Quyết định hay chết vì thiếu người nhận

Sau mỗi buổi làm việc, Anh/Chị thường ra về với cảm giác rõ ràng: đã bàn xong, đã thống nhất, mọi người gật đầu. Hai tuần sau, nhìn lại, không có gì thay đổi. Không phải vì quyết định sai. Mà vì quyết định chưa bao giờ thực sự được chốt, chỉ được đồng ý.

Ba điều kiện bắt buộc

Sinh Vũ quan sát qua nhiều buổi tư vấn rằng một quyết định chỉ sống được khi có đủ ba thứ. Thiếu một, xác suất thất bại rất cao.

• Một người cụ thể nhận trách nhiệm. Không phải "đội marketing", không phải "bộ phận thiết kế". Một tên người thật, ghi ra giấy.
• Một ngày cụ thể phải có kết quả. Không phải "sớm thôi" hay "trong quý này". Một ngày cụ thể, ví dụ "trước thứ Sáu tuần sau".
• Một cơ chế hỏi lại. Ai sẽ hỏi người được giao về tiến độ, và khi nào hỏi. Không có người hỏi thì không có accountability (trách nhiệm giải trình thực sự).

Nếu kết thúc buổi làm mà Anh/Chị không tìm được một người cụ thể nào sẵn sàng nhận trách nhiệm trong phòng, đó là tín hiệu quyết định chưa thực sự được chốt. Nó vẫn đang là ý kiến chung.

Tại sao ý định tốt chưa đủ

Peter Gollwitzer, nhà tâm lý học hành vi, đã chỉ ra từ năm 1999 rằng ý định tốt không tự động tạo ra hành vi. Ông gọi khoảng cách giữa ý định và hành động thực tế là intention-implementation gap (khoảng cách ý định và hành động). Để lấp khoảng cách này, ý định cần được gắn với bối cảnh cụ thể: ai làm, làm gì, khi nào, ở đâu. Khi đó người thực hiện tăng khả năng thực sự hành động thay vì chỉ ghi nhớ là "phải làm".

Điều này không phải lý thuyết xa rời thực tế. Anh/Chị có thể kiểm tra ngay bằng cách nhìn lại biên bản cuộc họp gần nhất và đếm xem bao nhiêu dòng có tên người cụ thể và ngày cụ thể bên cạnh.

Phân biệt responsibility và accountability

Hai khái niệm này thường bị dùng lẫn lộn và gây ra vấn đề thực thi nghiêm trọng.

Một mình responsibility mà không có accountability thì quyết định dễ bị đẩy xuống khi áp lực ngắn hạn tràn vào. Cơ chế kiểm tra không cần phức tạp: một tin nhắn hỏi tiến độ vào đúng ngày đã hẹn đã đủ tạo ra accountability thực sự.

Lỗi thường gặp sau buổi làm

• Giao cho "đội" mà không có tên người: Không ai cảm thấy đó là việc của riêng mình.
• Không có thời hạn rõ: Quyết định đúng vẫn bị đẩy xuống khi áp lực ngắn hạn xuất hiện.
• Scope quá lớn so với nguồn lực thực tế: Người được giao không có thời gian hoặc ngân sách để làm, nhưng không ai kiểm tra điều này trước khi giao.
• Không hỏi xem đây có phải ưu tiên thực sự không: Quyết định đứng thứ mấy trong danh sách việc của người được giao? Nếu không hỏi, Anh/Chị không biết.

Cách Sinh Vũ làm cuối buổi

Sinh Vũ kết thúc mỗi buổi tư vấn bằng một bảng hành động đơn giản với ba cột: tên quyết định, tên người chịu trách nhiệm (ghi tên thật, không ghi "team"), và ngày cụ thể phải có kết quả. Bảng này không dài quá một trang. Mục đích không phải để lưu hồ sơ mà để mở đầu buổi làm tiếp theo.

Chốt quyết định mà không chỉ ra ai làm thì giống như có bản đồ mà không biết mình đang đứng đâu.

Sinh Vũ Studio, kinh nghiệm thực hành tư vấn

Với những quyết định quan trọng hoặc lần đầu được áp dụng, Sinh Vũ khuyên nên đặt một mốc kiểm tra ngắn, khoảng một tuần sau buổi làm, để phát hiện sớm nếu có trở ngại về nguồn lực hoặc ưu tiên. Không phải để kiểm soát, mà để giúp người được giao có cơ hội báo ngược lại trước khi quá muộn.

Khung RACI (viết tắt của Responsible, Accountable, Consulted, Informed, tức là: người thực hiện, người chịu trách nhiệm cuối, người cần hỏi ý kiến, người cần thông báo) là công cụ phổ biến trong quản lý dự án giúp làm rõ bốn vai trò này cho mỗi quyết định. Anh/Chị không cần áp dụng đầy đủ RACI cho mọi việc, nhưng ít nhất hai vai trò đầu cần được xác định rõ trước khi kết thúc buổi làm.