Mời đại diện hay mời toàn bộ người liên quan
Câu hỏi không phải ai đông hơn hay ai quan trọng hơn, mà là quyết định ra trong phòng có ràng buộc những người vắng mặt không.
Không có mô hình nào đúng tuyệt đối: mời đại diện phù hợp khi nhóm nhỏ đủ thẩm quyền và cần ra quyết định nhanh, mời toàn bộ phù hợp khi thay đổi ảnh hưởng nhiều người và cần đồng thuận thực sự để triển khai. Sinh Vũ luôn hỏi mục tiêu buổi trước, sau đó mới xác định danh sách người tham dự, vì hai việc đó không thể tách rời.
Trước khi Sinh Vũ tư vấn bất kỳ danh sách người tham dự nào, Sinh Vũ hỏi hai câu: "Quyết định ra trong buổi này có ràng buộc những người vắng mặt không?" và "Những người vắng mặt có thể phủ quyết hoặc không thực hiện kết quả không?" Hai câu này thường làm rõ ngay mô hình nào phù hợp, nhanh hơn bất kỳ bảng phân tích nào.
Hai mô hình và mục tiêu tương ứng
Mời đại diện và mời toàn bộ không phải hai lựa chọn về quy mô, mà là hai lựa chọn về mục tiêu buổi.
Mời toàn bộ người liên quan: Phù hợp khi thay đổi ảnh hưởng nhiều người và cần đồng thuận thực sự để triển khai, không chỉ sự chấp thuận trên giấy. Chi phí là thời gian và độ phức tạp tổ chức tăng lên, nhưng đổi lại kháng cự sau buổi thấp hơn đáng kể.
Tại sao đồng thuận quan trọng hơn Anh / Chị nghĩ
Lý thuyết thay đổi tổ chức của Kurt Lewin chỉ ra rằng người bị ảnh hưởng bởi một quyết định, nếu được tham gia trực tiếp vào quá trình ra quyết định đó, có khả năng chấp nhận và thực hiện thay đổi cao hơn đáng kể so với người chỉ được thông báo kết quả sau. Hiệu ứng này trong quản trị thay đổi thường được gọi là "participation effect" (tác động của sự tham gia).
Điều đó có nghĩa là: nếu đội triển khai không có mặt trong buổi và không tin vào hướng đi được chọn, tốc độ thực thi sẽ chậm hơn, và đôi khi kết quả tốt trên giấy lại thất bại trong thực tế vì đội không thực sự đẩy nó.
Sự thay đổi bền vững không đến từ quyết định đúng, mà đến từ quyết định được những người thực hiện nó tin vào.
Rút ra từ lý thuyết thay đổi tổ chức, Kurt Lewin
Khi nào chọn hướng nào
- Mời đại diện: Quyết định chiến lược cần tốc độ, nhóm nhỏ đủ thẩm quyền, đại diện được ủy quyền rõ bởi nhóm họ đại diện.
- Mời toàn bộ: Thay đổi lớn ảnh hưởng nhiều người, cần đội triển khai thực sự tin vào hướng đi, hoặc khi kháng cự sau buổi là rủi ro lớn hơn chi phí tổ chức.
- Nhiều buổi: Khi nhóm quá lớn để làm việc hiệu quả trong một buổi duy nhất, có thể tách thành nhiều buổi với cùng nội dung, sau đó dùng bước cascade (truyền thông từng tầng) để phủ đủ các nhóm còn lại.
- Đại diện cộng truyền thông: Khi cần tốc độ hơn đồng thuận, mời đại diện thẩm quyền ra quyết định, rồi xử lý kháng cự của nhóm còn lại bằng bước truyền thông riêng sau đó.
Lỗi thường gặp cần tránh
- Mời đại diện nhưng không thông báo cho nhóm còn lại. Những người không được tham dự cần biết kết quả và lý do tại sao họ không có mặt. Nếu không, cảm giác bị loại trừ sẽ dễ biến thành kháng cự.
- Đại diện đồng ý trong phòng nhưng không được nhóm của họ ủy quyền trước. Khi về, đại diện không thể thuyết phục nhóm, và kết quả buổi thực chất chưa được chấp thuận bởi bên đó.
- Mời toàn bộ nhưng không có cấu trúc cho nhóm lớn. Phòng đông mà không có thiết kế buổi phù hợp dễ dẫn đến thảo luận loạn, tiếng nói lớn lấn át tiếng nói nhỏ, và kết quả kém hơn nhóm nhỏ hơn được dẫn dắt tốt.
- Không làm rõ từ đầu: đây là quyết định cuối hay đề xuất để trình lên. Khi người trong phòng hiểu nhầm mức độ ràng buộc của kết quả, buổi kết thúc tốt nhưng không dẫn đến hành động.
Góc nhìn của Sinh Vũ
Sinh Vũ không tư vấn danh sách người tham dự mà không biết mục tiêu buổi. Không phải vì Sinh Vũ cầu kỳ, mà vì danh sách người tham dự là hệ quả của mục tiêu, không phải điểm khởi đầu. Khách hay đến với câu hỏi "mời ai?", nhưng câu hỏi cần trả lời trước là "buổi này muốn đạt được gì, và ai có quyền, ai có thông tin, ai sẽ phải thực thi kết quả?"
Hai câu Sinh Vũ hỏi đầu tiên, "Quyết định ra trong buổi này có ràng buộc những người vắng mặt không?" và "Những người vắng mặt có thể phủ quyết hoặc không thực hiện kết quả không?", thường cho thấy ngay mô hình nào phù hợp. Anh / Chị có thể tự hỏi mình hai câu đó trước khi đến gặp Sinh Vũ.
Nguồn tham khảo
Kurt Lewin, lý thuyết thay đổi tổ chức (unfreeze, change, refreeze). Harrison Owen, Open Space Technology. Juanita Brown, The World Cafe. Kinh nghiệm thực hành Sinh Vũ Studio.
Câu hỏi thường gặp
Nếu mời đại diện thì đại diện đó cần có thẩm quyền đến đâu?
Đại diện cần được nhóm của họ ủy quyền rõ trước buổi, không phải chỉ là người được cử đi cho có mặt. Nếu đại diện đồng ý trong phòng nhưng không thể thuyết phục nhóm của họ sau, kết quả buổi thực chất chưa được chấp thuận. Sinh Vũ thường đề nghị khách làm rõ ủy quyền này trước khi buổi diễn ra.
Mời toàn bộ thì phòng quá đông, thảo luận loạn, phải làm sao?
Khi nhóm quá lớn để làm việc hiệu quả trong một buổi, có thể tách thành nhiều buổi với cùng nội dung, hoặc tổ chức cascade sau buổi chính để truyền thông kết quả xuống các nhóm còn lại. Điều quan trọng là những người không được tham dự cần biết kết quả và lý do, không để họ cảm thấy bị loại khỏi quyết định ảnh hưởng đến họ.
Kết quả đạt được trong buổi là quyết định cuối hay chỉ là đề xuất?
Đây là câu cần làm rõ trước buổi, không phải sau. Nếu kết quả chỉ là đề xuất trình lên cấp trên, những người trong phòng cần biết điều đó ngay từ đầu. Hiểu nhầm về mức độ ràng buộc của kết quả là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến buổi tư vấn không dẫn đến hành động thực tế.