Bao nhiêu người là vừa đủ

Khi khách hỏi Sinh Vũ về số người tham dự, câu hỏi thật sự phía sau thường là: ai cần biết kết quả và ai cần có mặt để tạo ra kết quả đó. Đây là hai danh sách khác nhau, và nhầm lẫn giữa chúng là nguyên nhân phổ biến nhất khiến một buổi làm việc tốn tiền nhưng không đi đến đâu.

Ngưỡng số người và ý nghĩa thực

Số người tối ưu cho một buổi ra quyết định chiến lược nằm trong khoảng 5 đến 8 người. Jeff Bezos từng đề xuất nguyên tắc "Two-Pizza Team" (nhóm hai chiếc pizza): một nhóm làm việc hiệu quả không nên cần nhiều pizza hơn hai chiếc để nuôi, tức khoảng 6 đến 8 người. Đây không phải quy tắc về ăn uống mà là quan sát thực tiễn về năng lực phối hợp của con người.

J. Richard Hackman, nhà nghiên cứu về hiệu quả nhóm tại Harvard, gọi vấn đề xảy ra khi nhóm quá đông là "coordination loss" (mất năng lượng vào việc phối hợp thay vì làm việc thực). Ông quan sát thấy hiện tượng này xuất hiện rõ khi nhóm vượt quá 6 người. International Association of Facilitators (Hiệp hội Người dẫn dắt quốc tế) cũng khuyến nghị một người dẫn dắt đơn lẻ duy trì chất lượng tốt nhất với nhóm từ 6 đến 12 người.

Khi nào chọn quy mô nào

Hai yếu tố ít được để ý

Ngoài con số, còn hai yếu tố ảnh hưởng lớn đến chất lượng buổi làm việc:

• Cấu trúc quyền lực trong phòng: Nhóm đồng cấp thường trao đổi cởi mở hơn. Nhóm có nhiều tầng cấp bậc thì người cấp dưới thường ngại nói thật khi cấp trên ngồi cạnh. Nếu buổi có cả sếp lẫn nhân viên thực thi, Sinh Vũ cần biết trước để thiết kế phần thảo luận cho phù hợp.
• Mục tiêu của buổi: Ra quyết định cần ít người hơn. Khám phá vấn đề cần nhiều góc nhìn hơn. Nếu Anh / Chị chưa rõ buổi của mình thuộc loại nào, đó là điều nên làm rõ trước khi chốt danh sách tham dự.

Lỗi thường gặp

• Mời cả phòng để không ai cảm thấy bị loại trừ. Kết quả: buổi biến thành nghe trình bày một chiều, không ai thật sự tham gia.
• Nhầm giữa người "nên biết kết quả" và người "cần có mặt để tạo ra kết quả". Người thuộc nhóm đầu nhận bản tóm tắt sau buổi là đủ.
• Thêm người vào phút chót vì áp lực chính trị nội bộ. Đây là tình huống phá vỡ cấu trúc đã thiết kế nặng nề nhất, và thường xảy ra nhất.
• Không thông báo trước giới hạn người tham dự, để khách tự mời thêm mà không hỏi.

Nhóm làm việc hiệu quả không cần nhiều pizza hơn hai chiếc để nuôi.

Jeff Bezos, nguyên tắc Two-Pizza Team

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ quy định rõ trong điều kiện dịch vụ: workshop tối đa 12 người. Khi khách muốn mời thêm, Sinh Vũ giải thích đây không phải vấn đề phòng hay lịch trình mà là vấn đề chất lượng trao đổi thực sự. Nếu buổi có 20 người thì về mặt kỹ thuật vẫn có thể tổ chức, nhưng Sinh Vũ không thể đảm bảo mỗi người đều được nói, được nghe và cảm thấy buổi đó có giá trị với thời gian họ bỏ ra.

Khi tổ chức cần phủ rộng hơn, Sinh Vũ thường đề xuất một trong hai hướng: tổ chức hai buổi riêng biệt với hai nhóm khác nhau, hoặc thiết kế bước truyền kết quả xuống các cấp sau buổi chính. Cả hai đều tốn thêm thời gian nhưng giữ được chất lượng trao đổi ở từng buổi. Đó là sự đánh đổi đáng làm.

Câu hỏi thường gặp

Sếp tổng muốn mời thêm vài người nữa cho đủ bộ. Sinh Vũ có thể linh hoạt không?

Sinh Vũ hiểu áp lực nội bộ khi phải cân bằng giữa ai được mời và ai không. Nhưng giới hạn 12 người không phải quy định về phòng hay lịch trình mà là điều kiện để buổi làm việc còn có giá trị thực. Nếu tổ chức cần phủ rộng hơn, Sinh Vũ sẽ đề xuất tổ chức hai buổi riêng biệt hoặc thiết kế bước truyền kết quả xuống sau buổi chính.

Công ty chỉ có 3 người sáng lập, vậy có cần mời thêm không?

Không nhất thiết. Nếu cả ba người đều là người ra quyết định thật sự thì buổi 3 người vẫn có giá trị, miễn là Anh / Chị không cảm thấy thiếu góc nhìn quan trọng nào. Vấn đề không phải là đủ số mà là đủ người đúng.