Làm trọn bộ hay chọn từng nhóm sales kit

Chốt nhanh

Nếu kênh bán hàng đã ổn định và đội từ ba người trở lên, làm trọn bộ một lần sẽ tiết kiệm hơn về lâu dài vì nhất quán và được chiết khấu combo. Nếu sản phẩm hoặc định vị còn đang thử nghiệm, hãy bắt đầu với nhóm tài liệu phục vụ kênh đang bán chạy nhất, đo kết quả, rồi mở rộng. Làm nhiều mà đội chưa dùng được hết thì không phải đầu tư, đó là lãng phí.

Bắt đầu với trọn bộ hay chọn từng nhóm, đây là câu hỏi Sinh Vũ nghe thường xuyên trong các buổi tư vấn. Và câu trả lời luôn bắt đầu bằng một câu hỏi ngược: tuần này đội sales đang gặp khách qua kênh nào? Kênh đó cần tài liệu gì? Đó là điểm xuất phát, không phải danh sách tài liệu lý tưởng trên giấy.

Hai hướng, hai logic khác nhau

Làm trọn bộ một lần: Hình ảnh nhất quán ngay từ đầu, tiết kiệm chi phí thiết kế nhờ chiết khấu combo, không phải quay lại sửa sau sáu đến mười hai tháng. Đòi hỏi ngân sách đủ lớn và đội phải sẵn sàng tiếp nhận, triển khai toàn bộ ngay.

Chọn từng nhóm: Phù hợp khi ngân sách hạn chế hoặc kênh bán hàng chưa ổn định. Rủi ro là các nhóm làm ở các thời điểm khác nhau có thể lệch nhau về phong cách nếu không có design system (hệ thống ngôn ngữ thiết kế) làm gốc.

Không có hướng nào tốt hơn tuyệt đối. Hướng đúng là hướng phù hợp với trạng thái thực tế của doanh nghiệp Anh Chị lúc này.

Các yếu tố cần cân nhắc

Kênh bán hàng hiện tại: Doanh nghiệp bán chủ yếu qua gặp trực tiếp thì ưu tiên tài liệu in hoặc slide thuyết trình. Bán qua mạng xã hội thì ưu tiên template số (bản mẫu kỹ thuật số) trước. Không cần làm tất cả nếu chưa dùng đến tất cả.
Khả năng hấp thụ của đội: Đội marketing một đến hai người mà nhận về năm nhóm tài liệu cùng lúc sẽ không triển khai hết. Tài liệu để trong thư mục không ai mở thì đầu tư đó về bằng không.
Tốc độ thay đổi của sản phẩm: Sản phẩm hoặc giá thay đổi thường xuyên thì không nên đầu tư bộ in ấn lớn trước. Tập trung vào tài liệu số dễ cập nhật.
Mức độ ổn định của định vị: Nếu định vị thương hiệu còn đang thử nghiệm, làm bộ đầy đủ rồi phải đổi hướng sẽ mất chi phí làm lại toàn bộ.
Mốc kinh doanh sắp tới: Ra mắt sản phẩm mới, mở rộng thị trường, hoặc phát triển hệ thống franchise (nhượng quyền) là thời điểm hợp lý để làm bộ đầy đủ hơn vì nhu cầu đồng bộ tăng cao.

Khi nào nên làm trọn bộ

Anh Chị phù hợp với hướng này nếu hội tụ phần lớn các điều kiện sau: ngân sách đủ, đội từ ba người trở lên, kênh bán hàng chính đã xác định rõ, và không muốn quay lại làm lại trong vòng sáu đến mười hai tháng tới.

Trường hợp đặc biệt cần chú ý: nếu Anh Chị đang vận hành mô hình franchise hoặc có mạng lưới đại lý, làm từng nhóm riêng lẻ theo thời gian sẽ tạo ra chênh lệch chất lượng và phong cách giữa các điểm bán. Đây là trường hợp hiếm hoi mà làm trọn bộ ngay từ đầu gần như là bắt buộc.

Khi nào nên chọn từng nhóm

Nguyên tắc MVP (sản phẩm khả dụng tối thiểu) áp dụng được ở đây: xác định nhóm tài liệu nhỏ nhất đủ để đội sales hoạt động hiệu quả, triển khai, đo kết quả, rồi mở rộng. Tránh đầu tư quá lớn vào vật liệu chưa được thị trường xác nhận.

Hai mươi phần trăm loại tài liệu thường phục vụ tám mươi phần trăm các cuộc gặp bán hàng. Xác định đúng hai mươi phần trăm đó để làm trước.
Nguyên lý Pareto, Joseph Juran

Cách xác định nhóm ưu tiên: hỏi đội sales tài liệu nào họ đang phải tự làm tạm hoặc xin từ nơi khác mỗi tuần. Đó là nhóm cần làm trước nhất vì nhu cầu đã có thật, chỉ là chưa được đáp ứng đúng cách.

Lỗi thường gặp

Làm trọn bộ nhưng chỉ dùng được hai trong năm nhóm, phần còn lại để trong Google Drive không ai mở. Chiết khấu combo không bù được chi phí cơ hội của phần tài liệu bị lãng phí.
Bắt đầu với nhóm rẻ nhất thay vì nhóm quan trọng nhất. Sau đó không còn ngân sách cho nhóm thực sự cần thiết hơn.
Không tính đến thời điểm: đặt hàng in ấn sát ngày triển lãm hoặc ra mắt sản phẩm, không đủ thời gian sửa và in đúng tiến độ.
Làm các nhóm tài liệu ở các thời điểm khác nhau, thuê nhiều đơn vị khác nhau, không có design system làm gốc. Kết quả là bộ tài liệu trông như của nhiều thương hiệu khác nhau.

Góc nhìn của Sinh Vũ

Sinh Vũ giao tài liệu theo thứ tự ưu tiên trong brief (tài liệu tóm tắt yêu cầu). Khách chọn combo từ hai nhóm trở lên được chiết khấu từ mười hai đến hai mươi tám phần trăm, nhưng Sinh Vũ không khuyến khích mua thêm chỉ để được giảm giá nếu đội chưa thực sự sẵn sàng dùng.

Câu hỏi Sinh Vũ hay đặt ra trong buổi tư vấn đầu tiên: tuần này đội sales của Anh Chị gặp khách bằng kênh nào, tài liệu nào họ đang phải tự làm tạm? Câu trả lời cho hai câu hỏi đó thường chỉ ra nhóm tài liệu cần làm ngay, rõ hơn bất kỳ danh sách lý tưởng nào.

Nguồn tham khảo

Eric Ries, The Lean Startup. Joseph Juran, ứng dụng nguyên lý Pareto trong quản lý chất lượng. Kinh nghiệm thực hành tư vấn của Sinh Vũ Studio.

Câu hỏi thường gặp

Combo hai nhóm trở lên được chiết khấu, vậy có nên mua thêm để tiết kiệm không?

Chiết khấu combo của Sinh Vũ dao động từ mười hai đến hai mươi tám phần trăm khi chọn từ hai nhóm trở lên. Tuy nhiên Sinh Vũ không khuyến khích mua thêm chỉ để được giảm giá nếu đội chưa sẵn sàng triển khai. Tài liệu nằm trong Google Drive không ai mở thì chiết khấu bao nhiêu cũng không có giá trị.

Nếu sau này muốn làm thêm nhóm khác, có phải thiết kế lại từ đầu không?

Nếu Sinh Vũ đã xây design system (hệ thống thiết kế) cho bộ đầu tiên, các nhóm tài liệu làm sau sẽ kế thừa ngôn ngữ hình ảnh đó mà không cần làm lại từ đầu. Rủi ro xảy ra khi Anh Chị tự làm thêm hoặc thuê đơn vị khác thiết kế nhóm tiếp theo mà không có design system làm gốc, lúc đó các nhóm sẽ bắt đầu lệch nhau về phong cách.

Làm từng nhóm riêng lẻ theo thời gian có ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu không?

Có, nếu không có design system rõ ràng làm chuẩn chung. Các tài liệu được làm ở các thời điểm khác nhau, bởi các người khác nhau, sẽ dần dần lệch về màu sắc, font chữ và cách trình bày. Khách hàng không đọc tên tài liệu, họ cảm nhận sự nhất quán hoặc thiếu nhất quán đó một cách trực giác.