Trong thời đại công nghệ hiện đại, bạn đã biết làm việc thông minh hơn chưa.
Lên kế hoạch công việc của bạn
1. Hiểu sự khác nhau giữa hiệu quả và hiệu suất. Hiệu quả là làm đúng việc. Hiệu suất là làm việc đúng cách. Cả hai đều quan trọng nhưng bạn cần làm đúng việc trước khi làm đúng phương pháp. Kết hợp cả hai lại và bạn sẽ làm việc thông minh hơn chứ không phải làm nhiều hơn.
2. Ghi nhớ nguyên tắc 80/20. 80% kết quả bạn đạt được đến từ 20% nỗ lực. Tập trung vào kết quả, không phải công việc. Làm nhiều giờ hơn không phải lúc nào cũng đạt kết quả tốt hơn.
3. Phác thảo quá trình của bạn. Mỗi đồ án đều độc đáo, nhưng những đề mục và cột mốc trong mỗi đồ án thì khá tương đồng. Phác thảo quá trình giúp bạn nhìn thấy những chỗ có thể loại bỏ một số bước giúp cho công việc hiệu quả hơn. Sơ đồ tư duy là một công cụ tuyệt vời cho việc này.
4. Sử dụng công cụ kiểm tra. Hầu hết các phần mềm quản lý dự án cho phép bạn tạo danh sách kiểm tra và danh sách việc cần làm. Khi bạn đã phác thảo quy trình của mình, bạn có thể tạo danh sách kiểm tra cho từng giai đoạn của dự án. Sản phẩm tiêu chuẩn của bạn là gì? Những vấn đề bạn thường gặp phải? Những gì thường bị bỏ lỡ? Hãy xem cuốn sách của Atul Gawande, bản kê khai danh sách kiểm tra, để được tư vấn thiết thực về việc tạo và quản lý danh sách kiểm tra.
Tập trung vào thời gian của bạn
5. Thời gian là một tài nguyên không thể được tạo hoặc lưu trữ. Nó có hàng hóa quý giá nhất của chúng tôi. Hãy bảo vệ thời gian của bạn và sử dụng nó một cách hiệu quả.
6. Lấp đầy thời gian của bạn với những tảng đá lớn đầu tiên.
7. Hãy thử làm việc ít giờ hơn, không nhiều hơn. Điều này buộc bạn phải tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất. Thêm vào đó, nghiên cứu cho thấy làm việc hơn bốn mươi giờ là hết sức không hiệu quả.
8. Giữ một bản ghi thời gian. Ghi lại cách bạn dành thời gian trong suốt một tuần thông thường. Nhật ký này nên chi tiết hơn bảng chấm công. Bạn muốn ghi lại mọi thứ bạn làm trong suốt ngày làm việc. Viết email cho khách hàng, lướt Internet – ghi lại vào nhật ký. Làm điều này trong cả tuần và bạn sẽ có một bức tranh thực sự tốt về thời gian của bạn.
9. “Ăn ếch”. Mark Twain cho biết nếu bạn ăn một con ếch sống vào buổi sáng, thì sẽ không có gì tồi tệ hơn xảy ra với bạn cả ngày. Giải quyết việc bạn thực sự không muốn làm điều đầu tiên vào buổi sáng, khi bạn còn sảng khoái. Hoàn thành nó, sau đó bạn có thể chuyển sang các nhiệm vụ bạn thực sự yêu thích.
10. Nhiệm vụ liên quan hàng loạt. Nếu bạn làm việc trên nhiều dự án, hãy thử thực hiện các nhiệm vụ tương tự trong một chuỗi thay vì nhảy từ dự án này sang dự án khác. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng vì tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất.
11. Khai thác trạng thái “flow” của bạn. Là kiến trúc sư và nhà thiết kế, công việc có giá trị cao mà đòi hỏi chúng ta cung cấp lượng lớn thời gian. Chúng ta cần đắm mình vào một vấn đề để thực sự hiểu nó. Đây là cách chúng ta làm tốt nhất công việc sáng tạo của mình.
Quản lý thông tin của bạn
12. Giảm thiểu các cuộc họp. Trước khi lên lịch một cuộc họp, hãy tự hỏi: Tại sao chúng ta có cuộc họp này? Có cần thiết không? Mục tiêu là gì? Nhiều cuộc họp hơn có nghĩa là ít công việc được hoàn thành. Sử dụng một nhật kí để nêu mục đích và kết quả mong muốn của cuộc họp. Giữ người tham dự ở mức tối thiểu tuyệt đối và đặt giới hạn thời gian cố định. Nếu bạn cần gặp gỡ thường xuyên với nhóm dự án của bạn, hãy xem xét một cuộc họp độc lập.
13. Sử dụng các bộ lọc thư trong chương trình email của bạn để định tuyến email đến các thư mục phù hợp. Tôi sử dụng Thunderbird cho email của mình. Tôi đã tạo một bộ lọc xem các tin nhắn đến cho các từ “unsubcribe”. Nếu một email có những từ đó, nó có thể là một bản tin hoặc danh sách email. Nó không phải là một email khẩn cấp từ khách hàng hoặc đồng nghiệp. Thunderbird chuyển các tin nhắn này vào thư mục của Read Later. Điều này giữ cho hộp thư đến của tôi khá dễ quản lý. Nếu bạn làm việc trên nhiều dự án, bạn có thể tạo bộ lọc bằng địa chỉ email.
14. Đừng kiểm tra email của bạn. Thay vào đó hãy hệ thống hóa nó.
15. Tắt thông báo email trên máy tính và điện thoại của bạn. Nó chỉ là một lời mời cho sự xao lãng.
Biết về công cụ
16. Có những gì trong hộp công cụ của bạn? Kiểm kê các công cụ bạn sử dụng (cả vật lý và kỹ thuật số) hàng ngày. So sánh từng công cụ với công việc bạn cần làm. Đó có là công cụ phù hợp với công việc? Thật tốt khi có một vài công cụ mà bạn thực sự biết cách sử dụng hơn một hộp công cụ khổng lồ.
17. Lần cuối bạn được đào tạo phần mềm chính thức là khi nào? Nếu bạn giống như tôi, có lẽ bạn chỉ cần chọn phần mềm và bắt đầu học nó từ nhiều năm trước. Vấn đề là chúng ta bị mắc kẹt trong những cách làm việc cũ, đặc biệt là nếu bạn không sử dụng chương trình hàng ngày. Đó là lý do tại sao tôi bắt đầu học Excel cho Kiến trúc sư. Tôi nhận ra rằng tôi đã biết cách sử dụng bất kỳ tính năng nâng cao nào trong Excel nên tôi bắt đầu tìm hiểu chúng.
18. Sử dụng phím tắt. Hầu hết các chương trình có phím tắt cho các lệnh. Trong nhiều trường hợp, bạn thậm chí có thể lập trình các phím tắt của riêng bạn. Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian trong suốt cả ngày bằng cách sử dụng ít lần nhấp chuột hơn để hoàn thành công việc của mình.
Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại
19. Tạo biểu mẫu. Bạn có gửi những email tương tự thường xuyên? Lưu bản sao của email thành một mẫu riêng. Bạn có sử dụng những tài liệu tương tự của dự án này cho dự án kế tiếp? Lưu một bản sao của nó lại. Tương tự với CAD và BIM. Hãy tạo một tệp template BIM chứa đựng tất cả những chi tiết và đề mục chuẩn mực của bạn. Bạn có thể tiết kiệm cả đống thời gian và giảm thiểu lỗi mắc phải. Hãy tái sử dụng mọi thứ.
20. Tùy chỉnh các công cụ của bạn để làm việc theo cách bạn làm việc. Hầu hết các phần mềm hiện đại thì linh hoạt. Bạn có thể tùy chỉnh phần mềm bằng cách sử dụng chương trình API (Application Progamming Interface). Với một số bí quyết lập trình, hãy tìm hiểu kỹ về phần mềm của bạn và làm cho nó hoạt động tốt hơn và nhanh hơn.
21. Sử dụng macro để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Tại sao phải lặp đi lặp lại công việc khi máy tính của bạn có thể làm điều đó? Vâng, phải mất một số chương trình, nhưng một chút đầu tư vào việc phát triển các kỹ năng của bạn có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Bạn càng thường xuyên thực hiện một nhiệm vụ, bạn tiết kiệm càng nhiều thời gian.
Đôi dòng suy nghĩ cuối
Hãy ghi nhớ phải vui vẻ. Tất cả chúng ta làm nghề nghiệp này bởi vì tình yêu của mình dành cho thiết kế và công trình. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng ý thức về việc chơi đùa trong công việc của chúng ta là điều cần thiết để đạt được tất cả tiềm năng của mình. Không phải tất cả công việc của chúng ta đều đầy niềm vui nhưng tiếp cận nó một cách sáng tạo và với suy nghĩ rộng mở để làm việc thông mình hơn, không phải nhiều hơn để đạt năng suất cao hơn với sự hài lòng nhiều hơn.
