Chốt quyết định ngay trong phòng hay để về sau

Chốt nhanh

Nguyên tắc: chốt ngay những gì đã đủ thông tin, chỉ để về sau những gì thực sự cần thêm dữ liệu hoặc cần người có thẩm quyền chưa có mặt. Nếu Anh/Chị muốn hoãn nhưng không nêu được cụ thể cần thêm gì, đó là dấu hiệu lo ngại chưa được nói thành lời, không phải thiếu thông tin. Sinh Vũ sẽ giúp phân biệt hai loại này ngay trong buổi làm việc.

Câu hỏi này xuất hiện ở hầu hết các buổi tư vấn thương hiệu: bàn xong một vấn đề, phòng im lặng một chút, rồi ai đó nói "thôi để về suy nghĩ thêm". Đôi khi đó là quyết định đúng. Đôi khi đó là thói quen. Và đôi khi đó là cách tránh nói một lo ngại mà chưa ai dám đặt lên bàn. Sinh Vũ giúp Anh/Chị phân biệt ba tình huống này ngay trong phòng.

Hai loại quyết định, hai cách xử lý

Jeff Bezos chia quyết định thành hai loại trong thư gửi cổ đông Amazon năm 2015 và 2016. Loại thứ nhất là quyết định "một chiều" (một khi đã đi thì rất khó quay lại, ví dụ: chọn tên thương hiệu, thay đổi định vị cốt lõi). Loại thứ hai là quyết định "hai chiều" (có thể điều chỉnh sau khi thực thi, ví dụ: chọn tone màu cho một chiến dịch, thử nghiệm một thông điệp). Với quyết định hai chiều, chốt nhanh và học từ kết quả thường tốt hơn là bàn thêm. Với quyết định một chiều, cần đủ thông tin trước khi chốt, không phải vì sợ sai mà vì chi phí đảo ngược thực sự cao.

Lỗi phổ biến là áp quy trình của loại một chiều lên quyết định hai chiều: mang về họp thêm, xin thêm ý kiến, rồi mất vài tuần để chốt thứ hoàn toàn có thể thử ngay.

Khi nào chốt ngay trong phòng

Thông tin đã đủ để so sánh các lựa chọn, không cần thêm dữ liệu mới.
Người có thẩm quyền ra quyết định đang có mặt trong phòng.
Quyết định thuộc loại hai chiều, có thể điều chỉnh sau khi thực thi.
Việc hoãn không tạo ra thêm thông tin mà chỉ tạo ra thêm thời gian lo lắng.

Khi nào nên để về bàn thêm

Cần số liệu cụ thể chưa có trong phòng và xác định được ai sẽ lấy số liệu đó, trong bao lâu.
Người liên quan chủ chốt không có mặt và quyết định sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến họ.
Tổ chức có quy trình bắt buộc phải trình qua cấp cao hơn trước khi chốt.
Quyết định thuộc loại một chiều và còn điểm mờ thực sự chưa được làm rõ.

Chốt trong phòng: Tiết kiệm thời gian, duy trì đà làm việc, buộc mọi người phải làm rõ quan điểm ngay khi thông tin còn tươi. Rủi ro: nếu chốt vội quyết định một chiều khi chưa đủ cơ sở, chi phí sửa sau cao.

Để về bàn thêm: Phù hợp khi thực sự thiếu dữ liệu hoặc thiếu người. Rủi ro: quyết định bị hoãn vô thời hạn, năng lượng nhóm phân tán, và lo ngại thật không được đặt ra bao giờ.

Dấu hiệu của trì hoãn không cần thiết

John Boyd, trong khung OODA (Quan sát, Định hướng, Quyết định, Hành động), chỉ ra rằng tốc độ vòng lặp quyết định là lợi thế cạnh tranh. Quyết định chậm thường không phải vì thiếu thông tin mà vì thiếu khung xử lý thông tin rõ ràng. Trong thực hành tư vấn, Sinh Vũ nhận thấy thêm một nguyên nhân khác: có xung đột quan điểm trong nhóm chưa được giải quyết, và việc hoãn quyết định là cách tạm thời tránh phải đối mặt với xung đột đó.

Dấu hiệu nhận ra: Anh/Chị đề xuất hoãn nhưng khi được hỏi "cần thêm thông tin gì cụ thể?", câu trả lời là "cần suy nghĩ thêm" hoặc "hỏi thêm ý kiến" mà không nêu được hỏi ai, hỏi gì, hỏi xong thì chốt theo tiêu chí nào.

Quyết định bị hoãn không phải vì thiếu dữ liệu. Phần lớn là vì thiếu can đảm nói thẳng lo ngại đang có trong phòng.
Kinh nghiệm thực hành, Sinh Vũ

Cách Sinh Vũ xử lý trong buổi

Ngay đầu mỗi buổi làm việc, Sinh Vũ phân loại rõ: quyết định nào cần chốt hôm nay, quyết định nào chỉ cần làm rõ quan điểm để chuẩn bị cho lần sau. Việc này giúp tránh tình trạng dành hết năng lượng cho vấn đề phụ, rồi để vấn đề chính về sau mà không ai theo lên.

Nếu trong buổi có đề xuất hoãn một quyết định quan trọng, Sinh Vũ hỏi thẳng ba câu: cần thêm thông tin gì, ai lấy thông tin đó, và bao lâu thì có. Nếu không trả lời được cả ba, việc hoãn không có điểm kết thúc và quyết định sẽ rơi vào quên lãng sau khi mọi người ra khỏi phòng. Đây là lỗi không phải do thiếu thời gian mà do thiếu cấu trúc.

Với những quyết định thực sự cần về bàn thêm, Sinh Vũ đề nghị xếp lịch buổi tiếp theo và ghi rõ ai làm gì trước buổi đó. Không có bước này, "để về bàn thêm" gần như đồng nghĩa với không quyết định.

Nguồn tham khảo

OODA Loop, John Boyd. Jeff Bezos, one-way door / two-way door decision framework, Amazon Shareholder Letters 2015 và 2016. Kinh nghiệm thực hành Sinh Vũ từ các buổi tư vấn thương hiệu.

Câu hỏi thường gặp

Khách hàng nói 'để về suy nghĩ thêm', Sinh Vũ có nên ép chốt không?

Sinh Vũ không ép, nhưng sẽ hỏi thẳng: cần thêm thông tin gì và ai lấy thông tin đó trong bao lâu. Nếu Anh/Chị trả lời được câu này thì việc hoãn là hợp lý. Nếu không trả lời được, rất có thể lý do thực sự là một lo ngại chưa được nói ra, và Sinh Vũ sẽ giúp đưa lo ngại đó ra bàn.

Quyết định về hướng thương hiệu có phải loại nên chốt ngay không?

Phần lớn quyết định định hướng thương hiệu là loại khó đảo ngược, ảnh hưởng dài hạn, vì vậy không nên chốt vội khi còn thiếu thông tin. Tuy nhiên, nếu mọi thứ đã được phân tích đủ trong buổi và người ra quyết định có mặt, việc tiếp tục hoãn chỉ kéo dài chi phí cơ hội. Sinh Vũ phân loại rõ từng hạng mục ngay đầu buổi để Anh/Chị biết cái nào cần chốt, cái nào chỉ cần làm rõ quan điểm.

Nếu người ra quyết định chính không có mặt trong buổi thì sao?

Đây là lý do hợp lý để hoãn, nhưng cần xác định rõ: ai là người đó, họ cần nghe thông tin gì, và khi nào có thể gặp. Nếu không xác định được ba điều này, buổi tiếp theo sẽ lại rơi vào tình trạng tương tự. Sinh Vũ thường đề nghị xếp lịch buổi tiếp theo ngay trước khi kết thúc buổi hiện tại.