Workshop thương hiệu: thế nào là thực sự thành công

Một buổi workshop thương hiệu dễ bị đánh giá sai. Không khí sôi nổi, bảng đầy ý tưởng, mọi người ra về vui vẻ, nhưng tuần sau mỗi người lại làm theo một hướng khác nhau. Sinh Vũ gọi đó là buổi chưa thành công. Không phải vì nội dung kém, mà vì mục tiêu thật sự của một buổi làm việc chiến lược chưa được hoàn thành: đưa đội về cùng một lập trường.

Hai thước đo cốt lõi

Thay vì hỏi "buổi có vui không" hay "chúng ta có nhiều ý tưởng không", Anh/Chị hãy hỏi hai câu này ngay khi bước ra khỏi phòng:

• Lập trường chung: Nếu hỏi ngẫu nhiên hai người trong đội "mình phục vụ ai và khác biệt điểm nào", họ có trả lời giống nhau không?
• Quyết định được ghi lại: Có ít nhất một điểm chốt được viết ra bằng văn bản ngay trong buổi, đủ để một người không có mặt hôm đó đọc và hiểu không?

Nếu cả hai câu trả lời là có, buổi đó thành công về mặt kết quả. Nếu chỉ được một, cần xem lại. Nếu không có câu nào, buổi đó cần được tổ chức lại.

Các yếu tố không thể thiếu

Từ kinh nghiệm thực hành, Sinh Vũ nhận thấy một buổi có khả năng thành công cao khi hội đủ những điều sau:

• Người ra quyết định tham gia thực chất: Không phải xuất hiện đầu buổi rồi đi, mà ở trong phòng xuyên suốt và chủ động tham gia các điểm chốt.
• Khung thảo luận được giữ: Agenda không bị vỡ, không để một chủ đề chiếm hết thời gian còn lại.
• Hành động tiếp theo được phân công: Trước khi giải tán, ai làm gì, hoàn thành trước khi nào, đã được ghi lại và xác nhận.
• Buổi được đóng lại đúng cách: Giai đoạn mở rộng ý tưởng phải được chuyển sang giai đoạn hội tụ quyết định trước khi hết giờ.

Hai giai đoạn mà nhiều buổi bỏ dở

Theo khung Double Diamond (mô hình thiết kế hai giai đoạn mở rộng và thu hẹp) của Design Council UK, một buổi làm việc sáng tạo có hai nhịp riêng biệt. Nhịp thứ nhất là mở rộng: đặt câu hỏi, thu thập quan điểm, khám phá các hướng có thể. Nhịp thứ hai là thu hẹp: loại bỏ, ưu tiên, và chốt.

Lỗi phổ biến nhất Sinh Vũ gặp là các buổi chỉ làm tốt nhịp một rồi hết giờ. Đội ra về với rất nhiều thứ trên bảng nhưng không ai biết cái nào được chọn. Facilitator (người dẫn dắt buổi) có trách nhiệm đảm bảo nhịp hai xảy ra, ngay cả khi phải cắt bớt thảo luận ở nhịp một.

Lỗi thường gặp khiến buổi đi lệch

• Lẫn lộn giữa cảm giác tích cực và kết quả thật: buổi vui, nhiều ý, nhưng không ai biết bước tiếp theo là gì.
• Không có quyết định nào được viết ra trong buổi, chỉ có ghi chép tản mạn mà sau đó không ai đọc lại.
• Người có quyền chốt không vào phòng hoặc chỉ có mặt ở phần mở đầu, khiến mọi kết luận trong buổi đều bấp bênh.
• Thảo luận kéo dài không có điểm dừng, diverge (mở rộng) mãi mà không converge (hội tụ).
• Đánh giá thành công bằng số lượng slide hay khối lượng nội dung thay vì chất lượng quyết định đạt được.

Kết quả của một buổi làm việc chiến lược không phải là nội dung ghi lên bảng, mà là sự thay đổi trong hiểu biết và cam kết của những người trong phòng. Nội dung chỉ là phương tiện.

Sam Kaner, Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ định nghĩa thành công theo kết quả vận hành, không theo cảm giác. Thước đo đơn giản nhất: sau buổi làm, một thành viên trong đội có thể giải thích thương hiệu nhất quán với một người khác trong công ty mà không cần hỏi lại không?

Đây là lý do Sinh Vũ giới hạn nhóm tham dự tối đa mười hai người và yêu cầu người ra quyết định có mặt xuyên suốt. Khi nhóm lớn hơn hoặc khi người chốt không ở trong phòng, chất lượng hội tụ quan điểm giảm rõ rệt, và những gì đạt được trong buổi sẽ khó giữ được sau đó.

Sự đồng thuận bền vững đến từ quá trình, không đến từ kết quả áp đặt. Khi mỗi người cảm thấy quan điểm của mình được nghe và xử lý nghiêm túc trong buổi, cam kết thực thi sau đó cao hơn nhiều so với khi nhận kết luận từ trên xuống.