Sau chẩn đoán, bắt đầu từ đâu?

Sau khi có kết quả chẩn đoán, điều Anh Chị thường gặp là một danh sách dài những thứ cần sửa. Nhiều đội lúng túng không biết bắt đầu từ đâu, hoặc chọn sai thứ tự rồi mất động lực giữa chừng. Bài này giúp Anh Chị phân nhóm và chốt thứ tự thực thi theo nhịp thực tế của đội.

Ba nhóm việc cần làm

Khung phân nhóm dựa trên hai trục: tác động và công sức (effort). Việc tác động cao, công sức thấp là nhóm nhanh, nên bắt đầu ở đây vì tạo giá trị thật mà không đòi nhiều thời gian, ngân sách hay phối hợp phức tạp. Việc tác động cao, công sức cao là nhóm vừa đến dài hạn, cần hoạch định nguồn lực và đồng thuận các bên trước khi khởi động. Việc tác động thấp, công sức thấp có thể gom lại làm khi đội có khoảng trống.

• Nhóm nhanh: hoàn thành trong vài tuần, không cần ngân sách lớn, kết quả thấy được ngay. Ví dụ: sửa cách viết mô tả trên kênh bán hàng, thống nhất màu sắc trên tài liệu giao khách.
• Nhóm vừa: cần một đến ba tháng, có người phụ trách rõ, thường chạm vào quy trình hoặc nội dung hệ thống. Ví dụ: xây bộ hướng dẫn giọng văn nội bộ, làm lại trang giới thiệu dịch vụ.
• Nhóm dài hạn: thay đổi gốc rễ, cần ngân sách theo giai đoạn, phải có đồng thuận từ lãnh đạo và kế hoạch nguồn lực trước khi bắt đầu. Ví dụ: tái định vị thương hiệu, xây hệ thống nhận diện mới.

Khi nào ưu tiên nhóm nào

Có một trường hợp đặc biệt cần lưu ý: việc chặn việc khác. Nếu một việc mà chưa xong thì những việc khác không thể tiến được, hãy ưu tiên nó trước, dù nó không thuộc nhóm nhanh. Thứ tự phụ thuộc quan trọng hơn tốc độ hoàn thành.

Lỗi thường gặp khi phân nhóm

• Dồn hết vào dài hạn: nhiều tháng trôi qua, đội không thấy thay đổi nào, động lực giảm, ban lãnh đạo bắt đầu nghi ngờ kết quả chẩn đoán.
• Chỉ nhặt việc nhanh, né việc gốc: kết quả trông ổn trong ngắn hạn nhưng vấn đề thật quay lại sau vài tháng vì chưa được chữa tận gốc.
• Bỏ qua thứ tự phụ thuộc: làm việc sau trước việc phải làm trước, tạo ra công sức thừa hoặc phải làm lại.
• Lập ba nhóm nhưng không gán chủ và hạn: kế hoạch thành tài liệu trình bày, không ai cầm lên thực thi, mọi thứ trì hoãn vô thời hạn.

Kế hoạch hành động chỉ hữu ích khi là tài liệu đội cầm lên thực thi theo thứ tự rõ ràng, không phải trang trình bày xếp ngăn kéo.

Sinh Vũ Studio, nguyên tắc bàn giao dự án chẩn đoán thương hiệu

Góc nhìn của Sinh Vũ

Trong các dự án chẩn đoán, Sinh Vũ luôn chia kết quả thành đúng ba nhóm việc này và chốt thứ tự ngay trong buổi workshop ưu tiên với ban lãnh đạo. Không phải để trình bày cho đẹp, mà để khi buổi kết thúc, mỗi việc đã có tên người phụ trách và hạn cụ thể.

Lý do làm vậy là nhịp làm việc sau đó phải khớp với nguồn lực và dòng ngân sách thật của khách. Nếu ngân sách rót theo giai đoạn, thì thứ tự việc cũng phải sắp theo từng đợt, không thể lên kế hoạch một cục rồi chờ tiền. Khi nhịp này khớp nhau, đội vừa có thắng nhỏ để giữ đà, vừa không né vấn đề gốc cần thời gian dài để giải quyết thật sự.