Sử dụng những ý tưởng thông minh để cải tạo lại những mớ hỗn độn trong văn phòng của bạn thành những sắp xếp gọn gàng thuận tiện và khoa học hơn để làm việc hiệu quả.
Các không gian văn phòng thường rất dễ bị lộn xộn, với đống những giấy tờ và những công việc cần bạn giải quyết. Hãy đối mặt với những rắc rối này, nếu bạn muốn làm tốt công việc của mình. Tạo ra một không gian có tổ chức hơn, dễ chịu hơn và hiệu quả hơn để áp dụng các chiến lược công việc. Những khay, hộp giấy, tủ kệ thông minh và những cách sắp xếp khoa học sẽ là giải pháp hữu hiệu mà các nhà thiết kế đưa ra giúp bạn tự cải tạo miễn phí phòng làm việc tại nhà của mình.
1. Tạo một bảng tin đa năng cho không gian làm việc
Một bảng thông báo sẽ làm tăng hiệu quả công việc cho bạn và giúp bạn tránh những thiếu sót hoặc quên những đầu mục dài cần giải quyết. Nó còn đóng vai trò hướng dẫn bạn có cái nhìn tổng quát chiến lược của mình, phân tích chúng một cách logic và đánh dấu những hạng mục ưu tiên quan trọng, đánh giá lại những ý tưởng và làm bộ nhớ của bạn bớt căng thẳng hơn. Trong thực tiễn, những bảng tin đa năng này chính là những bảng hiển thị, bảng ghim ghi chú hoặc một chiếc bảng phấn, giống như văn phòng này.
2. Tạo những ngăn kéo phân loại văn phòng phẩm
Những ngăn kéo giúp mặt bàn làm việc của bạn bớt lộn xộn hơn. Phân chia những loại tài liệu và giấy tờ hay những dụng cụ làm việc, xếp chúng vào những ngăn kéo riêng biệt, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy chúng hơn khi cần thiết. Đồng thời đó cũng là cách bạn bảo vệ được những giấy tờ quan trọng của mình khỏi những tác nhân gây hại từ môi trường như côn trùng cắn… Chúng thật thú vị và giống như trò chơi ghép hình.
3. Loại bỏ mớ hỗn độn từ những cáp dây điện
Những đường dây điện rối rắm của máy tính, cáp mạng và các thiết bị tạo ra một sự hỗn loạn thị giác. Hãy hệ thống các đường cáp đi của chúng gọn gàng hơn, thiết kế các ổ cắm điện khoa học hơn và gần hơn những thiết bị bạn sẽ bớt đi những đường dây điện dài gây mất thẩm mỹ và nguy hiểm khi sử dụng. Hình ảnh không gian này là một ví dụ hoàn hảo về một góc nhìn sạch sẽ bằng cách đi giây giấu được bên trong các tủ gỗ sồi trắng bên dưới bàn làm việc, và bên trong tường. Bàn làm việc máy tính của bạn sẽ giữ được sự sạch sẽ tạo sự tập chung hơn trong công việc và tránh được bụi bặm.
Nếu bạn không thể giấu được chúng trong tường hay trong các tủ kệ, hãy sử dụng kết nối chúng gọn gàng xếp thành một bó. Ngoài ra, những miếng dán, những móc dây điện nhỏ này để giấu dây bên dưới mặt bàn, đi theo những đường đi theo ý muốn và không cản trở các hoạt động công việc hàng ngày.
4. Sử dụng các thiết bị kết nối không dây
Khoa học công nghệ hiện tại đủ đáp được các nhu cầu của bạn về một văn phòng làm việc tối giản và cao cấp. Những máy móc kết nối đường dẫn nguồn điện mà không cần đến dây kết nối như Wifi- mạng, Bluetooth… đã ra đời từ lâu. Việc của bạn bây giờ là chỉ cần mang chúng về, bật công tắc lên và sử dụng. Văn phòng của bạn sẽ trông bớt lộn xộn hơn và trông đẹp hơn nữa.
5. Quản lý bằng các mã màu
Một hệ thống các văn bản tài liệu được phân loại bằng các mã màu thông minh để mang lại cảm giác khối lượng giấy tờ công việc luôn được cập nhật quản lý khoa học. Những tín hiệu thị giác đó sẽ giúp bạn dễ dàng đọc, kiểm soát định vị một cách nhanh chóng mà không mất thời gian quá lâu để tìm kiếm. Ví dụ chẳng hạn như tài liệu bạn đã xử lý màu xanh, đang chờ xử lý màu vàng, và chưa xử lý màu đỏ… hoặc các văn bản hành chính màu cam, tài liệu y khoa màu trắng, hóa đơn gia đình màu hồng…
6. Quản lý các khu vực riêng biệt cho một hiệu quả tối đa
Những tín hiệu màu sắc cũng không giải quyết hết mức độ phức tạp và sự rối rắm trong không gian làm việc nhà bạn? Hãy phân chia chúng thành các khu vực có liên quan đến nhau. Phương pháp hoạt động có định hướng này sẽ tối đa hóa không gian và làm cho các hoạt đông công việc của bạn được dễ dàng hơn. Như bạn biết trong thực tế, các khu vực chính được chúng ta phân chia là khu vực làm việc với các thiết bị (máy tính, ipad…) Khu vực làm việc giấy tờ (đi kèm tủ hồ sơ, kệ tủ sách…) và khu vực lưu trữ kho các hồ sơ công việc lâu năm…. Trong những khu vực lớn đó, bạn hoàn toàn có thể phân chia thành các khu vực nhỏ nữa để quản lý được bao quát hơn.
Việc hạn chế diện tích trong không gian làm việc của bạn sẽ không phát huy tối đa hiệu quả cho giải pháp phân chia khu vực này. Trong những trường hợp đó, hãy thiết kế thêm các tủ kệ phía trên tường, hoặc dưới gầm bàn phù hợp nhất có thể để đáp ứng được khả năng lưu trữ, phân chia khu vực và tạo được sự thoải mái trong khi làm việc.
7. Thiết kế trạm trung tâm xử lý giấy tờ
Một đống giấy tờ, cũng như tài liệu lưu trữ sẽ nhanh chóng vượt ra ngoài tầm kiểm xoát của bạn nếu như sự chậm trễ và lười biếng của bạn kéo dài. Cách giải quyết và gỡ rối chúng thật đơn giản là tạo ra một trạm xử lý giấy tờ trung tậm. Nó giống như một đảo làm việc riêng biệt, nơi có các hộp, giỏ nhỏ để thường xuyên phân loại những rắc rối này, đưa chúng về đúng vị trí và lưu trữ. Thực tế chẳng hạn là các giỏ đựng tài liệu của bạn, giỏ hóa đơn thanh toán, giỏ thư từ, và giỏ tài liệu và thùng rác… Bạn có thể xử lý mọi công việc bị tồn đọng ngay lập tức nhờ trạm xử lý này. Sự phân loại các bản mềm, dữ liệu trong máy cũng nên sắp xếp tương tự các tài liệu giấy tờ cứng này. Công việc của bạn sẽ trở nên trôi chảy hơn rất nhiều.
Một giải pháp khác là giảm số lượng tài liệu không cần thiết trong công việc bằng bản cứng giấy tờ. Đăng kí các báo cáo trực tuyến, hóa đơn và những thông báo bằng bản mềm để máy tính lưu trữ thay thế sức lực cũng như tiền bạc cho bạn, tránh gây lãng phí tạo sự thoải mái hơn trong môi trường làm việc.
8. Lưu trữ theo chiều thẳng đứng
Nếu không gian làm việc của bạn bị hạn hẹp về chiều ngang, với diện tích nhỏ, hãy nghĩ đến việc lưu trữ theo chiều dọc, trên bức tường giống như những mô đun ở không gian này. Với một chiều cao phù hợp, bạn hoàn toàn có thể tổ chức sắp xếp được rất nhiều dữ liệu thiết bị và dễ dàng truy cập.
Có rất nhiều hình thức kệ treo tường được thiết kế hiện nay, bạn có thể tạo ra những hộc treo, túi treo cố định trên tường hoặc sắp xếp các mô đun hình học lưới như này để cung cấp những bề mặt đa dạng rộng rãi hơn đính kèm ghi chú, hóa đơn và các giấy tờ quan trọng khác.
9. Lên kế hoạch bảo dưỡng thường xuyên
Sự sắp xếp dọn dẹp nào cũng chỉ được một thời gian nhất định, sau đó nó sẽ lại lộn xộn đâu vào đó, vì vậy, hãy thường xuyên bảo dưỡng, và cải tạo thiết kế lại chúng với nhiều hình dạng thay đổi khác nhau. Chắc chắn rằng, nó sẽ tạo ra nhiều nguồn cảm hứng mới hàng tuần. Tuy nhiên không nên cải tạo lại tất cả liên tục, hãy phân bổ một vài khu vực cố định hoặc ít thay đổi, nếu bạn không muốn rơi vào tình huống mệt mỏi và chán nản. Hãy dành chút thời gian cuối ngày hoặc cuối kết thúc công việc để dọn dẹp nhanh chóng và loại bỏ rác trong ngày, nó như là một phần của công việc và sẽ giúp bạn tránh xa sự bừa bộn không mong muốn. Học cách cập nhật và quản lý khoa học các tệp dữ liệu cả bản cứng và mềm cho phép bạn giải phóng sự tù túng để làm việc hiệu quả hơn.
Hãy phản hồi cho chúng tôi biết về những kinh nghiệm tổ chức văn phòng tại nhà bạn, chia sẻ với mọi người trong các bình luận dưới đây.
ST. TONGHOP/BICHZU
