Điểm hòa vốn: Thuê ngoài hay dựng đội thiết kế?

Chốt nhanh

Không có con số ấn phẩm nào áp dụng được cho mọi trường hợp, vì ngưỡng hòa vốn thay đổi theo quy mô, ngành, và yêu cầu chất lượng của từng doanh nghiệp. Lỗi phổ biến nhất là chỉ so giá dịch vụ thuê ngoài với lương nhân viên, trong khi tổng chi phí thực của nhân sự thường cao hơn đáng kể so với lương thuần túy. Cách tiếp cận đúng là tự liệt kê đủ các khoản chi phí thực theo khung TCO, tổng chi phí sở hữu, rồi so sánh. Sau khi có con số đầy đủ, quyết định thường tự rõ ràng.

Câu hỏi Sinh Vũ nghe thường xuyên: "Tháng tôi cần khoảng X ấn phẩm, vậy thuê ngoài hay tuyển người?" Câu hỏi đặt đúng chỗ, nhưng cách nhiều người tính thì đặt sai. Họ lấy giá dịch vụ thuê ngoài so với mức lương một nhân viên thiết kế, thấy lương cao hơn thì kết luận thuê ngoài đắt hơn. Cách tính đó bỏ qua phần lớn chi phí thực.

Khung tính đúng: tổng chi phí sở hữu

Gartner gọi khung phân tích này là TCO, viết tắt của Total Cost of Ownership, tức tổng chi phí sở hữu. TCO không chỉ tính chi phí trực tiếp mà bao gồm cả chi phí vận hành, quản lý, và rủi ro theo thời gian. Áp dụng vào quyết định nhân sự thiết kế, TCO của một người nội bộ bao gồm ít nhất các khoản sau:

Lương gross, cộng bảo hiểm xã hội và các khoản phúc lợi bắt buộc
Thiết bị làm việc: máy tính, màn hình, phụ kiện
Bản quyền phần mềm: Adobe Creative Cloud, Figma, font chữ thương mại và các công cụ khác
Chi phí tuyển dụng ban đầu và chi phí thay thế khi người nghỉ
Thời gian đào tạo và ramp-up, tức giai đoạn nhân sự mới làm quen và đạt năng suất đầy đủ
Không gian văn phòng và điện nước, nếu không tính gộp thì vẫn là chi phí thực
Chi phí cơ hội của quản lý: thời gian quản lý trực tiếp dành để hướng dẫn, review và sửa bài có giá trị, dù ít ai đặt con số cho khoản này

Sau khi cộng đủ các khoản, Anh / Chị mới có con số để so sánh với chi phí thuê ngoài thực tế. Kết quả thường khác xa ước tính ban đầu.

Khi nào thuê ngoài có lợi hơn

Thuê ngoài thường thắng về chi phí và tính linh hoạt trong các tình huống sau:

Nhu cầu chưa đủ để một người nội bộ làm full-time có ý nghĩa, nghĩa là người đó sẽ không có việc đều đặn mỗi tuần
Cần nhiều chuyên môn khác nhau trong cùng một giai đoạn: brand identity, motion, copywriting, UX. Không đủ ngân sách để thuê specialist riêng cho từng lĩnh vực
Nhu cầu dao động theo mùa vụ hoặc chiến dịch, có tháng nhiều, có tháng ít. Đội ngoài có thể scale up và scale down, đội nội bộ thì khó
Doanh nghiệp chưa có hệ thống brief rõ ràng và muốn học từ đối tác trước khi tự làm

Khi nào đội nội bộ có lợi hơn

Xây đội nội bộ thường hợp lý hơn khi:

Nhu cầu ổn định và đủ lớn để người nội bộ có việc làm đầy đủ và có ý nghĩa, không bị underutilized, tức làm không hết công suất
Doanh nghiệp muốn đầu tư dài hạn vào năng lực brand, cần người hiểu sâu thương hiệu theo thời gian thay vì phải brief lại từ đầu mỗi lần
Có thông tin nhạy cảm hoặc bí quyết thương hiệu cần giữ trong nội bộ
Tốc độ phản hồi nội bộ là ưu tiên cao, ví dụ cần ra ấn phẩm trong vài giờ thường xuyên

Thuê ngoài: Chi phí linh hoạt theo nhu cầu thực, truy cập được nhiều chuyên môn khác nhau, không gánh rủi ro nhân sự. Nhược điểm: cần brief rõ ràng mỗi lần, người làm không biết sâu lịch sử thương hiệu ngay từ đầu, tốc độ phản hồi phụ thuộc vào đối tác.

Đội nội bộ: Hiểu sâu thương hiệu theo thời gian, phản hồi nhanh, giữ được continuity, tức sự liên tục về giọng điệu và nhận diện. Nhược điểm: TCO thực cao hơn lương thuần túy, rủi ro khi người chủ chốt nghỉ, khó scale down khi nhu cầu giảm.

Lỗi tính sai thường gặp nhất

So sánh giá dịch vụ tháng với lương nhân viên, bỏ qua toàn bộ chi phí phụ trợ. Đây là lỗi phổ biến nhất và dẫn đến kết luận sai hướng
Không tính chi phí rủi ro nhân sự: khi người chủ chốt nghỉ, thương hiệu mất continuity và cần thời gian dài để người mới đạt cùng mức hiểu biết
Kỳ vọng nhân sự mới tuyển đạt ngay chất lượng của đối tác đã làm việc với nhiều thương hiệu nhiều năm
Bỏ qua chi phí cơ hội của lãnh đạo: thời gian quản lý đội design thay vì dành cho ưu tiên kinh doanh cốt lõi có giá trị thực, dù không hiện ra trong bảng lương

Quyết định đúng không đến từ công thức, mà đến từ việc liệt kê đủ chi phí thực. Sau khi có con số đầy đủ, quyết định thường tự rõ ràng.
Kinh nghiệm thực hành tư vấn, Sinh Vũ Studio

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ không đưa ra ngưỡng ấn phẩm cố định vì con số đó thay đổi rất lớn theo từng doanh nghiệp. Điều Sinh Vũ làm trong buổi tư vấn là ngồi cùng khách hàng tự liệt kê đủ các khoản chi phí thực, bao gồm cả những khoản ít ai nghĩ đến như chi phí cơ hội của quản lý hay chi phí thay thế khi nhân sự nghỉ.

Một điều Sinh Vũ cũng thường nhắc: nếu Anh / Chị đang cân nhắc thuê ngoài dài hạn, mô hình kết hợp đáng xem xét hơn là lựa chọn nhị phân. Một người nội bộ lo execution hàng ngày và giữ sự liên tục thương hiệu, kết hợp với đối tác ngoài lo strategy và xử lý overflow trong các chiến dịch lớn. Mô hình này đòi hỏi phân vai rõ ràng, nhưng khi làm đúng thì thường hiệu quả hơn cả hai phương án thuần túy.

Nguồn tham khảo

Gartner, Total Cost of Ownership Framework. Nguyên lý kế toán quản trị (management accounting). Kinh nghiệm thực hành tư vấn thương hiệu của Sinh Vũ.

Câu hỏi thường gặp

Một tháng cần bao nhiêu ấn phẩm thì nên tuyển người nội bộ?

Không có ngưỡng cố định. Câu hỏi đúng hơn là: nếu tuyển người nội bộ, người đó có đủ việc làm ổn định và có ý nghĩa mỗi tuần không? Nếu nhu cầu thấp hơn mức một người làm full-time có lý, nghĩa là người đó sẽ bị underutilized, tức làm không hết công suất, thì thuê ngoài thường rẻ hơn và linh hoạt hơn.

Chi phí ẩn của nhân sự thiết kế gồm những gì?

Ngoài lương gross, Anh / Chị cần tính thêm bảo hiểm xã hội, thiết bị làm việc, bản quyền phần mềm như Adobe và Figma, đào tạo, không gian văn phòng, chi phí tuyển dụng ban đầu, và thời gian của quản lý dành để hướng dẫn và kiểm soát chất lượng. Những khoản này cộng lại thường làm tổng chi phí thực cao hơn lương thuần túy đáng kể.

Mô hình kết hợp nội bộ và thuê ngoài có hiệu quả không?

Với nhiều doanh nghiệp, đây là mô hình hiệu quả nhất. Phần core nội bộ lo execution hàng ngày và giữ sự liên tục của thương hiệu, còn đối tác ngoài lo strategy và xử lý overflow, tức công việc vượt tải trong các chiến dịch lớn. Tuy nhiên mô hình này đòi hỏi phân vai rõ ràng, nếu không sẽ chồng chéo và lãng phí.