Làm sao chốt đúng quyết định cần ra trước khi họp

Câu hỏi quyết định phải được viết thành một câu cụ thể trước buổi, không phải sau. Nếu Anh/Chị vào phòng mà mục tiêu chỉ là "thảo luận về thương hiệu", thì buổi không có tiêu chí thành công và kết quả phụ thuộc vào cảm giác thay vì kết luận đo được. Sinh Vũ thiết kế agenda ngược từ câu hỏi quyết định, không thiết kế theo chủ đề rồi hy vọng ra được quyết định ở cuối.

Phân biệt chủ đề và quyết định thật

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Phần lớn các buổi thất bại không phải vì thiếu thông tin mà vì nhầm chủ đề thảo luận với quyết định thật.

• "Định vị thương hiệu" là chủ đề.
• "Chúng ta chọn phân khúc A hay B làm khách hàng ưu tiên trong 12 tháng tới" là quyết định.
• "Chiến lược nội dung" là chủ đề.
• "Kênh nào chúng ta tập trung trước: mạng xã hội hay email" là quyết định.

Quyết định thật phải có dạng: chọn cái này hoặc cái kia, đồng ý hoặc không đồng ý, tiến hoặc dừng. Nếu Anh/Chị không thể viết quyết định theo dạng đó, thì có thể buổi chưa sẵn sàng để ra kết luận, hoặc câu hỏi cần được làm rõ thêm trước.

Ai là người quyết định cuối

Bain & Company phát triển khung RAPID (Recommend, Agree, Perform, Input, Decide), trong đó vai trò Decide, tức người quyết định cuối, phải được chỉ định trước, không phải sau khi họp xong mới hỏi "Vậy ai chịu trách nhiệm cái này?" Khi buổi có nhiều người tham dự mà không làm rõ ai là decider (người quyết định cuối), kết luận sẽ thành "ý kiến tổng hợp" và không ai thực thi.

Trước mỗi buổi, Anh/Chị cần xác nhận: người có quyền ra quyết định cuối có mặt không, nếu không có mặt thì kết quả buổi là đề xuất hay là quyết định chính thức?

Calibrate mức độ chuẩn bị theo loại quyết định

Jeff Bezos phân loại quyết định thành hai nhóm trong thư gửi cổ đông Amazon:

Nhận diện quyết định buổi tới thuộc loại nào giúp Anh/Chị biết cần chuẩn bị đến đâu và tránh dành ba tiếng để bàn một quyết định có thể thử và sửa trong hai tuần.

Trình tự chuẩn bị trước buổi

• Trước 3 đến 5 ngày: Viết danh sách quyết định dự kiến thành văn bản, gửi cho người quyền lực cao nhất và yêu cầu xác nhận hoặc chỉnh sửa. Bước này để lọc ra quyết định nào thực sự cần ra trong buổi đó.
• Trước 1 ngày: Chốt agenda theo thứ tự nền tảng đến phái sinh. Quyết định về khách hàng mục tiêu phải ra trước quyết định về thông điệp. Không đảo thứ tự.
• Đầu buổi: Đọc to câu hỏi quyết định và xác nhận mọi người hiểu như nhau. Nếu kỳ vọng lệch ngay ở bước này, tốt hơn là phát hiện sớm và chỉnh, không phải sau 90 phút.

Bắt đầu từ tờ giấy trắng tốn thời gian hội tụ nhóm hơn nhiều so với bắt đầu từ một decision brief viết sẵn bối cảnh, các lựa chọn đang cân nhắc, và tiêu chí đánh giá.

Roger Schwarz, The Skilled Facilitator, 2002

Lỗi thường gặp khi chốt mục tiêu buổi

• Ghi "thống nhất định hướng thương hiệu" là mục tiêu nhưng không định nghĩa "định hướng" cụ thể là gì và đến đâu là đủ.
• Để người tham dự tự hiểu mục tiêu buổi, vào phòng mới phát hiện kỳ vọng lệch nhau.
• Ra quyết định trong phòng nhưng không ghi lại thành văn bản được xác nhận, sau đó mỗi người nhớ khác nhau.
• Nhầm "đã thảo luận nhiều" với "đã quyết định", dẫn đến không ai thực thi.
• Đưa quá nhiều câu hỏi vào một buổi, không câu nào được xử lý đủ sâu.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ làm chiến lược cụ thể, không làm động lực chung chung. Trước mỗi buổi làm việc với khách, Sinh Vũ yêu cầu ít nhất một câu quyết định viết thành văn bản, ví dụ: "Buổi này cần ra được: chúng ta chọn phân khúc A hay B làm khách hàng ưu tiên trong 12 tháng tới." Từ câu đó, Sinh Vũ mới thiết kế agenda, chuẩn bị dữ liệu cần thiết, và xác nhận ai là người ra kết luận cuối.

Nếu trước buổi không có câu hỏi đó, Sinh Vũ sẽ đề nghị dành thời gian đầu buổi để xác định câu hỏi đó, thay vì bắt đầu thảo luận ngay. Mất 15 phút để làm rõ câu hỏi quyết định tốt hơn mất 90 phút để thảo luận mà không ra kết luận.

Câu hỏi thường gặp

Nếu có nhiều vấn đề cần giải quyết, Anh/Chị phải chọn câu hỏi nào để đưa vào buổi?

Chọn quyết định nào mà các quyết định khác phụ thuộc vào nó. Ví dụ: phải chốt khách hàng mục tiêu trước, rồi mới có căn cứ để bàn thông điệp hay kênh truyền thông. Quyết định nền tảng ra trước, quyết định phái sinh ra sau, không đảo thứ tự.

Nếu vào buổi mới phát hiện quyết định chưa đủ dữ liệu để ra, phải làm gì?

Không cố ép ra kết luận trong ngày. Tách quyết định đó ra, ghi rõ còn thiếu dữ liệu gì, giao ai thu thập và đặt deadline cụ thể. Buổi vẫn có thể có kết quả là 'chúng ta biết mình cần thêm gì và ai chịu trách nhiệm lấy dữ liệu đó', đó là kết luận hợp lệ.

Người quyền cao nhất không tham gia buổi, có tiếp tục được không?

Được, nhưng phải xác nhận trước rằng quyết định trong buổi chỉ là đề xuất, chưa phải kết luận cuối. Ghi rõ điều đó vào agenda ngay từ đầu để tránh tình trạng mọi người ra về nghĩ đã chốt, trong khi người có quyền quyết định chưa đồng ý.