc khi thông tin dự án quá nhạy cảm để chia sẻ ra ngoài. Ngược lại, nếu khối lượng công việc lên xuống theo mùa, hoặc Anh Chị cần năng lực chuyên sâu mà chi phí xây dựng nội bộ vượt quá lợi ích mang lại, thì thuê ngoài vẫn là lựa chọn hợp lý hơn. Không có công thức đúng cho mọi trường hợp, nhưng bài toán tổng chi phí thực và tốc độ đạt chất lượng là hai thứ cần tính trước.

Câu hỏi này Sinh Vũ nghe nhiều, và nó thường xuất hiện sau một trong hai tình huống: Anh Chị vừa trả hóa đơn thuê ngoài khá lớn và bắt đầu nghĩ "hay là tuyển người cho rồi", hoặc ngược lại, vừa trải qua một đợt tuyển dụng vất vả và tự hỏi liệu có nên để đối tác lo hết không. Cả hai hướng đều có lý, nhưng quyết định đúng phụ thuộc vào bài toán cụ thể của từng doanh nghiệp, không phải cảm giác nhất thời.

Bài toán tổng chi phí thực, không phải giá lương

Lỗi phổ biến nhất khi so sánh hai phương án là chỉ nhìn vào lương của một nhân sự nội bộ rồi đối chiếu với mức retainer (phí thuê cố định theo tháng) đang trả cho đối tác. Con số đó không nói lên đủ.

Chi phí thực của một nhân sự nội bộ bao gồm: lương, bảo hiểm xã hội và các khoản bắt buộc, trang thiết bị làm việc, chi phí tuyển dụng, thời gian đào tạo và ramp-up (giai đoạn làm quen để đạt năng suất), không gian văn phòng, và quan trọng không kém: thời gian quản lý của người cấp trên. Quản lý một creative team (đội sáng tạo) đòi hỏi kỹ năng và thời gian đặc thù. Nếu Anh Chị chưa có kinh nghiệm quản lý loại công việc này, chi phí học phí cũng cần được tính vào.

Nguyên tắc trong quản trị chiến lược gọi đây là bài toán make-or-buy (tự làm hay mua ngoài): yếu tố cốt lõi là so sánh tổng chi phí sở hữu của cả hai phương án, không chỉ so giá đơn vị.

Khi nào nội bộ là lựa chọn đúng

Nhu cầu đủ lớn và ổn định để một hoặc hai người làm toàn thời gian liên tục mà không bị thiếu việc. Nếu có những tháng gần như không có gì để làm, đội nội bộ sẽ underutilized (thiếu việc) và nhân sự giỏi sẽ rời đi sớm.
Công việc đòi hỏi am hiểu sâu về quy trình, văn hóa và ngữ cảnh nội bộ mà một đối tác bên ngoài khó nắm bắt dù có thời gian onboarding (làm quen ban đầu) tốt đến đâu.
Thông tin dự án có mức độ nhạy cảm cao và doanh nghiệp muốn kiểm soát toàn bộ luồng thông tin, không muốn bất kỳ bên thứ ba nào tiếp cận.
Khối lượng thực thi lặp đi lặp lại đủ lớn, theo quy trình chuẩn hóa, cần người trong nhà xử lý nhanh và nhất quán.

Khi nào thuê ngoài vẫn hợp lý hơn

Nhu cầu biến động theo mùa hoặc theo dự án: có tháng rất bận, có tháng gần như trống. Thuê ngoài linh hoạt hơn nhiều trong trường hợp này.
Cần năng lực chuyên sâu ở nhiều lĩnh vực khác nhau mà xây đủ đội nội bộ có chất lượng tương đương sẽ tốn kém không tương xứng.
Tốc độ quan trọng và doanh nghiệp không có thời gian để tuyển dụng, onboarding và chờ người mới đạt năng suất. Nhân sự cấp cao về brand và sáng tạo thường có thời gian ramp-up khá dài.
Doanh nghiệp đang trong giai đoạn thay đổi định hướng và chưa biết chắc nhu cầu dài hạn sẽ như thế nào.

Nội bộ: kiểm soát cao, tích hợp sâu văn hóa, chi phí cố định theo tháng, cần thời gian ramp-up, phù hợp khi nhu cầu ổn định và khối lượng đủ lớn.

Thuê ngoài: linh hoạt theo nhu cầu, tiếp cận chuyên sâu từng lĩnh vực, bắt đầu nhanh, chi phí biến đổi theo khối lượng, phù hợp khi nhu cầu chưa ổn định hoặc đòi hỏi năng lực đặc thù.

Lỗi thường gặp khi quyết định vội

Tuyển người nội bộ trước khi nhu cầu đã đủ ổn định, rồi thấy họ không có đủ việc làm, dẫn đến nhân sự giỏi chán và rời đi.
Kỳ vọng một người nội bộ làm được cả strategic thinking (tư duy chiến lược) lẫn high-volume execution (thực thi khối lượng lớn) mà không đầu tư đào tạo phù hợp. Đây là hai hồ sơ năng lực khác nhau.
Không tính chi phí quản lý vào phép tính. Một đội sáng tạo nội bộ cần người có kỹ năng quản lý phù hợp, không tự vận hành.
Chọn thuê ngoài vì sợ phức tạp khi tuyển dụng, rồi để đối tác kéo dài mà không có ai bên trong đủ năng lực kiểm soát chất lượng đầu ra.

Quyết định tự làm hay mua ngoài không phải bài toán cảm xúc. Nó là bài toán kinh tế: so sánh tổng chi phí sở hữu của cả hai phương án, bao gồm cả chi phí ẩn và chi phí cơ hội.
Williamson, O.E. - Transaction Cost Economics

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ không có lợi ích gì khi khuyên khách hàng không nên xây đội nội bộ nếu đó là hướng đúng cho họ. Điều Sinh Vũ hay thấy trên thực tế là nhiều doanh nghiệp không cần phải chọn một trong hai cực: hoàn toàn nội bộ hoặc hoàn toàn thuê ngoài.

Mô hình hay hoạt động tốt là: một người nội bộ lo phối hợp, thực thi và giữ nhịp hàng ngày, còn đối tác ngoài như Sinh Vũ lo brand strategy (chiến lược thương hiệu) và quality control (kiểm soát chất lượng). Người nội bộ biết ngữ cảnh công ty sâu, đối tác ngoài giữ được góc nhìn khách quan và năng lực chuyên sâu mà một người nội bộ khó bao phủ toàn bộ.

Nếu Anh Chị đang cân nhắc, câu hỏi cần trả lời trước tiên không phải là "nội bộ hay thuê ngoài", mà là: nhu cầu của tôi có đủ ổn định không, và tôi đang cần năng lực gì cụ thể?

Nguồn tham khảo

SHRM - HR Metrics Framework. Oliver E. Williamson - Transaction Cost Economics. Kinh nghiệm thực hành Sinh Vũ.

Câu hỏi thường gặp

Tính thế nào để biết nội bộ có thực sự rẻ hơn thuê ngoài không?

Đừng chỉ so lương một người với giá retainer (phí thuê cố định theo tháng). Chi phí thực của một nhân sự nội bộ bao gồm lương, bảo hiểm, thiết bị, đào tạo, không gian làm việc, và thời gian quản lý của người cấp trên. Khi cộng đủ các khoản này, con số thường cao hơn nhiều so với mức lương ghi trên hợp đồng. Hãy so sánh tổng chi phí sở hữu của hai phương án, không phải so giá đơn vị.

Nếu tuyển một người nội bộ nhưng lại muốn họ làm được cả chiến lược lẫn sản xuất thì có ổn không?

Đây là kỳ vọng phổ biến nhưng thường dẫn đến thất vọng. Người giỏi chiến lược và người giỏi thực thi khối lượng lớn là hai hồ sơ khác nhau. Nếu Anh Chị muốn cả hai, cần tính đến việc đầu tư đào tạo bài bản hoặc xây đội từ hai vai trò tách biệt. Mô hình thực tế Sinh Vũ hay thấy hiệu quả là: một người nội bộ lo phối hợp và thực thi, đối tác ngoài lo chiến lược và kiểm soát chất lượng.

Bao giờ thì nhu cầu được coi là 'đủ ổn định' để xây đội nội bộ?

Khi Anh Chị có thể hình dung ra đủ khối lượng công việc để một người làm toàn thời gian, liên tục, mà không có tháng nào họ phải ngồi chờ việc. Nếu có những tháng rất bận và những tháng gần như không có việc, đó là dấu hiệu nhu cầu vẫn biến động và thuê ngoài theo khối lượng sẽ linh hoạt hơn.