Kho mẫu dựng sẵn: bao nhiêu là đủ
Câu hỏi thật không phải 'bao nhiêu mẫu' mà là 'đội của Anh / Chị đăng bao nhiêu lần, trên bao nhiêu nền tảng, với bao nhiêu loại bài khác nhau'.
Số mẫu đủ được quyết bởi tần suất xuất bản và số loại bài lặp lại, không phải bởi một con số tròn như năm mươi hay một trăm. Đội đăng vài lần mỗi tuần trên ít nền tảng thì một bộ gọn vài chục mẫu đã đủ dùng; đội đăng hàng ngày trên nhiều kênh, nhiều dòng sản phẩm thì cần kho rộng hơn. Cách làm hợp lý là bắt đầu bằng bộ lõi theo nhu cầu thật, rồi mở rộng dần thay vì làm khổng lồ ngay từ đầu.
- Đăng mỗi ngày, đa kênh, nhiều dòng sản phẩm
- Đội đăng vài lần một tuần, ít nền tảng thì bộ gọn đủ
- Bắt đầu bộ lõi rồi mở rộng theo nhu cầu thật
- Đặt mục tiêu theo con số tròn thay vì nhu cầu
- Làm kho khổng lồ rồi không ai cập nhật
Câu hỏi "cần bao nhiêu mẫu" nghe có vẻ như câu hỏi về số lượng, nhưng thực ra là câu hỏi về tần suất và loại bài. Anh / Chị đăng mỗi ngày hay mỗi tuần? Một nền tảng hay năm? Một dòng sản phẩm hay nhiều dòng? Trả lời được ba câu đó thì con số mẫu sẽ tự rõ, không cần đặt mục tiêu tròn.
Số mẫu bám vào tần suất thật
Nguyên tắc đơn giản: chỉ những loại tài sản xuất thường xuyên mới đáng làm mẫu. Nếu đội đăng ba bài mỗi tuần trên Facebook và Instagram, kho cần phủ được các loại bài hay lặp của hai nền tảng đó. Nếu đội đăng hàng ngày, đa kênh, nhiều dòng sản phẩm, kho cần rộng hơn để tránh dùng đi dùng lại một mẫu quá nhiều lần trước mắt khách hàng.
Cách làm chắc tay là lập bản đồ điểm chạm (danh sách các kênh và tình huống khách gặp thương hiệu) trước khi đặt bút làm mẫu. Từ bản đồ đó mới đếm được bao nhiêu định dạng, bao nhiêu loại bài, rồi quyết số mẫu cần thiết. Con số đó khác nhau theo từng doanh nghiệp, không có một mức cố định gắn cứng cho tất cả.
Các yếu tố quyết định số mẫu
- Tần suất xuất bản: đội đăng mỗi ngày cần kho rộng hơn đội đăng vài lần mỗi tuần.
- Số nền tảng và định dạng: Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn, banner web, mỗi nền tảng có tỉ lệ và đặc tính riêng, không dùng chung mẫu được.
- Số loại nội dung lặp: khuyến mãi, giới thiệu sản phẩm, tuyển dụng, trích dẫn, mỗi loại cần ít nhất một mẫu riêng.
- Số dòng sản phẩm: nếu mỗi dòng cần biến thể màu hoặc hình ảnh riêng, số mẫu sẽ nhân lên tương ứng.
- Năng lực đội duy trì: kho lớn mà không có người sở hữu và cập nhật thì nhanh lỗi thời.
Khi nào kho gọn, khi nào kho rộng
Kho gọn, bộ lõi vừa đủ: phù hợp đội đăng vài lần mỗi tuần, một đến hai nền tảng chính, ít loại bài lặp. Ưu tiên làm ít mẫu nhưng mỗi mẫu phủ đúng một chức năng rõ ràng. Dễ học, dễ dùng, dễ duy trì.
Kho rộng, nhiều mẫu theo nền tảng và loại bài: phù hợp đội đăng hàng ngày, đa kênh, nhiều dòng sản phẩm hoặc nhiều loại chiến dịch khác nhau. Cần người giữ chuẩn của kho, có cách kiểm soát phiên bản (mọi người dùng đúng bản mới nhất) để tránh tình trạng mỗi người tự lưu bản sao cục bộ rồi kho vỡ.
Chỉ tài sản xuất thường xuyên mới đáng làm mẫu. Mẫu không dùng thường xuyên là mẫu thừa.
Marq, Brand Templating Guide
Lỗi hay gặp khi xây kho mẫu
- Đặt mục tiêu theo con số tròn: "phải có đủ một trăm mẫu" là mục tiêu sai lệch vì không gắn với nhu cầu thật. Có thể tám mươi mẫu là thừa, hoặc ba mươi mẫu là thiếu, tuỳ đội.
- Làm khổng lồ ngay rồi bỏ: kho lớn không có người cập nhật sẽ lỗi thời nhanh. Mẫu cũ không ai dùng, đội quay về làm tay.
- Mẫu trùng chức năng: nhiều mẫu na ná nhau khiến người dùng phân vân không biết chọn cái nào. Kết quả là mỗi người chọn một cái khác nhau, kho mẫu mất tác dụng nhất quán.
- Thiếu mẫu đúng định dạng: kho có nhiều mẫu nhưng thiếu đúng định dạng story hay banner đội đang dùng, người dùng vẫn phải chế tay.
Bảng kiểm quyết định
Chủ đề: Cần bao nhiêu mẫu dựng sẵn cho đội bán hàng là đủ. Cẩm nang Sinh Vũ, sinhvu.com
Bấm chọn từng mục Anh / Chị thấy đúng, rồi bấm in hoặc lưu thành PDF để mang theo.
Nếu Anh / Chị đánh dấu phần lớn ở nhóm dấu hiệu trên, đây là lúc nên trao đổi kỹ hơn. Sinh Vũ có thể cùng Anh / Chị soi lại và đề xuất hướng đi.
Nguồn tham khảo
Marq, Brand Templating Guide (blog của nhà cung cấp phần mềm brand templating, có lợi ích liên quan). Sinh Vũ, dữ liệu dịch vụ thiết kế ấn phẩm bán hàng (kinh nghiệm thực hành).
Câu hỏi thường gặp
Một kho mẫu thường có bao nhiêu mẫu?
Tuỳ phạm vi và tần suất sản xuất của từng đội, không có con số cố định. Con số nên là kết quả của bản đồ điểm chạm ghi lại nhu cầu thật (kênh nào, định dạng nào, nhịp đăng ra sao), không phải điểm khởi đầu.
Kho nhiều mẫu có tốt hơn kho ít mẫu không?
Không nhất thiết. Kho quá lớn mà trùng chức năng khiến người dùng phân vân không biết chọn mẫu nào, và thường bị bỏ không cập nhật. Kho tốt là kho phủ đủ các định dạng và tình huống hay lặp, không có mẫu nào thừa chức năng so với mẫu khác.
Nếu sau này cần thêm mẫu thì sao?
Đội tự mở rộng kho được khi quyền dùng tệp nguồn của mẫu thuộc về doanh nghiệp, nên điều này nên được ghi rõ trong hợp đồng thiết kế trước khi bắt đầu. Cách tiếp cận được khuyến nghị là bắt đầu bằng bộ lõi, đăng thật, rồi nhận ra đúng chỗ còn thiếu trước khi mở rộng tiếp.
Bài viết là thông tin tham khảo. Phạm vi, giá và cam kết cụ thể của Sinh Vũ ghi trong hồ sơ đề xuất và hợp đồng đã ký.